O que é planejamento orçamentário, para que serve, como fazer, tipos e mais
O planejamento orçamentário é um dos guias de uma organização, seja pequena, média ou grande. Semelhante ao planejamento financeiro, ele vai definir o quanto pode ser gasto e com o que pode ser gasto.
Ele pode se aliar a outras ferramentas, como o orçamento matricial ou custeio ABC. Seja como for, trata-se de um aliado indispensável para a promoção da saúde financeira de uma empresa, sem o qual é difícil promover crescimento.
Sem definir limites, um negócio pode se endividar sem estar realmente apto a pagar. Situação que levaria a organização a contrair grandes dívidas, pagar juros altos e diminuir sua margem bruta, líquida e de contribuição, comprometendo o lucro.
É para evitar essas situações que o planejamento orçamentário surge. Com ele, o gestor tem projetadas as entradas e saídas, definindo um limite para os gastos. Assim é possível encontrar um balanço saudável e se preparar para os momentos mais difíceis.
Continue lendo, neste artigo abordaremos os principais assuntos relacionados ao tema: o que é, para que serve, o que precisa ter e como fazer um planejamento orçamentário. Confira!
O que é um planejamento orçamentário empresarial?
O planejamento orçamentário define as diretrizes para o crescimento ou manutenção de uma organização. Ou seja, trata-se do norte ou uma “política de gastos” que deve ser seguida, independente do que aconteça.
Apesar dela precisar admitir mudanças e exceções, ela não pode ser muito flexível. Caso contrário, perde seu propósito. Além disso, é um suporte e auxílio para o cumprimento de metas e objetivos de qualquer empresa.
O planejamento orçamentário também é íntimo das políticas financeiras, bem como de investimentos e financiamentos, já que instituições financeiras analisam diversas coisas como endividamento, EBITDA e outros indicadores.
Além disso, trata-se de um modelo de gestão participativo, já que envolve diversas áreas. Como o processo definirá limites de gastos dentro da empresa, todos os setores precisam estar alinhados.
Dessa forma, para que ele seja eficiente, é essencial que os gestores de diferentes departamentos conversem. Caso contrário, algo que precisaria de um orçamento maior não o terá devido a uma falta de comunicação.
Para que serve o planejamento orçamentário?
O conceito de planejamento orçamentário envolve mapear todas as receitas, despesas e custos para garantir melhores resultados a curto prazo. Usando essa ferramenta, praticamente qualquer modelo de negócio pode aumentar seu valor gerado.
Entre outros motivos, porque a tomada de decisão é guiada pela redução de custos, sempre otimizando o fluxo de caixa. Além disso, ele permite a implantação de análises preditivas, feitas com antecedência, bem como a preparação para situações de incerteza.
O modelo também permite que empresas tradicionais experimentem uma forma mais horizontal de atuar. Ou seja, como é preciso ter diversos gestores envolvidos, todos têm sua responsabilidade pelo orçamento.
Desde o planejamento até o cumprimento, dos CEOs, COOs e CFOs até os diversos gestores e alguns colaboradores. Dessa forma, as coletas de dados, análises detalhadas, entre outros, são divididas, mesmo que uns tenham mais atribuições que outros.
A diferença entre planejamento financeiro e orçamentário
O planejamento orçamentário e financeiro são parecidos, mas com propósitos diferentes. O primeiro faz as estimativas do fluxo de caixa de um mês, ou no curto prazo. No entanto, o segundo incorpora o planejamento mensal e acrescenta as metas de médio e longo prazo.
Dessa forma, o planejamento financeiro é uma evolução e contempla detalhes estratégicos que não estavam incluídos anteriormente.
O que um planejamento orçamentário precisa ter?
- o período a ser planejado: geralmente mensal;
- baseado em momentos anteriores, as projeções de receitas considerando as possíveis sazonalidades ou não devem ser feitas;
- custos fixos e variáveis;
- despesas operacionais, não-operacionais e administrativas;
- impostos mensais e anuais;
- reservas para possíveis imprevistos;
- dívidas, empréstimos e financiamentos;
- investimentos.
Criar, aplicar e cumprir um planejamento já não é simples, se não houver a separação dos gastos, custos fixos e variáveis, além de despesas de uma empresa, menos ainda. Entretanto, esse processo de agrupamento pode levar algumas horas do dia.
Apesar de não parecer muito, trata-se de um tempo valioso perdido em tarefas puramente mecânicas. Os gestores e colaboradores são subaproveitados quando concentrados nessas tarefas, diminuindo o desempenho.
Para aumentar a produtividade das equipes e apresentar bons resultados, é fundamental que todos se concentrem em atividades que geram valor. Por isso, baixe nossa planilha e calculadora de custos fixos e variáveis e economize tempo.
Como fazer um planejamento orçamentário em 7 passos simples
- definir metas e objetivos;
- criar o planejamento de vendas;
- fazer a projeção de dedução de vendas;
- realizar o orçamento de custos de produção;
- produzir o orçamento de gastos com pessoas;
- preparar o orçamento de despesas operacionais;
- criar o orçamento de investimentos.
