Como criar uma política de cartão de crédito corporativo em 8 passos simples

Por Yanick Gudim · 4 ago 2022

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Independentemente do porte da sua empresa, desperdiçar recursos é um risco muito perigoso. O dinheiro mal gasto pode se apresentar de diversas formas, desde fraudes em reembolsos até o uso indevido do cartão corporativo. Por isso, é fundamental contar com uma política de cartão de crédito corporativo para evitar esse problema.

Documentos como a política de cartão de crédito corporativa servem para regularizar o uso desses benefícios, da mesma forma que uma política de viagens dá diretrizes para os deslocamentos.

Eles são fundamentais para padronizar todos os processos envolvidos com aquele assunto e evitar que irregularidades aconteçam. Ao definir regras e prazos para a prestação de contas, por exemplo, a manipulação capciosa de comprovantes é dificultada.

Trata-se de uma questão que precisa ser observada de perto. As fraudes representam muito dinheiro mal aproveitado no Brasil e no mundo. A Associação de Examinadores Certificados de Fraude estadunidense (ACFE) publicou uma pesquisa que mostra dados assustadores.

Cerca de US$ 4,7 trilhões mundiais são perdidos para essa questão, e os CFOs estimam que 5% do faturamento das empresas se destrói nesse processo. Some isso ao dinheiro mal gasto pela falta de boas políticas e veja um risco financeiro enorme para a companhia.

8 passos para criar uma boa política de cartão de crédito na sua empresa

O cartão de crédito corporativo auxilia na gestão de despesas e evita irregularidades, mas é preciso um controle eficaz. Sem isso, os gastos podem ser descomedidos e irresponsáveis, custando caro aos cofres da empresa.

Criar uma política de cartão empresarial não é tão difícil, mas você precisará investir certo tempo. Só assim ela cobrirá o máximo de pontos possíveis. Para criar esse documento é preciso:

1. criar uma política de reembolso;
2. definir quais despesas são válidas;
3. determinar o limite de gastos;
4. decidir quem pode usar;
5. estabelecer regras para o saque;
6. estipular regras para a prestação de contas;
7. criar penalidades para o descumprimento;
8. fiscalizar periodicamente.

Criar uma política de reembolso

Em matéria da Forbes, o CEO da AppZen aponta que a fraude de reembolso de despesas representa 17% de todas as irregularidades nos EUA. O primeiro passo para evitar essa situação é contar com uma política de reembolso.

Esse documento é muito importante para empresas que têm viagens corporativas como parte de suas atividades. É ele que vai definir o prazo para prestar contas e como fazê-lo, além de quais são as despesas reembolsáveis e quais não.

Com uma boa política de reembolsos em mãos, a construção da política de cartão corporativo é facilitada. Dessa forma, o tempo é economizado e a comunicação mais eficaz.

Quando as regras para o reembolso já são bem conhecidas por todos os colaboradores, a assimilação das diretrizes para os cartões de crédito também é mais rápida. No entanto, construir essa política do zero pode ser trabalhoso

Caso não tenha esse documento já pronto, baixe nosso modelo gratuito com todas as etapas necessárias. Assim, você economiza tempo e se concentra em assuntos geradores de receita.

Definir quais despesas são válidas

Essa etapa consiste em estabelecer quais são os gastos aceitos e plausíveis para o cartão da empresa. Despesas com alimentação, hospedagem, transporte e outros são cabíveis, desde que respeitem um limite.

Definir que o valor máximo para um almoço é de R$ 40, por exemplo, é uma forma de evitar o uso indevido do benefício. Além disso, é preciso deixar claro onde o dinheiro não pode ser usado.

Bebidas alcoólicas são um exemplo clássico daquilo que não deve ser coberto pelo cartão empresarial.

Outros gastos relacionados a lazer também devem ser estudados. Caso a organização custeie cultura, é preciso estudar a situação. Nesses casos, geralmente são aceitos os custos gerados por museus e livros.

Determinar o limite dos gastos

Tão importante quanto definir onde o dinheiro pode ser usado é determinar a quantidade. Recursos aplicados para alimentação, hospedagem e transporte são plausíveis e necessários, mas, ainda assim, há um limite.

Imagine um colaborador que almoça no restaurante mais caro da cidade. Sempre que pode, ele pede um prato de R$150 e paga com o cartão corporativo. O gasto está dentro da política, mas ele se torna descabido.

