Tudo o que você precisa saber sobre cartão corporativo

Por Aldo Caterina · 16 nov 2023

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Gerenciar os recursos financeiros de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora. Atualmente, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para automatizar processos e tornar essa administração mais rápida e segura, como o cartão corporativo.

Elaboramos um guia completo desde o que significa cartão corporativo até a implementação de fato desse ativo na sua empresa. Aprenda a maximizar o potencial da gestão financeira da sua empresa e tire todas as suas dúvidas a respeito do cartão corporativo.

O que é cartão corporativo e como funciona?

O cartão corporativo é um recurso disponibilizado aos colaboradores para simplificar o processo de pagamentos corporativos. Além de agilizar a gestão e aprovação de despesas pelo setor financeiro. Os gastos com cartão corporativo devem estar relacionados às atividades dos funcionários e as despesas incorridas em nome da empresa.

Além disso, o cartão corporativo para funcionários funciona como uma solução simples e eficiente de aumentar o compliance e garantir os direitos trabalhistas. Inclusive, o Art. 2º da CLT assegura os funcionários a respeito de quaisquer gastos relacionados à empresa. Isso significa que despesas em função da empresa, realizadas pelo colaborador, devem ser pagas através do reembolso ou cartão corporativo.

Nesse caso, esse recurso, apesar de criado para as organizações, funciona como outros serviços de cartões, apresentando:

• limite de gastos;
• taxa de anuidade;
• opções nacionais e internacionais.

O que é cartão corporativo virtual?

Um cartão corporativo virtual é um meio de pagamento eletrônico que, assim como o cartão corporativo tradicional, tem como objetivo gerenciar despesas. Ele é chamado de "virtual" porque não existe um cartão físico associado a ele. Em vez disso, é uma representação digital de um cartão de crédito ou débito que pode ser usado para fazer compras online.

As facilidades do cartão corporativo virtual incluem a agilidade na emissão, a eliminação da necessidade de cartões físicos (que também estão sujeitos a perda ou roubo) e um controle de despesas corporativas 100% digital, seguro e dinâmico.

Outras vantagens do cartão virtual incluem:

• emissão de múltiplos cartões;
• aumento da segurança;
• pagamentos instantâneos;
• redução de custo de impressão.

O acesso à informação em tempo real dos cartões virtuais garante uma rastreabilidade mais eficiente e um monitoramento de despesas mais otimizado. Baixe a nossa planilha de controle de cartão corporativo e veja como é fácil acompanhar os extratos corporativos.

O limite do cartão corporativo, seja físico ou virtual, é definido pela empresa. Esse valor é baseado na política de despesas corporativas da empresa e na situação financeira vigente. Por essa razão, a implementação de cartões corporativos deve estar em conformidade com os objetivos do RH e financeiro.

Quando e para que o cartão corporativo pode ser usado?

O cartão corporativo pode ser usado em qualquer pagamento corporativo. O uso desta ferramenta é recomendado para empresas que desejam ter mais transparência e integridade nas operações financeiras, assim como reduzir o tempo gasto com pedidos e aprovações de reembolso. Um exemplo são as viagens corporativas que geram um acúmulo grande de notas para serem reembolsadas.

O uso do cartão corporativo é recomendado para empresas que desejam ter mais transparência e integridade nas operações financeiras. Um exemplo são as viagens corporativas, que geralmente geram um acúmulo de notas para serem reembolsadas.

Além disso, a empresa pode evitar que o funcionário adiante recursos pessoais para a empresa, aguardando posterior reembolso de despesas. Isso porque esse processo pode se estender por semanas, meses ou até mesmo não se concretizar. Caso a organização não esteja adequadamente estruturada. Situações que podem desmotivar o colaborador.

É importante elaborar uma política de uso do cartão corporativo para orientar os acessos e a gestão dessas despesas. Nesse documento deve o que pode ser comprado com cartão corporativo, por exemplo:

• alimentação;
• transporte;
• hospedagem;
• passagens aéreas e rodoviárias;
• ingressos ou inscrição de eventos;
• pagamento de fornecedores;
• plataformas digitais;
• materiais de escritório;
• refeições com o cliente;
• internet e telefone;
• combustível;
• impressão e envio de documentos.

