Tudo sobre viagens corporativas: o guia completo para gestores e viajantes

Por Yanick Gudim · 11 mai 2022

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As viagens corporativas são fundamentais para empresas no Brasil e em todo o mundo. Quando falamos da possibilidade de expandir os negócios além das fronteiras municipais, estaduais e até nacionais, também é preciso contemplar a necessidade de enviar colaboradores e executivos para novos lugares.

Mais do que isso, em um mundo globalizado, ainda há as grandes companhias que contam com sedes em diferentes locais. Isso cria uma rede que envolve o deslocamento de milhões de pessoas e mais de um trilhão de dólares, todos os anos, para compromissos de negócios. Logo, o setor de viagens corporativas cresceu desenfreadamente ao longo dos últimos anos.

Com a pandemia de COVID-19 restringindo as viagens, no entanto, esse crescimento foi freado.

Agora, com as restrições mais brandas e a retomada das viagens de negócios, a expectativa é de que o setor retome os números trilionários até 2024. Cabe às empresas e gestores, por sua vez, compreender como se aproveitar dessa ascensão para potencializar os negócios, utilizar novas soluções e buscar os melhores caminhos para a gestão de viagens corporativas.

Entretanto, junto às viagens também surgem assuntos recorrentes fundamentais para que os deslocamentos possam ser realizados. Planejamento e gestão são apenas alguns deles, acompanhados por temas como o reembolso de despesas, diárias de viagem, política de viagens, relatórios, entre diversos outros.

Para desmistificar tudo o que envolve as viagens corporativas, preparamos um conteúdo completo com tudo o que gestores e colaboradores viajantes precisam saber sobre o assunto. Acompanhe a leitura.

O que são viagens corporativas?

Por definição, são as viagens feitas com objetivo de trabalho. Seja para visitar um cliente, negociar com um prospecto, participar de um evento ou mesmo realizar um serviço, todos esses deslocamentos são considerados como viagem corporativa.

Elas acontecem quando um colaborador sai do local de trabalho comum, mas continua atuando em nome da organização. Dessa forma, seja fora da cidade, do estado ou do país, se o funcionário não estiver na empresa, caracteriza-se como viagem.

O que a lei diz sobre as viagens a trabalho?

A CLT dizia que as diárias e reembolsos de viagens a trabalho não integram o salário se não ultrapassassem 50% do salário. Logo, se fosse maior, sofreria encargos sociais e trabalhistas, como parte da sua remuneração.

Entretanto, a reforma trabalhista, no 2 parágrafo do artigo 457 da CLT, estipulou que as diárias e reembolsos não integram o salário independente da situação, conforme aponta o trecho a seguir:

“§ 2o As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Os direitos de quem viaja a trabalho

Uma questão que gera dúvidas tanto em colaboradores quanto gestores é o direito daqueles que estão viajando. Isso vai desde as horas extras até as próprias diárias de viagem e ajudas de custo.

Referente às horas extras, a lei enxerga como tal todo trabalho realizado fora da jornada acordada entre empresa e empregado.

Quando o colaborador trabalha horas a mais, com um máximo de 2 horas, ele tem o direito de receber 50% a mais pela hora trabalhada em dias comuns e 100% em finais de semana e feriados.

Já no que diz respeito à ajuda de custo, o entendimento da lei é o mesmo para as diárias de viagem. Entretanto, existe a diferença quanto a prestação de contas, não sendo necessária fazê-la, já que é um valor dado periodicamente e o funcionário pode gastá-lo como achar melhor.

O que é gestão de viagens a trabalho?

A gestão de viagens corporativas envolve as medidas que são tomadas por uma empresa para controlar gastos e tornar as viagens mais eficientes. Sem uma boa gestão, o dinheiro destinado a esses deslocamentos pode ser maior que o necessário e os processos desnecessariamente demorados.

Nesse sentido, uma boa gestão envolve uma boa política de viagens corporativas e de reembolso, bem como tecnologias ou meios que facilitem o dia a dia. Isso pode envolver desde o OBT até as agências de viagens, Travel Techs e apps de mobilidade.

Ao definir prazos que os colaboradores têm para comprar passagens aéreas, reservar sua hospedagem, até mesmo a bagagem, entre outras coisas, permite um planejamento orçamentário e de viagens corporativas mais organizado como um todo.

Todas estas questões merecem atenção e algumas, como a bagagem, acabam sendo negligenciadas. É preciso se atentar e até estipular um tamanho ou chamar a atenção dos colaboradores para o peso, pois as taxas extras podem ser caras e comprometer o orçamento que foi cuidadosamente planejado.