1. Definir metas e objetivos
Para além da redução de custos, os gestores de diferentes áreas precisam estipular qual o propósito do orçamento, com os CFOs e COOs. Eles podem ser desde aumentar a margem líquida de um determinado produto ou serviço até se preparar para um crescimento.
Sejam quais forem as metas estipuladas, elas precisam ser discutidas em conjunto. Caso contrário, interesses podem entrar em conflito e um objetivo invadir ou impossibilitar outro.
Reduzir gastos com fornecedores, por exemplo, pode ser vantajoso, desde que não comprometa a qualidade do que é ofertado.
2. Criar o planejamento de vendas
Consiste na projeção da lucratividade e rentabilidade, bem como margem de contribuição e de lucro líquido. Assim se tem uma ideia e se coloca uma meta para a receita. Isso permite saber qual será o valor disponível para remunerar investidores, caso existam.
Além disso, ele permite visualizar se será possível fazer expansões, por exemplo. No entanto, para fazê-lo é necessário listar todos os produtos e serviços e realizar suas respectivas projeções.
3. Fazer a projeção de dedução de vendas
Após projetar as vendas para o período determinado, o gestor deve projetar os impostos relativos a essas vendas. Dessa forma, é possível visualizar a receita líquida esperada, permitindo também um planejamento tributário ainda mais apurado.
4. Realizar o orçamento de custos de produção
Assim como é preciso analisar os impostos para as vendas, é preciso entender e orçar os custos relacionados à produção. Com isso, o gestor vê o que seria gasto com matéria-prima, por exemplo, para produzir o dobro.
Caso seja verificado que os custos variáveis seriam insustentáveis, pode-se buscar novos fornecedores ou mesmo negociar novos cenários com o atual.
Ao analisar os produtos e serviços individualmente é mais fácil entender quais deles são mais vantajosos e têm margens melhores. Assim, a empresa ganha uma visão ainda mais estratégica, sendo também uma forma de gestão de compras.
5. Produzir o orçamento de gastos com pessoal
Aqui, se deve projetar o que será gasto com o capital humano, seja no caso de novas contratações ou da manutenção dos colaboradores, sendo de grande ajuda para o planejamento operacional. Nesta etapa, deve constar possíveis promoções, premiações, bonificações, entre outros.
No caso de promoções, inclua o valor corrigido da folha de pagamento e encargos para todos os profissionais promovidos. Já no que se refere às premiações e bonificações, é preciso mapeá-las também. Como se trata de algo imprevisível, o ideal é usar as metas máximas dos setores.
6. Preparar o orçamento de despesas operacionais
Além dos orçamentos anteriores, é preciso definir o orçamento das despesas operacionais. Ou seja, de todos os gastos fundamentais para manter a empresa funcionando. Isso envolve as administrativas, comerciais e financeiras. Para isso, uma análise histórica pode ajudar, já que, geralmente, são gastos fixos.
7. Criar o orçamento de investimentos
Por fim, é preciso acrescentar os investimentos para que o planejamento seja completo. Seja a compra de novos equipamentos, a ampliação de espaço ou aquisição de novos serviços e softwares, é preciso incluir no orçamento.
Dessa forma, o gestor tem uma visão mais ampla daquilo que é preciso fazer para realizar essas mudanças de forma segura.
Os principais tipos de planejamento orçamentário
- Orçamento Base Histórico (OBH): é criado com base nos períodos anteriores, tendo suas projeções de crescimento feitas com base neles. Além disso, os custos e despesas são calculados com base nessa variação de produção ou crescimento;
- Orçamento Base Zero (OBZ): diferente do Base Histórico, este não parte do princípio que tudo se repetirá. Assim, ele constrói tudo do zero, definindo verbas para cada despesa. Aqui, cada gasto é discutido, justificado e analisado, vendo alternativas e possibilidades;
- Orçamento Contínuo: ele cobre 12 meses, sendo revisado sempre que o período termina. Ou seja, ele sempre cobre um ano. Além disso, ele tem como premissa a atualização constante, o que cria maior engajamento e comprometimento das equipes;
- Orçamento Matricial: trata-se de um modelo que permite a visão cruzada e define múltiplos responsáveis. Ele também promove a discussão e intercâmbio de ideias entre diferentes setores, tornando-o mais realista e completo;
As 5 vantagens do planejamento orçamentário
- redução de gastos: as saídas desnecessárias são reduzidas ou cortadas com a criação e execução do planejamento;
- maior eficiência e otimização: com a alocação e realocação precisa de verba, a gestão de recursos financeiros é melhorada. Ela é usada de forma maneira mais inteligente, o que permite que se produza mais, sem perder qualidade, e gastando proporcionalmente menos;
- melhor tomada de decisão: com todos os gastos mapeados, projeções feitas e entradas ou saídas previstas, os responsáveis financeiros têm maior segurança;
- soluções visíveis: encontrar soluções para possíveis problemas é mais fácil com limites de gastos definidos e projetados, seja encontrar novos fornecedores de bens e serviços ou ajustar a produção de um produto;
- ampla comunicação e transparência: a troca de informações entre os setores promove maior transparência. Além disso, aumenta a conformidade com o planejamento e evita que ele seja descumprido.
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