Vale lembrar que esses valores não tem caráter salarial, mas indenizatório. Por isso, não são tributados.

Como as despesas corporativas podem ser gerenciadas?

As despesas relacionadas ao trabalho podem ser abordadas de 3 formas diferentes: reembolso de despesas, cartão corporativo ou adiantamento de despesas.

1. O reembolso é feito depois do gasto acontecer por parte do funcionário;
2. O cartão corporativo possui um valor disponível para ser usado e;
3. O adiantamento ocorre com a previsão dos gastos e a transferência antecipada.

No entanto, para que eles sejam feitos com eficiência é preciso ter diretrizes. A política de reembolsos define quais são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis. Assim como os limites de gastos e os prazos para prestação de contas, tendo a política de cartão corporativo o mesmo propósito.

Fazer um documento como esse pode demorar algumas semanas. Para facilitar essa implementação, baixe nosso modelo de política de reembolso gratuitamente e personalize conforme as necessidades da sua empresa.

Qual é a diferença entre o cartão empresarial e corporativo?

A diferença entre o corporativo e o empresarial é o faturamento em questão. Apesar de serem semelhantes e terem a mesma aplicação e funcionalidade, esses dois modelos são diferentes.

Enquanto o cartão empresarial é destinado às organizações com maiores faturamentos, o cartão corporativo é reservado para despesas menores.

Ambos funcionam como um cartão comum, mas, ao invés das despesas serem arcadas por quem as possui, são pagas pelo contratante.

Para algumas empresas a finalidade pode ser melhorar a gestão de despesas. Enquanto para outras é facilitar o planejamento financeiro e a visualização de gastos.

Qual a diferença entre cartão de crédito para PJ e o empresarial?

Diferente dos outros tipos, o cartão PJ é destinado unicamente a Pessoa Jurídica. Ou seja, ele deve estar vinculado a um CNPJ. Além disso, tendo a empresa como titular, ele serve para separar as despesas da organização das de seus sócios e fundadores.

Diferente do corporativo, essa ferramenta não tem como finalidade facilitar a gestão ou evitar erros ao calcular despesas de viagens corporativas.

Seu objetivo não é funcionar como uma alternativa ao reembolso ou adiantamento, mas facilitar o acesso ao crédito. Assim como o cartão para MEI, o PJ oferece menores taxas e maiores limites. O objetivo é facilitar a compra de bens e serviços para a corporação.

8 vantagens do uso de cartões corporativos nas empresas

O uso eficiente dos cartões corporativos facilita os lançamentos, faturamentos e o acompanhamento de despesas de empresas de todos os portes. Confira as principais vantagens de contar com essa ferramenta na sua empresa.

1. Centralização de contas;
2. Redução de fraudes;
3. Maior segurança;
4. Facilitação das despesas de viagens;
5. Maior controle dos gastos;
6. Melhor planejamento financeiro;
7. Contabilidade simplificada;
8. Acesso a vantagens e benefícios.

1. Centralização das contas: é possível visualizar e acompanhar todas as despesas e controlar tudo uma única plataforma;
   
2. Redução de fraudes: é possível ver o que foi gasto e quando, evitando desperdícios voluntários e compras indevidas;
   
3. Maior segurança: é mais seguro que o dinheiro e em situações de roubo, furto ou perda, o bloqueio pode ser feito rapidamente;
   
4. Facilitação das despesas de viagens: não há necessidade de reembolsar ou apresentar comprovantes de despesas;
   
5. Maior controle dos gastos: com os limites do cartão, o cumprimento das políticas é preciso e os recursos da empresa não são comprometidos;
   
6. Melhor planejamento financeiro: a centralização dos gastos constrói um histórico de transações, facilitando projeções baseadas em dados confiáveis;
   
7. Contabilidade simplificada: auditar as entradas e saídas de caixa é mais fácil com as faturas do cartão em mãos;
   
8. Acesso a vantagens e benefícios: há algumas bandeiras de cartão que acumulam milhas corporativas. Isso permite reduzir custos em viagens ou oferecer bonificações em viagens de lazer. Além disso, também conta com taxas de juros menores, parcelamento de compras e descontos especiais em estabelecimentos parceiros.

