Comprovante de despesas: o que é válido para o reembolso?
A etapa de prestação de contas é fundamental dentro do processo de reembolso de despesas, mas uma dúvida é muito comum entre gestores e funcionários: o que é válido como comprovante de despesas?
Seja em uma viagem corporativa ou mesmo após um almoço de negócios, o colaborador precisa prestar contas e ser ressarcido pela empresa. No entanto, há o questionamento sobre qual tipo de documento pode ser utilizado para comprovar os gastos.
De forma geral, os documentos aceitos como comprovante de despesas são:
- recibos;
- cupons fiscais;
- notas fiscais;
- notas de débito.
Diante da obrigatoriedade, por lei, de reembolsar os colaboradores que gastam para desempenhar suas atividades, a empresa precisa de um padrão pré-definido.
Uma política de reembolso de despesas consolidada é o primeiro passo. Assim, tanto os responsáveis por ressarcir quanto os solicitantes passam a ter um guia sobre o que é preciso para comprovar os gastos.
Mesmo variando de empresa para empresa, para que um documento seja aceito ele precisa garantir informações como:
- data da transação;
- valor;
- forma de pagamento;
- nome do fornecedor;
- descrição do gasto.
Além dos dados acima, ainda é possível que a organização solicite outras informações sobre a despesa para assegurar que a mesma seja ressarcida. Por isso, é fundamental entender o que é um comprovante de despesas e como definir o modelo correto para a sua empresa.
O que é um comprovante de despesas e qual sua importância?
Trata-se de um documento essencial para o processo de reembolso e para a prestação de contas do funcionário. Sem isso, o reembolso de despesas deixa de ser um direito obrigatório, já que não há nada que sirva como comprovação de pagamento.
Os comprovantes mais comuns são recibos, cupons fiscais, notas fiscais e notas de débito. Dentre eles, a principal diferença entre o recibo e a nota fiscal é a transferência de propriedade do bem adquirido. Já a nota de débito tem como objetivo direcionar gastos entre empresas, por exemplo.
Sendo assim, o comprovante é o dado que assegura a veracidade da despesa, gerando maior confiança ao financeiro e evitando riscos de fraude.
Além disso, as informações também auxiliam a gestão financeira a organizar os gastos, constatando o período em que aconteceram e o motivo do uso dos valores.
Quais outros documentos são aceitos como comprovante?
Os documentos mais utilizados são o recibo, as notas fiscais e o cupom fiscal, principalmente por apresentarem todas as informações necessárias para se comprovar um gasto.
Ainda assim, dependendo da política de reembolso da organização e como o processo é feito, existem outros tipos de documentos que podem ser usados para provar um gasto.
Dentre eles, podemos citar o extrato bancário e até uma fatura de cartão de crédito.
Digitalização de comprovantes: a tecnologia à favor da gestão financeira
“Perdi a nota fiscal, e agora?” Essa é uma alegação comum dos colaboradores que viajam a negócios pela empresa, mas nem por isso precisam se tornar uma dor de cabeça.
Em casos como o citado acima, o gestor se vê em meio ao conflito de o que determina a lei e o bom senso: reembolsar ou não? O primeiro passo é buscar alternativas de se comprovar o gasto, como uma fatura de cartão de crédito ou até mesmo entrando em contato com o estabelecimento.
Para evitar complicações como essa, existem ferramentas para criar notas fiscais digitalizadas. Assim que o gasto é realizado e o funcionário recebe o cupom, ele pode escaneá-la com o smartphone e carregá-la diretamente na plataforma Flash Expense. Lá, o gestor terá acesso ao documento, que ficará armazenado em nuvem, evitando riscos como o citado acima.
A Legislação brasileira aprova e até incentiva esta prática. A Medida Provisória (MP) nº 881 foi criada para desburocratizar os processos fiscais, reforçando a Lei n°13.105, que permitiu aos órgãos públicos aceitarem imagens como prova.
É visando garantir eficiência e facilidade no processo de reembolso que este recurso existe, e ainda contribui para uma comprovação de gastos mais ágil.
Com nosso recurso, as fraudes ficam para trás, o colaborador evita a perda e o tempo é otimizado.
Dentro da plataforma, é possível configurar alertas personalizados e um workflow de aprovações automatizado de acordo com a política de reembolsos da empresa.
Você ainda pode separar as despesas por categoria, o que facilita a visualização dos registros.
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