9 passos para construir um plano de contenção de gastos eficiente

Um plano de contenção de gastos é fundamental para garantir a longevidade de uma empresa e pode estar relacionado a estratégias de redução de custos. Ao diminuir, mitigar ou eliminar saídas desnecessárias, o fluxo de caixa fica mais saudável e o planejamento orçamentário melhor.

Além disso, com um plano de contenção de despesas, a política de gastos é respeitada ou pode ser criada, caso ainda não exista. Com isso, os gestores fazem a gestão dos recursos financeiros de forma mais eficaz e inteligente.

No entanto, para isso é preciso saber quais pontos precisam ser melhorados. Como a contenção de gastos passa por todas as áreas de uma organização, é preciso analisar caso a caso. Mesmo assim, é possível lançar mão de algumas ferramentas.

O que é contenção de gastos?

A contenção de despesas é bastante conhecida no setor de gastos públicos ou no âmbito pessoal, já que é mais facilmente observável. Trata-se da diminuição ou eliminação das saídas desnecessárias de recursos.

Quando se fala no nível do indivíduo, é possível pensar em despesas com streaming ou muitos jantares fora. Entretanto, não é tão simples enxergar o que é supérfluo no mundo corporativo. Além disso, é preciso sempre ponderar os cortes.

Reduzir custos em viagens corporativas é essencial, mas economias demais podem expor a integridade do colaborador, por exemplo. Um jantar com clientes ou fornecedores pode ser mais caro que o comum, mas talvez seja necessário para manter um bom relacionamento.

Dessa forma, seja para promover o Duty of Care ou garantir a satisfação de clientes, os gastos precisam ser estudados antes de serem cortados.

Como fazer um plano de contenção de gastos?

Para garantir a saúde financeira é necessário muito cuidado neste processo. Afinal, cortar despesas no lugar errado pode comprometer a produtividade e a qualidade do produto ou serviço. Então, confira 9 passos simples para criar um plano de contenção de gastos:

1. Construir e checar o histórico financeiro
2. analisar indicadores;
3. comparar as informações;
4. conversar com outros gestores;
5. criar políticas;
6. fazer o planejamento;
7. comunicar a equipe;
8. treinar o time;
9. reter talentos.

Construir e checar o histórico financeiro

O primeiro passo para fazer um plano eficiente de contenção de despesas é construir um histórico de dados, caso não exista. Para isso, é necessário checar todas as entradas e saídas de períodos anteriores, podendo usar como base o fluxo de caixa.

O uso de documentos demonstrativos também é válido, principalmente para checar outras informações como a evolução do patrimônio ou dívidas. Com isso, o gestor financeiro tem em mãos todas as informações necessárias para visualizar aquilo que pode, deve ou precisa ser cortado.

Analisar indicadores

A análise de indicadores financeiros é parte fundamental do processo, já que permite uma visão mais precisa sobre o assunto. Com ele, é possível entender o quanto a margem de contribuição de um produto ou serviço é afetado por determinada despesa, por exemplo.

Além disso, o responsável consegue entender aquilo que pode ser cortado sem tanto impacto, bem como visualizar aqueles gastos fundamentais.

Ao fazer uma análise profunda, a checagem do aumento ou diminuição do ROI, lucratividade e rentabilidade de uma área, serviço ou produto é facilitada.

No entanto, o primeiro passo é mapear todas as métricas pertinentes para uma boa análise. Sem isso, não é possível estudar o cenário nem fazer estimativas sobre o futuro da organização. Em outras palavras, ela anda às cegas.

Então, seja para uma análise preditiva financeira ou para um planejamento eficiente, esta é uma parte fundamental para se fazer estudos precisos. Afinal, somente com projeções precisas e baseadas em informações confiáveis é possível tomar decisões seguras.

Pensando nisso, preparamos um guia financeiro completo com os 25 principais indicadores financeiros de uma empresa. Assim, seu processo de planejamento e análise será mais rápido.

Baixe, confira se você já listou todos, quais deve listar e o porquê listá-los. Além disso, continue lendo este artigo para entender melhor sobre como conter gastos.

Comparar as informações

Após construir o histórico e analisar os indicadores, é preciso comparar as informações com períodos anteriores. Se análises prévias foram feitas anteriormente, o processo é facilitado. Caso contrário, o gestor deve fazer os cálculos das métricas anteriores com base nos históricos.

Com esses dados, basta verificar a oscilação dos KPIs financeiros e entender os seus aumentos e quedas. Assim, a visualização daquilo que pode ser cortado fica mais clara, permitindo decisões mais precisas.