Quais as opções do cartão corporativo?

Esse recurso pode ser utilizado por dois públicos diferentes: interno e externo. Quando se trata do público interno há dois modelos disponíveis e para o externo apenas um. Os tipos de cartão corporativo são:

• pré-pago;
• pós-pago;
• fornecedor.

Cartão pré-pago corporativo

Funciona com a recarga de valores, atuando como um facilitador do adiantamento de despesas. Ao invés de disponibilizar os valores na conta do colaborador, a quantia fica livre para o uso no instrumento da empresa.

Dessa forma, ele trabalha como um cartão de débito, pois se não há saldo, não há pagamento, diferente do pós-pago.

A cada uso, o cartão corporativo pré-pago deverá ser recarregado. Ao abastecer mensalmente, por exemplo, esse cartão respeitará sempre o limite.

Como funciona o cartão pré-pago?

Como todos os outros, é preciso desbloquear para usar. Seu diferencial é quanto à forma da recarga, que é feita das seguintes formas:

• boleto;
• depósito;
• débito online;
• transferência;
• PIX.

Vantagens do pré-pago

O cartão adiantamento apresenta como principal vantagem o maior controle proporcionado. Com ele, é possível visualizar com mais facilidade quais são os gastos mais comuns. Além de favorecer a construção de históricos e média de gastos mais precisos.

Cartão de crédito corporativo pós-pago

Diferente do pré-pago, essa modalidade não oferece um limite de gastos controlado. Por essa razão, é necessário ter uma ótima política de cartão corporativo. Seu funcionamento é igual ao comum, então, na falta de um bom controle, os cofres da organização podem ser comprometidos.

Como funciona o cartão pós-pago?

Assim como o comum, o cartão corporativo vai gerar uma fatura. Então, os gastos são feitos em um mês para serem pagos somente no seguinte. E, da mesma forma que o para pessoa física, ele permite o parcelamento.

No entanto, para isso funcionar bem é preciso uma boa prestação de contas, caso contrário o uso do recurso fica suscetível a irregularidades.

Vantagens do pós-pago

A maior vantagem desse modelo é a liberdade proporcionada aos colaboradores. Quando acompanhado de uma política bem construída, proporciona tranquilidade aos gestores.

Como ele pode ser usado sem exigir aprovação ou recarga, situações imprevisíveis e desagradáveis como o extravio de bagagem não são um problema.

Cartão de crédito para fornecedores

Oferecido para clientes, é uma forma de receber os pagamentos de forma direta e até através de parcelamento. Dessa forma, é possível estabelecer taxas e condições mais vantajosas, além de fidelizar o consumidor.

Como funciona o cartão para fornecedores?

De forma simples, é oferecido crédito para que alguém gaste no seu negócio, que passa a atuar como um fiador.

Vantagens do recurso para fornecedores

Com esse recurso, o cliente passa o cartão e assim, mesmo que o parcelamento seja permitido, o recebimento é à vista.

Cartão corporativo para viagens

O cartão corporativo para viagens é uma variante específica do cartão corporativo emitido para facilitar as despesas de viagens a negócios. A principal diferença entre o cartão corporativo usado no dia a dia e em viagens é referente ao tipo de despesas incorridas.

Para facilitar esse entendimento, trouxemos orientações mais específicas para gerenciar o cartão corporativo em viagens internacionais. Confira as informações necessárias para substituir o reembolso de despesas no exterior.

Como o cartão corporativo e a alíquota IOF funcionam em viagens internacionais?