Ao estipular que o valor máximo para almoços é de R$50, essas situações não acontecem e os cofres da organização são mantidos.

Para criar uma política é preciso definir os limites de gastos por categoria e prazos para prestação de contas. Entretanto, fazer um documento como esse pode demorar algumas semanas, o que pode significar trabalhar horas a mais ou mesmo nos finais de semana. Por isso, para facilitar a rotina financeira, a Flash Expense criou um modelo editável. Baixe nosso modelo de política de cartão corporativo, economize tempo e facilite a rotina financeira.

Decidir quem pode usar

Geralmente, esse tipo de benefício é dado para os executivos de uma corporação, mas nada impede de instituí-lo para os colaboradores. De qualquer forma, é preciso fazer um termo de responsabilidade e deixar todos cientes de como usá-lo.

Diferentes cargos e setores têm diferentes necessidades e limites. Um funcionário que trabalha com o veículo próprio para fazer visitas a clientes apresenta outras demandas de alguém do setor administrativo.

Seja como for, é fundamental estudar quais áreas podem fazer uso do cartão como facilitador estratégico, além de realizar um controle próximo para evitar gastos desnecessários.

Estabelecer regras para o saque

Uma desvantagem do saque nessa situação é a falta de transparência dos gastos. Dessa forma, o gestor financeiro pode estipular um limite para o saque, além de estabelecer regras para a prestação de contas.

Definir um prazo após o saque para que todos os comprovantes de despesas sejam apresentados é fundamental para garantir clareza.

Estipular regras para a prestação de contas

O processo de prestação de contas é essencial para se ter melhor entendimento dos gastos com o cartão corporativo. Para uma gestão financeira eficiente, esse procedimento deve ser claro e bem organizado.

Como a fatura do cartão muitas vezes não fornece muitas informações, se faz necessário a apresentação de documentos hábeis, como notas fiscais. Só assim o gestor consegue entender como e onde os recursos estão sendo gastos.

Sem essa etapa, o risco de ocorrerem fraudes com os cartões é maior e o controle de despesas corporativas se torna ineficaz.

Criar penalidades para o descumprimento

Um dos aspectos fundamentais da política de uso para cartão de crédito empresarial são as penalidades. Definir quando é cabível que a empresa seja restituída, quando há demissão por justa causa, entre outros, é essencial para coibir irregularidades.

Entretanto, todos precisam ter acesso ao documento para que não haja dúvidas e tanto gestores quanto colaboradores tenham plena ciência de seus direitos e deveres.

Mesmo assim, antes de definir as penalidades é preciso entrar em contato com o setor jurídico da organização. Só assim as medidas estarão em conformidade com a lei.

Fiscalizar periodicamente

Para garantir o cumprimento e eficiência da política, a fiscalização periódica deve ser feita. Checar relatórios e comprovantes, fazer comparativos e monitorar despesas é indispensável para checar se estão de acordo com as regras.

Caso a fiscalização não seja feita, fraudes e gastos irresponsáveis podem passar despercebidos. Assim, a saúde financeira é comprometida e o controle de gastos não acontece.

Para realizar a checagem periódica da eficiência da política de cartão corporativo, a organização pode fazer uso de planilhas ou softwares.

Facilite a fiscalização e prestação de contas com a Flash Expense

Checar planilhas e mais planilhas é trabalhoso e toma um tempo valioso. Quando gestores se concentram em atividades burocráticas ao invés de estratégicas, a geração de valor e resultados cai.

Para garantir o máximo desempenho e eficiência das rotinas financeiras é preciso contar com a automatização de alguns processos. A tecnologia é uma poderosa aliada, capaz de reduzir até 87% do tempo gasto no processo de reembolso.

A Flash Expense oferece diversas soluções para a gestão de despesas que tornam o dia a dia mais fácil. Com a funcionalidade cartão corporativo, o gestor tem todos os gastos dos cartões de colaboradores reunidos em um único lugar.

Com todas as informações centralizadas, o acompanhamento dos gastos é facilitado, a visualização mais clara e a fiscalização mais rápida. Na plataforma, é possível checar com o que o dinheiro está sendo usado em tempo real, permitindo respostas imediatas.

Com a Flash Expense você planeja o orçamento com base nas despesas para tomar as melhores decisões.

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