Gestão de despesas

O que é política de gastos e como criar uma eficiente para a sua empresa

Por Yanick Gudim · 3 jul 2022
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A política de gastos é fundamental para qualquer empresa. Parte importante da gestão financeira empresarial, ajuda a conter desperdício de recursos e possibilita maior controle dos gestores para com necessidades de redução de custos da companhia.

Também conhecida como política de despesas, trata-se de um conjunto de regras que estipula como o dinheiro pode, ou não pode, ser gasto. Ou seja, são as regras que regulam o departamento financeiro e as ações dos colaboradores quando o assunto é o ativo da companhia.

Ao evitar desperdícios, é possível ver quais despesas eram desnecessárias ou estavam sendo excessivas. Isso ajuda não apenas a economizar dinheiro e aumentar a lucratividade, mas também melhora a relação entre todos na empresa, uma vez que há diretrizes claras quanto ao uso dos recursos.

Assim como a política de reembolsos ou a política de viagens corporativas, a política de gastos é um documento necessário para qualquer gestor que busca tornar sua gestão mais assertiva. Otimiza o tempo, melhora a comunicação entre as áreas e as pessoas e facilita um planejamento financeiro.

Os benefícios de contar com uma política de gastos bem estruturada

Essa política apresenta vantagens tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Para funcionários contém informações do que deve e não deve ser feito, já para a organização facilita projetar gastos, por exemplo.

Para a empresa

A organização, por sua vez, ganha maior controle sobre os gastos, impõe limites e consegue manter as rédeas sobre seu planejamento financeiro. Entre as vantagens, ainda vale destacar que uma política de gastos bem implementada também evita fraudes e riscos financeiros.

Para os colaboradores

A política de gastos funciona como um guia de como se pode, ou não, gastar o dinheiro da companhia. Colaboradores que viajam a trabalho ou precisam realizar reuniões externas compreendem com o que é possível gastar e até onde a organização arcará com as despesas para reembolsá-lo.

Gestores de viagens corporativas e responsáveis pelo financeiro, por sua vez, podem consultar a política de gastos quando houver dúvidas sobre quanto despender para comprar passagens e hospedagens para os funcionários que viajam.

É importante que haja conexão com a política de viagens corporativas, já que ambas passam a abordar assuntos semelhantes em relação aos gastos da empresa.

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3 fatores indispensáveis para uma boa política de gastos

O documento não precisa ser enorme. Isso seria um dificultador de leitura e compreensão. Logo, ser minimalista e assertivo na confecção deste documento é essencial para que todos tenham fácil acesso e consigam entender as diretrizes.

Caso contrário, uma maior complexidade da política pode desencorajar as pessoas a lerem e até desmotivá-las a cumprir com as regras se não estiverem muito claras.

Pensando nisso, pode-se dizer que a política de gastos precisa atender alguns requisitos básicos: clareza e atualização.

É preciso ser claro e simples. Não precisa focar em todos os detalhes e exceções. Ao invés disso, concentre-se em criar um conjunto de regras que facilite a vida dos funcionários e do departamento financeiro.

A política de gastos também precisa estar sempre atualizada e conectada com as necessidades reais da sua empresa. Além disso, é preciso que ela esteja de acordo com a sua cultura, leis e regulamentações.

Dicas para criar uma política de gastos eficiente

Para começar, é bom dar uma breve explicação do porquê essas regras estão sendo criadas. Ao fazer isso, você gera uma uma relação mais próxima com seus colaboradores. Além disso, facilita que as regras sejam seguidas, já que todos sabem a importância.

Aqui podem conter algumas informações que já estão na política de reembolso, mas que são importantes. O prazo para a prestação de contas de um almoço feito com um cliente é algo que pode entrar, por exemplo.

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Como dissemos antes, vale a pena pensar em separar os gastos em grupos para facilitar a leitura e entendimento. Vamos aos exemplos:

Hospedagem

  • Limite de gasto será definido com base no local de destino e no cargo do colaborador;
  • Gastos com lavanderia só serão reembolsados caso o funcionário fique mais do que 5 dias;
  • Nenhum item do minibar será reembolsado;
  • Multas ou cobranças decorrentes do mau uso do quarto não serão reembolsadas.

Alimentação

  • O valor máximo que pode ser reembolsado em um almoço ou jantar será definido com base na cidade e cargo do colaborador, além do nível de necessidade do cliente, caso aconteça;
  • O limite do almoço é de R$50;
  • O valor excedente não será reembolsado, salvo exceções pré-acordadas.

Transporte e gastos com veículo

  • Gastos com aplicativos de transporte tem o máximo de R$40 por viagem;
  • O reembolso de estacionamento só ocorre caso o funcionário tenha o recibo;
  • Reembolso de despesas com manutenção do veículo ocorre quando estiver sendo usado em nome da empresa;
  • Reembolso de combustível por KM que forem menores que R$400 não precisam de mais de um nível de aprovação.
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Passagens

  • Multas de despacho de bagagem não são reembolsadas;
  • Taxas de mudança de data ou horário do voo só são reembolsados caso seja; justificada por necessidade da empresa Ex: a viagem vai durar mais dois dias;
  • Viagens perdidas de ônibus ou aviões não são reembolsadas.

A tecnologia à favor do cumprimento das políticas internas da sua empresa

Para que uma política de despesas esteja sempre atualizada e otimizada é preciso que as informações sejam revisadas. Esses dados devem estar sendo revisados constantemente para encontrar o que pode ser melhorado.

Para quem faz isso tudo manualmente, essa revisão pode soar como um pesadelo. Felizmente, a Flash Expense oferece soluções para facilitar a sua vida.

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Para empresasempresa@flashapp.com.br
Para Colaboradoresfalecom@flashapp.com.br
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Rua Eugenio de Medeiros, 242, Pinheiros, São Paulo/SP, CEP: 05425000.

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