Em viagens internacionais, a gestão de despesas pode ser algo que causa um certo receio em gestores. A dúvida mais comum talvez seja qual a melhor forma de fazer isso: dinheiro vivo, cartão de crédito ou cartão corporativo pré-pago?

As despesas no exterior podem gerar uma grande dor de cabeça aos gestores e colaboradores. Isso porque a taxa de conversão era definida pela instituição financeira na data do fechamento da fatura e não da despesa realizada.

Dessa forma, se houvesse uma flutuação no valor da moeda estrangeira, o valor poderia ficar maior ou menor. O problema é que quando variava para cima, os gastos poderiam acabar maiores do que o esperado.

Para essas ocasiões existe o IOF, uma taxa cobrada em operações como empréstimos, câmbio, seguro e operações relacionadas a títulos ou valores mobiliários. As taxas são diferentes para cada modalidade, por exemplo:

• conversão da moeda estrangeira para a conta do titular: 1,1%;
• conversão da moeda estrangeira para a conta de terceiros: 0,38%;
• uso de cartões de crédito ou débito: 5,38%;

O que mais influencia nos gastos em viagens internacionais?

Além do IOF, existem outras variáveis que oscilam conforme o tipo de transação e valor, como:

• custos swift: taxa que custeia a comunicação entre as instituições financeiras de diferentes países em uma transação;
  
• taxa administrativa: cobrada pelo banco em operações internacionais;
  
• taxa de conversão: cobrado pelo banco para converter uma moeda pela outra.

Como ter um cartão corporativo na empresa?

Obter um cartão corporativo depende de cada instituição financeira. Alguns bancos facilitam a aquisição desse recurso para quem já tem conta de negócios (conta com titular PJ). Outros exigirão uma série de documentos, por exemplo:

• documentos da empresa;
• documentos do representante legal da empresa;
• informações sobre o cartão;
• informações financeiras.

Documentos da empresa

• Registro da empresa: Certificado de Registro de Empresa (CNP);
• Contrato social ou estatuto da empresa;
• Último balanço patrimonial da empresa.

Documentos do representante legal da empresa

• Documento de identidade (RG ou CNH);
• CPF (no Brasil) ou número de Seguro Social (nos EUA) do representante legal;
• Comprovante de endereço pessoal do representante legal.

Informações financeiras

• Declaração de Imposto de Renda da empresa;
• Extratos bancários da empresa;
• Declaração de faturamento ou comprovante de renda da empresa.

Informações sobre o cartão

• Nome dos titulares autorizados a usar o cartão corporativo;
• Limite de crédito desejado para o cartão;
• Finalidade do cartão e uso esperado.

Informações sobre a empresa

• Ramo de atividade da empresa;
• Número de funcionários;
• Histórico de crédito da empresa, se aplicável.

Requisitos específicos do banco

Algumas instituições financeiras podem exigir informações adicionais. Portanto, é importante entrar em contato com o banco escolhido para obter a lista de requisitos.

Como solicitar um cartão para MEI?

Para solicitar um cartão corporativo para um Microempreendedor Individual (MEI), geralmente os requisitos são mais simples do que para empresas maiores.

Os documentos exigidos podem variar de acordo com a instituição financeira mas, em geral, você precisará dos seguintes documentos e informações:

Documentos da MEI

• Certificado de Microempreendedor Individual (CNPJ MEI);
• Comprovante de Inscrição Estadual ou Municipal (se aplicável à sua atividade);
• Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) dos últimos anos;
• Extratos bancários da conta MEI (para demonstrar movimentação financeira);
• Comprovante de endereço da empresa (pode ser o mesmo endereço residencial).

Documentos do titular (proprietário da MEI)

• Documento de identidade (CPF, RG ou CNH);
• Comprovante de endereço pessoal.

Informações financeiras

• Demonstração de faturamento da MEI (pode ser uma simples planilha com os valores dos últimos meses ou anos);
• Histórico de crédito pessoal, se o MEI não tiver histórico de crédito empresarial.