Conversar com outros gestores

Tão importante quanto chegar aos números corretos, é conversar com os responsáveis de outras áreas. Afinal, diminuir os gastos em viagens corporativas sem antes falar com o setor de vendas pode não ser uma boa ideia.

Além disso, muitos gastos vistos como desnecessários para um setor podem ser essenciais para outros. Um software que automatiza um processo, por exemplo, pode parecer um luxo. No entanto, se ele promove economia com horas de trabalho e aumento de produtividade, deixa de ser supérfluo.

Criar políticas

Parte fundamental do sucesso de um plano de contenção de gastos, as políticas são as diretrizes deste processo. Empresas que usam o cartão corporativo, precisam de um documento que diga como ele pode, deve ou não ser usado.

Neste sentido, o uso de uma política de cartão corporativo ajuda as empresas a garantir o cumprimento dos tetos de gastos e prazos para prestação de contas. No entanto, para isso é preciso algumas horas dedicadas ao dia.

O gestor precisa pensar em todo o escopo da gestão de despesas e dos gastos que serão feitos, bem como as suas condições. O único problema é que isso pode tomar um tempo precioso de um profissional que poderia se concentrar e melhorar o planejamento financeiro ou garantir melhores resultados, por exemplo.

Então, caso queira economizar tempo, baixe nosso modelo de política de cartão corporativo e se concentre em tarefas geradoras de receita.

Fazer o planejamento

Além do financeiro, é preciso fazer o planejamento orçamentário e tributário. Enquanto um define os limites para diferentes gastos, o outro otimiza o pagamento de impostos. Dessa forma, é possível diminuir os encargos ainda dentro da lei e gerir despesas de forma eficiente, sejam quais forem.

Além disso, estes processos aumentam o compliance. O planejamento tributário garante o compliance fiscal, diminuindo significativamente as chances de multas ocorrerem. Simultaneamente, o planejamento financeiro e orçamentário garante maior compliance financeiro, uma vez que torna possíveis irregularidades mais nítidas.

Comunicar a equipe

Tão importante quanto construir e checar históricos, analisar indicadores e criar políticas, é comunicar as equipes sobre as decisões. Afinal, um time que não sabe sobre o plano de contenção de gastos, não estará apto a cumpri-lo.

Além disso, a comunicação garante maior compliance, sendo um dos seus pilares. Entre outros motivos, porque quando os colaboradores sabem daquilo que precisa, pode ou deve ser feito, as chances de irregularidades, erros e desatenções ocorrerem é menor.

Treinar o time

Outro ponto importante é o treinamento dos funcionários, seja em novos processos, habilidades ou ferramentas. Com isso, todos estarão preparados para lidar com as situações que poderiam representar perdas de dinheiro.

Além disso, quanto mais capacitado o profissional, menores são as probabilidades de que erros custosos aconteçam. O setor de compras, por exemplo, pode ser treinado em técnicas de negociação para conquistar preços melhores com fornecedores.

Reter talentos

Parte fundamental de qualquer plano de contenção de gastos, a retenção de talentos é necessária para garantir processos menos custosos. Gestores de RH e gestores financeiros sabem dos custos da alta rotatividade.

Dessa forma, seja por meio de benefícios, aumento da satisfação ou quaisquer outras estratégias, esta é uma parte essencial para evitar novos gastos com contratações, treinamentos, erros e rescisões.

Usando a Flash Expense para evitar o desperdício de recursos

Processos longos, erros em planilhas e até mesmo pequenas fraudes financeiras são motivos comuns de o dinheiro ser desperdiçado. O descumprimento de políticas de reembolso e de viagens corporativas também são ralos de recursos.

Além disso, há o tempo gasto para a construção de históricos financeiros e contábeis ou a comparação de números, ou construção de relatórios. São todas horas de trabalho que devem ser contabilizadas como custos do processo.

Além de reter colaboradores em tarefas mecânicas, a demora para encontrar ou dispor informações é contraproducente. Por isso, a Flash Expense oferece soluções em 3 planos diferentes que garantem a otimização da rotina financeira.

Baseadas em eficiência, controle e compliance, nossas soluções garantem a automatização de diversos processos, relatórios gerenciais automáticos e integração com ERPs.

Dessa forma, evita-se o desencontro de informações e o mesmo registro em mais de um sistema, diminuindo as chances de erros acontecerem.

Além disso, há o fortalecimento do compliance financeiro e otimização do tempo, permitindo que gestores se concentrem em gerar resultados.

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