O que é uma política de viagens?

A política de viagem corporativa é o documento que vai definir como todo o processo deve se desenrolar. Ela envolve as regras para compra de passagens, limite de gastos, fluxo de aprovações, prazo para prestação de contas, normas para o reembolso e mais.

Todas as questões citadas acima são importantes, mas a prestação de contas merece uma atenção especial. A forma que ela é feita tem a capacidade de otimizar ou alongar os procedimentos, sendo o relatório de despesas de viagens (RDV) a mais eficiente.

É de grande importância que essa política seja de fácil acesso e do conhecimento de todos os colaboradores que viajam, pois assim evita-se dúvidas e problemas. Com todos sabendo como o processo acontece, ele se torna mais eficiente.

Esse documento tem como objetivo reduzir os gastos sem que a qualidade do serviço seja comprometida. Um exemplo disso são as parcerias com companhias aéreas que, caso existam, devem estar descritas nele.

Para as viagens é fundamental garantir o melhor custo-benefício sem abrir mão do conforto dos seus colaboradores, o que confere o Duty of Care.

Precisa implementar uma política de viagens e ainda não sabe por onde começar? Baixe nosso modelo gratuito e utilize-o agora mesmo.

E a política de reembolsos?

O reembolso de despesas é uma realidade de muitas empresas, isso envolve a política de reembolsos e conversa com a política de viagens. Trata-se de um documento que define as diretrizes para o processo de reembolso.

Ela vai estipular procedimentos, normas e regras para o uso do dinheiro da organização, bem como, quando e com o que ele pode ser gasto. Isso envolve definir o que é ou não é reembolsável, quais documentos são aceitos como comprovantes e mais

Além de padronizar a prestação de contas, agilizar o dia a dia, estipular prazos e evitar atritos entre gestores e colaboradores, intensifica o compliance.

O que é prestação de contas para viagens?

O processo de prestar contas consiste em comprovar para a empresa com o que o dinheiro foi usado. Em caso de reembolsos é necessário apresentar os documentos que demonstrem os gastos para, então, a restituição ser aprovada.

Em casos de adiantamento ou diárias de viagem, na qual o dinheiro é dado antes, é preciso mostrar os comprovantes para ver se o dinheiro precisa ser devolvido ou não. Vamos abordar aqui duas formas de fazer a prestação de contas, sendo elas:

• Relatórios de viagens Corporativas (RDV);
• planilha de despesas de viagem

Relatório de viagens corporativas

O RDV é um documento que serve tanto para prestação de contas quanto para solicitar a restituição. Ele otimiza a gestão e auxilia a analisar as despesas mais rapidamente, já que todos os gastos feitos durante a viagem estão descritos e apontados.

Isso ajuda o cumprimento da própria política de reembolsos, pois os gastos precisam ser discriminados.Se algo estiver fora das normas ou houver uma tentativa de fraude, a identificação será mais fácil.

Entre os benefícios de adotar um relatório de despesas está a padronização e o controle apurado dos gastos de viagens corporativas.

Também preparamos um modelo gratuito de RDV para que você possa baixar e começar a usar agora mesmo na sua empresa.

Para que serve uma planilha de despesas de viagem?

Esse documento tem a capacidade de tornar o processo de ressarcimento mais preciso e transparente. Também tem a capacidade de evitar fraudes e tornar as coisas mais rápidas, pois discrimina todos os gastos.

A planilha de despesas de viagens corporativas facilita a gestão de viagens corporativas ao evitar desperdício de dinheiro e permitir a construção de orçamentos mais precisos.

Qual a importância deste controle?

Estes dois documentos facilitam a visualização e consistem em um histórico de viagens que pode ser consultado a qualquer momento. Isso ajuda na hora que viagens futuras forem acontecer, pois estipular um orçamento fica mais fácil.

Se mais de uma viagem foi feita para o mesmo lugar, os valores podem ser comparados para, dessa forma, atingir orçamentos mais precisos.

Facilidades para as viagens de negócios

Quem nunca ouviu a frase “tempo é dinheiro”? Isso bem é uma verdade, pois quando gestores e colaboradores estão perdendo tempo com processos burocráticos, eles estão deixando de fazer atividades que geram resultados e receita.

No mundo competitivo que vivemos hoje é preciso buscar soluções e facilitadores para que isso não aconteça, com as viagens corporativas não é diferente.

Existem meios que você pode usar para reduzir os gastos ou mesmo tornar a gestão descomplicada,são eles:

• Agências de viagens corporativas;
• OBTs;
• Travel Techs.