Requisitos específicos do banco ou instituição financeira

• Cada banco pode ter requisitos adicionais ou políticas específicas para a emissão de cartões corporativos para MEIs. Certifique-se de entrar em contato com a instituição financeira escolhida para obter informações detalhadas sobre seus requisitos.

Vale a pena ressaltar que, como MEI, você pode optar por solicitar um cartão de crédito empresarial ou um cartão de débito. As exigências podem variar com base nessa escolha. Além disso, o histórico de crédito pode ser um fator importante na aprovação do cartão. Ainda mais se o MEI não tiver um histórico de crédito empresarial.

Para os Microempreendedores Individuais, usar um cartão de pessoa física pode ser um problema. Seja para fazer investimentos, empréstimos ou comprar equipamentos, esse tipo de cartão não é a melhor opção.

As taxas são maiores e as condições de pagamento não são boas. Com os modelos para MEI, oferecidos pelo BNDES, basta ter um CNPJ e solicitar um cartão corporativo ao banco que já possui conta. Os bancos que oferecem esse recurso são:

• Caixa;
• Itaú;
• Banco do Brasil;
• Bradesco;
• BRDE;
• Banrisul;
• SICOOB.

Como fazer o controle das despesas com cartão corporativo?

As despesas centralizadas pelo uso de cartões corporativos são mais fáceis de gerir do que por meio de reembolsos e workflows de aprovação. Mas, apenas a fatura não garante a eliminação de fraudes e a eficiência dos processos. Confira 6 cuidados essenciais para o funcionamento adequado da gestão de cartões corporativos.

1. Regras do cartão corporativo

As regras para o uso de cartão corporativo são essenciais. É a partir delas que a gestão financeira atua em conformidade com as demais áreas da empresa. Outras razões pelas quais essas regras são importantes são:

• controle financeiro eficiente, evitando despesas não autorizadas ou excessivas;
• transparência, facilitando a prestação de contas e a auditoria financeira;
• evita o mau uso do cartão, como para despesas não relacionada ao negócio e;
• alinha o uso do cartão corporativo às políticas da empresa.

2. Prestação de contas eficiente

Com a prestação de contas evita-se fraudes e irregularidades no uso desse benefício dado pela empresa. Isso porque a fatura por si só não oferece informações suficientes para garantir uma análise completa.

A Controladoria-Geral da União (CGU)tem um papel fundamental no monitoramento do uso de cartões corporativos no contexto do governo brasileiro. A CGU é responsável por garantir a legalidade, transparência e eficiência na utilização dos recursos públicos.

3. Checagem do fluxo de caixa

É preciso ter controle sobre todas as entradas e saídas do caixa para manter a saúde financeira. Não lançar corretamente as despesas ou negligenciar prazos pode comprometer o fluxo de caixa da empresa.

4. Análise e categorização dos gastos

Para fazer a gestão efetiva dos gastos, é preciso checá-los constantemente. Categorizá-los é parte fundamental desse controle.

5. Fiscalização das despesas

Tão fundamental quanto checar é fiscalizar onde o dinheiro está sendo usado. Só assim a política de uso do cartão corporativo será respeitada e as irregularidades serão coibidas.

6. Conte com a tecnologia

Outro ponto importante para a gestão dos cartões corporativos é a tecnologia. Utilizar softwares de gestão financeira permite a maior parte do controle de gastos e atua conforme a lei de acesso regulamentada. Isso além de melhorar significativamente os processos financeiros.

Com a Flash, o gestor consegue automatizar desde o registro até o acompanhamento de cada despesa realizada no cartão corporativo. O que evita gerenciar despesas corporativas em múltiplos sistemas.

Dessa forma, ele diminui as chances de erros e ganha tempo, podendo se concentrar em atividades geradoras de receita. Para mais informações sobre como digitalizar a rotina financeira da sua empresa, baixe nosso infográfico com 7 passos para melhorar os processos financeiros.

Como fazer a contabilização do cartão corporativo?

Parte fundamental da organização financeira, a contabilização de despesas aumenta o controle orçamentário. Para contabilizar os gastos com esse facilitador corporativo, recomenda-se ter as notas fiscais ou comprovante com o CNPJ da empresa.

