Confira as 10 regras para o uso de cartão corporativo que não podem faltar na política
Você conhece as regras do cartão corporativo? Elas são diretrizes estabelecidas na política de cartão corporativo para controlar as despesas de uma empresa. Servem para determinar os limites de gastos, reduzir custos e evitar fraudes em relação às despesas corporativas.
O cartão corporativo é um recurso financeiro muito útil, tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Seus gastos estão relacionados a materiais de escritório, entre outros itens necessários para desempenhar as atividades da empresa.
Ele é um grande aliado em viagens corporativas por agilizar os processos de envio e recebimento das despesas de viagens. O cartão corporativo também favorece a prestação de contas e a administração financeira da empresa. Além disso, é um grande facilitador da gestão financeira.
Continue a leitura e entenda por que as regras para utilização do cartão corporativo são importantes. Quais são essas regras, como funcionam as punições e qual a relação dos cartões corporativos com a política e o compliance da empresa.
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A importância das regras para uso do cartão corporativo nas empresas
As regras do cartão corporativo servem para estabelecer como as despesas serão pagas pela empresa. Primeiro, é fundamental determinar quais despesas podem ser realizadas através dos cartões corporativos. Feito isso, o próximo passo é estabelecer e comunicar as regras para uso do cartão corporativo.
Essas regras são importantes para garantir transparência e autonomia para a gestão de despesas. Com o uso do cartão corporativo, os funcionários são responsáveis pelas suas despesas. Isso agiliza os relatórios de despesas e os lançamentos financeiros.
Contribuem para a reputação da empresa por fortalecerem a cultura de conformidade. Essas normas internas reforçam a ética, integridade e responsabilidade da empresa, influenciando as boas práticas dos funcionários e gestores. Também é importante para prevenir impactos negativos e inconsistências financeiras.
Quais são as 10 regras do cartão corporativo?
As regras para uso do cartão corporativo são orientações claras e devem ser seguidas por todos os envolvidos. Desde os funcionários até os gestores no momento de avaliação das despesas realizadas. As regras para a política de cartão corporativo podem variar de empresa para empresa. Confira as 10 regras que não podem faltar na sua política.
- Uso exclusivo para fins comerciais;
- Limites de gastos;
- Proibição de saques em dinheiro;
- Política de reembolso;
- Documentação adequada;
- Aprovação prévia;
- Responsabilidade individual;
- Devolução do cartão;
- Consequências por uso indevido;
- Monitoramento.
1. Uso exclusivo para fins comerciais
Deve ser explicitamente estabelecido que o cartão corporativo só pode ser usado para despesas relacionadas ao trabalho. Por exemplo, hospedagens, aquisição de suprimentos e ingressos para eventos corporativos.
2. Limites de gastos
Defina as limitações de gastos para diferentes categorias de despesas ou por período estipulado. Por exemplo, despesas semanais ou mensais de determinado colaborador.
3. Proibição de saques em dinheiro
Os cartões corporativos não devem ser utilizados para saques em caixas eletrônicos. Isso pode dificultar o rastreamento adequado das despesas.
4. Política de reembolso
Estabeleça diretrizes claras sobre como solicitar o reembolso de despesas. Esse processo é utilizado quando os colaboradores arcam com as despesas autorizadas do próprio bolso.
5. Documentação adequada
Exija que todas as despesas sejam devidamente documentadas. Seja por meio de recibos ou declarações, esses comprovantes tem como finalidade o reembolso ou um relatório de despesas atualizado.
6. Aprovação prévia
Algumas despesas precisam de aprovação prévia por parte do gestor ou departamento responsável antes de serem realizadas. Como a compra de ingressos ou passagens aéreas, por exemplo.
7. Responsabilidade individual
Uma orientação importante é deixar claro que cada colaborador é responsável por suas despesas e pelo uso apropriado do cartão corporativo.
8. Devolução do cartão
Estabeleça prazos e procedimentos para a devolução do cartão corporativo. Seja quando o colaborador não faz mais parte da empresa ou quando não há mais necessidade de seu uso.
9. Consequências por uso indevido
Determine e exemplifique as punições em caso de uso indevido do cartão corporativo. Uma dica para gerir despesas de cartão corporativo é aplicar treinamentos aos funcionários sobre o uso correto.
10 . Monitoramento
A empresa deve realizar auditorias periódicas para verificar o cumprimento das políticas e garantir conformidade das regras para uso do cartão corporativo.
Por que é preciso estabelecer punições para quem não cumpre as regras?
Para que o uso indevido do cartão corporativo seja evitado, é necessário comunicar a política juntamente as devidas punições de descumprimento. As regras do cartão corporativo são importantes inclusive para prevenir crimes.
O Art. 482 da CLT lista diversas inadimplências, entre elas a má conduta, uso em benefício próprio e descumprimentos da lei, por exemplo. Entre as principais punições podemos citar advertência verbal ou escrita, suspensão temporária do cartão ou, dependendo do caso, demissão. Também pode-se responsabilizar financeiramente o colaborador pelos gastos indevidos ou acionar as autoridades legais.
O mau uso do cartão corporativo acarreta em prejuízos para a empresa e também para o colaborador. As punições são necessárias para evitar toda e qualquer despesa fora das condições cedidas pela política de cartão corporativo da empresa.
A relação das regras com a política de cartão corporativo
A política de cartão de crédito corporativo é muito importante para estabelecer as regras do cartão corporativo. São essas diretrizes que determinam as despesas, os limites de gastos com cartão corporativo e como deve ser usado o cartão corporativo.
Nesse documento consta também quem tem direito a usar o cartão corporativo. Que são todos os funcionários da empresa autorizados e gerenciados pelo departamento financeiro. Geralmente, ele é usado pelos executivos em viagens corporativas, por ocorrerem uma maior quantidade de despesas e fora do ambiente de trabalho, cobertos pelos benefícios.
A política de cartão corporativo tem a essencial função de comunicar as condições de gastos estabelecidas. Feito isso, os funcionários devem assinar um termo de responsabilidade e ciência sobre as diretrizes.
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