Agências de viagens corporativas

A Travel Management Company ou TMC é uma agência que se dedica exclusivamente a resolver os problemas de empresas nas viagens. Ela ajuda na organização, gerenciamento de estratégia, processos e operações que envolvem estes deslocamentos.

Elas ajudam na estruturação de políticas internas, processos e também fornecem informações importantes para a gestão. Entre os serviços que essas agências oferecem estão:

• reserva e cancelamento de passagens aéreas;
• reserva e cancelamento de hospedagem;
• seguros;
• locação de veículos;
• gestão de bilhetes não usados;
• relatórios sobre a viagem.

Online Booking Tool

O OBT é uma ferramenta online que visa melhorar a gestão de viagens de negócios ao permitir a redução de custos e a melhoria dos processos. Além disso, reúne todas as informações pertinentes ao assunto e um único lugar, o que facilita o trabalho dos gestores. Entre as facilidades que ele oferece estão:

• Compra de passagens;
• reservas de hospedagens;
• acompanhamento dos viajantes ou relatórios.

Travel Techs

Travel Techs são as empresas de viagens que usam a tecnologia como a base mais importante para o seu negócio. As “techs” têm a solução tecnológica como seu principal ativo. Então, possuir um app não caracteriza uma organização como tal. Entre as vantagens estão:

• gestão centralizada;
• controle de despesas;
• autonomia.

Flash Expense Travel

De olho nas necessidades de empresas que buscam soluções para viagens corporativas, apresentamos Flash Expense Travel. A solução definitiva para as viagens da sua companhia organiza as viagens de gestores e colaboradores, tornando todo o processo mais simples e econômico.

A ferramenta integra serviços de companhias aéreas, hotéis, empresas de transporte rodoviário e até de locação de veículos. Assim, reunimos tudo o que a sua empresa precisa para realizar viagens corporativas com praticidade, agilidade e sem burocracia sem desrespeitar as políticas de viagem.

Quer saber mais? Solicite uma demonstração gratuita e conheça Flash Expense Travel.

Como economizar em viagens corporativas?

O sonho de todo gestor e analista é encontrar soluções que facilitem o dia a dia e economize no meio do caminho, um sistema para ajudar a gerir as viagens corporativas é uma boa ideia neste sentido.

Além de um software que possa facilitar as coisas, existem outras coisas que podem ser feitas para reduzir os custos de viagens, algumas delas são:

• definir um limite de gastos;
• pesquisar antes de fechar reservas;
• controlar os reembolsos.

Limite de gastos

Aqui deve ser estipulado um teto de gasto para a viagem que será feita, ele precisa estar na política de viagens ou ser informado cada vez que o colaborador for viajar. Este limite deve abranger tudo: passagens, hospedagem, transporte, alimentação, etc.

Dessa forma, não se gasta mais do que se deve em uma viagem que muitas vezes não traz tanto retorno. Um histórico de viagens e os próprios relatórios podem auxiliar na hora de estipular os valores máximos.

Lembre-se que a viagem corporativa faz parte do trabalho, o colaborador não deve ficar passeando nem desfrutar de luxo.

Pesquisa de reservas

Aqui envolve o planejamento antes de que a viagem aconteça, fazer tudo de última hora significa fechar com o primeiro que aparecer. Averiguar preços de passagens e hotéis, as hospedagens mais próximas do compromisso vai reduzir, e muito, os custos.

Controlar os reembolsos

A gestão de reembolsos pode otimizar ou comprometer a saúde financeira de uma organização. Se não for bem feita, o dinheiro pode estar sendo desperdiçado com viagens que não estão trazendo resultados.

Definir limites, ter uma política clara e ter um fluxo de aprovação eficiente é essencial para que o processo inteiro corra bem e o dinheiro não seja rasgado. Contar com a tecnologia nessas horas é bastante benéfico.

A Flash Expense oferece diversas funcionalidades como o Analytics, que permite você visualizar todos os dados em um único lugar, e o cartão corporativo, que facilita o processo de faturamento e visualização de despesas.

Além da Integração Contábil & ERP, que automatiza o lançamento das despesas e diminui as chances de erros, e muitas outras.

Não perca mais tempo com atividades burocráticas que tomam horas nem fique horas do seu dia montando planilhas ou relatórios. Aproveite o máximo possível do seu time, evite atritos e otimize os processos.

A Flash Expense revoluciona a sua gestão financeira e de despesas com tanta praticidade e eficiência que você vai querer ter nos conhecido antes