A comparação dos comprovantes com as despesas deve ser feita junto da conciliação bancária. Confira os dois caminhos mais comuns para o lançamento de despesas.

1ª opção de lançamento

D= Despesa com alimentação ou hospedagem

C= Contas a Pagar - Adm. de Cartão - Passivo Circulante

pelo pagamento

D= Contas a Pagar - Adm de Cartão - Passivo Circulante

C= caixa ou bancos

2ª opção de lançamento

D= Fornecedor (PC)

C= Contas a Pagar "cartão" (PC)

D= Contas a Pagar "cartão"(PC)

C= Banco (AC) " débito do valor da fatura que gerou no primeiro lançamento"

5 tipos de cartão corporativo

Independente se o cartão corporativo for pré ou pós-pago, ele tem como objetivo gerenciar algumas despesas específicas da empresa. Com o surgimento dos benefícios flexíveis, o cartão corporativo deve facilitar o dia a dia tanto do departamento de RH como dos colaboradores. Veja os 5 tipos de cartão corporativo mais usados pelas empresas.

1. alimentação;
2. refeição;
3. transporte;
4. combustível;
5. convênio.

1. Alimentação

Trata-se do benefício clássico oferecido por diversas organizações que disponibilizam um valor para ser gasto em supermercados.

2. Refeição

Diferente do cartão alimentação, esse tem como objetivo ajudar nas despesas de quem come fora no intervalo de trabalho. Então, ele é destinado para restaurantes, lanchonetes e estabelecimentos correlatos.

3. Transporte

É um benefício que visa custear os gastos com aplicativos de mobilidade urbana, como 99 corporativo. Há também os cartões de vale-transporte, que visam suprir a necessidade de transporte público.

Para a segunda opção, basta o empregador entrar no site da emissora, cadastrar o colaborador e solicitar o cartão.

Para a primeira, a Flash torna a questão mais colorida. Com total respaldo jurídico, não há problemas com a gestão dos benefícios e o melhor: a taxa zero.

4. Combustível

Destinado para funcionários que viajam e realizam seu trabalho com veículo próprio, ou para os que usam o carro da empresa. Então, esses valores são destinados à manutenção do carro e combustível.

5. Convênio

Esse é um benefício que permite o adiantamento de até 40% da remuneração líquida, descontado direto da folha de pagamento. Esse, diferentemente dos outros, não precisa ter restrição de uso.

O que observar quando for escolher o melhor cartão corporativo?

Seja para o pré ou pós-pago, é preciso observar uma série de fatores em relação a essa facilidade. A melhor opção vai depender da necessidade e das condições do cartão. Confira a seguir o que deve ser levado em consideração.

Taxas e tarifas

Os pré-pagos apresentam a vantagem de não terem anuidade, enquanto alguns pós-pagos têm e outros não. De toda forma as taxas e tarifas mais importantes são:

• taxa mensal;
• taxa de renovação;
• taxa de recarga;
• taxa de remissão;
• taxa de renovação;
• taxa de uso internacional;
• aquisição;
• taxa de saques.

Quantidade mínima

Algumas administradoras de cartão só disponibilizam ele quando há uma aquisição em quantidade mínima. Então, é preciso verificar se há essa variável e se a quantidade ofertada está de acordo com as necessidades da corporação.

Quando do tipo pré-pago também é preciso saber se há um valor máximo ou mínimo para a recarga. Dessa forma, não sobrando muito nem faltando recursos, o controle de gastos é feito de forma eficiente e a demanda é atendida.

Cobertura e bandeira

Observar a cobertura (onde o cartão é aceito) e a bandeira (a instituição financeira por trás do cartão) antes de contratar um cartão corporativo é essencial.

Isso garante que o cartão seja amplamente aceito, ofereça benefícios econômicos, tenha segurança e atendimento ao cliente adequados, e tenha uma boa reputação. A escolha certa contribui para eficiência financeira e satisfação na gestão de gastos da empresa.

Programas, vantagens e benefícios

A depender da finalidade em que será empregado, o melhor tipo de cartão pode mudar, exigindo cuidado na escolha. Caso ele vá ser usado por colaboradores que viajam a trabalho, um que tenha programa de milhas corporativas pode ser mais vantajoso.

Se for usado por vendedores usarem em almoços com clientes, um que ofereça programa de parceria com restaurantes talvez seja melhor. De toda forma, deve-se entender qual o objetivo dessa facilidade.

Como elaborar uma política de cartão corporativo eficiente?

Parte fundamental da implementação do cartão corporativo é ter uma boa política que formalize as orientações. Nesse documento, há diretrizes sobre o que pode ou não ser feito com o recurso disponibilizado. No entanto, construir do zero uma política pode ser trabalhoso, por isso disponibilizamos a seguir um passo a passo simples para fazer uma.

Defina quais despesas são válidas

Assim como na política de reembolso, é preciso definir quais são as despesas aceitas pela organização. Uma regra que pode guiar os responsáveis financeiros é que elas devem estar relacionadas a empresa e suas atividades.

Determine o limite de gastos

É importante definir quais são os tetos de cada despesa aceita pela política, o colaborador não pode pensar que o dinheiro é infinito. Mesmo que o dinheiro seja destinado para alimentação ou hospedagem é preciso ter um limite.

Caso contrário, os funcionários poderão se hospedar no hotel mais caro e almoçar no restaurante mais chique da cidade.

Decida quem pode usar

É preciso estudar quem pode usar o cartão corporativo. Lembrando que deve ser um facilitador da rotina financeira, o ideal é que seja dado para quem realmente precisa dele. Não há necessidade de disponibilizá-lo para quem não precisaria de reembolsos, por exemplo. Isso levaria mais a problemas do que a soluções no setor.

Estipule regras para o saque

Quando o cartão permite saque de dinheiro, o que dificulta a prestação de contas quando a organização não possui um sistema de gestão integrado, é preciso ter regras claras quanto a isso.

Estabeleça um padrão para a prestação de contas

A prestação de contas é fundamental para garantir a transparência e cumprimento da política de uso do cartão. Assim como no reembolso de despesas, aqui é preciso que haja a apresentação de documentos hábeis, como notas fiscais digitalizadas.

Crie penalidades para o mau uso

Outro aspecto importante são as penalidades pelo mau uso do recurso empresarial, uma vez que lesa o patrimônio da empresa. Defina quando há advertência, restituição de valores, demissão por justa causa, etc.

Lembrando que é importante conversar com o setor jurídico para coibir e punir irregularidades com o cartão corporativo dentro das leis trabalhistas.

Fiscalize de tempos em tempos

É preciso checar periodicamente porque esse facilitador pode se tornar um ralo de dinheiro. Fraudes no cartão corporativo são comuns custam milhões de dólares para multinacionais, enriquecendo terceiros às custas da corporação.

Para grandes empresas talvez não pese tanto e em uma média ou pequena seria rapidamente percebido, não é? Todo cuidado é pouco, pois pequenos gastos podem parecer inofensivos, mas ao longo do tempo se tornam quantias expressivas.

Baixe nosso modelo de política de cartão corporativo, economize tempo e facilite a rotina financeira.

Descubra o cartão corporativo Flash

Com o cartão corporativo da Flash o setor financeiro possui maior controle e agilidade na gestão dos gastos da empresa. Enquanto o RH pode oferecer uma solução que irá trazer maior praticidade e economia de tempo no dia a dia dos seus colaboradores.

Gerenciar cartões corporativos em um sistema automatiza os processos financeiros e traz mais eficiência e transparência à gestão financeira da empresa. Isso inclui a digitalização das despesas, acesso em tempo real, aprovações simplificadas, relatórios personalizados e redução de erros.

Descubra como a Flash pode facilitar a rotina da sua empresa e te fazer voltar a ver cores no dia a dia. Descomplique a gestão de despesas da sua empresa em um Flash.