Quais as diferenças e como escolher entre reembolso ou cartão corporativo?

Escolher entre reembolso ou cartão corporativo pode ser um grande dilema para a sua empresa. Existem diversos tipos de processos automatizados para facilitar o dia a dia da sua gestão. É crucial contar com esses sistemas para evitar problemas financeiros, como fraudes, gastos desnecessários e a desorganização das despesas corporativas.

O sucesso e a sustentabilidade financeira de uma instituição depende dessa escolha, ou da junção delas. Nesse artigo você vai encontrar algumas situações do cotidiano empresarial para decidir se deve usar reembolso de despesas ou cartões corporativos.

As diferentes formas de gerenciar despesas corporativas

Gerenciar despesas corporativas permite um controle mais efetivo dos gastos, maior transparência nas transações e otimização dos processos financeiros. A seguir, entenda como funcionam dois importantes processos de gestão de despesas, o reembolso e o cartão de crédito corporativo.

Reembolso de despesas

Quando um funcionário utiliza seu próprio dinheiro para custear despesas corporativas, ele deve ser reembolsado. Essas despesas precisam estar relacionadas a atividade de trabalho e estabelecidas na política de reembolso da empresa.

Podem ser gastos com alimentação, deslocamento ou a compra de materiais de escritório, por exemplo. Lembrando que essas despesas não incluem bebidas alcoólicas, multas de trânsito e demais gastos indevidos do colaborador.

Através de comprovantes de despesas apresentados pelo colaborador, a empresa realizará o devido reembolso. É importante utilizar um sistema de reembolso eficiente para que esses processos não sejam feitos de forma manual, sujeitos a perdas e erros.

Com uma plataforma digitalizada como a Flash Expense, os processos de reembolso são muitos mais simples e ágeis. Basta que o colaborador anexe as notas fiscais ou recibos de pagamento pelo aplicativo e aguarde a devida aprovação de reembolso.

Esse sistema ainda pode gerar relatórios padronizados para que as auditorias de reembolso sejam facilitadas e a gestão financeira consiga reduzir custos.

Cartão corporativo

Os cartões de crédito corporativos inibem a necessidade de reembolso. Já que, ao invés das despesas serem pagas pelo colaborador e ressarcidas pela empresa, o pagamento é realizado diretamente pelo cartão.

A empresa pode disponibilizar um valor para as despesas semanais ou mensais de cada colaborador ou utilizar a função pós-pago. Nessa função, a empresa realiza o pagamento da fatura do cartão, sempre de acordo com as políticas de cartão de crédito corporativo estabelecidas.

Para evitar gastos excessivos e facilitar essa gestão, conheça a nossa planilha de controle de cartão corporativo para gestores. Com ela é possível personalizar as despesas de cada colaborador, controlar o orçamento e garantir uma prestação de contas eficiente.

Por que e quando usar reembolsos?

O reembolso corporativo é bastante flexível, o colaborador pode realizar o pagamento das despesas através de dinheiro em espécie, cartões de diversas bandeiras e outras formas de transações, como pix. Nesse caso, pode-se dizer que é menos limitado que cartões corporativos.

O controle de reembolsos exige que as despesas sejam justificadas e aprovadas, gerando mais segurança e assertividade para a empresa. Para empresas menores, um sistema de reembolso é menos complexo e mais econômico. As principais situações favoráveis para a utilização de reembolso são:

• viagens corporativas;
• eventos, reuniões ou atividades externas;
• compra de materiais e suprimentos para o dia a dia de trabalho;
• treinamentos e desenvolvimento profissional como cursos e inscrições;
• refeições com clientes ou parceiros;
• custos com impressões de documentos;
• estacionamento e demais despesas de rotina.

As vantagens e desvantagens

Entre as principais vantagens, podemos destacar a redução de custos, flexibilidade e adaptação de pagamentos. Em outras regiões ou países, os cartões podem não ser aceitos, além das taxas bancárias adicionais.

Por fim, um benefício do reembolso é a fácil implementação, tornando-o a escolha ideal para empresas em estágios iniciais ou com estruturas administrativas mais simples.

Sobre as desvantagens, o reembolso de despesas pode ser um processo demorado, quando feito manualmente para uma grande quantidade de funcionários. Uma vez que esse ressarcimento atrase, o colaborador pode ter prejuízos com o desfalque financeiro.

Quanto mais despesas, mais complexidade, além da necessidade de mais recursos administrativos. Também são mais suscetíveis a fraudes por não centralizarem os pagamentos.

Lembrando que essas vantagens e desvantagens são sobre o reembolso de despesas manual. Ou seja, os desafios apresentados podem ser solucionados pelo sistema de reembolso Flash Expense.

Por que e quando usar o cartão corporativo? Conheça as vantagens

O cartão de crédito corporativo centraliza as despesas da empresa. Dessa forma, é mais fácil concentrar os gastos realizados sem a necessidade de ressarcimento individual, apenas o pagamento automatizado dessas despesas.

A empresa ainda pode definir limites de gastos e categorias específicas de despesas autorizadas para cada cartão. As situações mais comuns para se usar cartões corporativos são:

• alto volume de despesas;
• viagens a trabalho frequentes;
• contratos e pagamentos periódicos com prestadores de serviços;
• quando a empresa precisa rastrear as transações específicas, como de projetos, clientes ou departamentos.

Os cartões corporativos são essenciais para reduzir o tempo gasto com a administração de despesas. Torna as despesas facilmente rastreáveis, proporcionando maior transparência e facilitando a auditoria financeira.

Outra vantagem interessante sobre os cartões corporativos são os programas de fidelidade. Alguns cartões corporativos oferecem benefícios como acumulação de pontos ou descontos em parceiros comerciais.

Esses benefícios podem gerar economia e vantagens adicionais para a empresa. Além de favorecer a cultura organizacional, a responsabilidade financeira e a política de compliance da empresa.

É necessário organizar a empresa para o uso de cartões corporativos, isso inclui principalmente o alinhamento das políticas. Para isso, o passo a passo para garantir a eficiência dos cartões corporativos é o seguinte:

• verifique se os cartões corporativos são a melhor escolha para a sua empresa;
• defina as diretrizes para o uso adequado dos cartões, como limites de gastos e categorias;
• realize treinamentos e demonstrações para os funcionários sobre o uso dos cartões;
• centralize a gestão para um melhor controle das transações;
• implemente um sistema de relatórios para monitorar, identificar tendências e avaliar a conformidade das transações;
• incentive a responsabilidade financeira, isso pode ser feito através de recompensas;
• por último, revise e adapte esses processos para ajustar conforme necessário e alinhar os objetivos da organização.

Por que escolher o Flash Expense?

Agora que você já sabe como funciona o reembolso de despesas corporativas e o cartão Flash Expense, já pode escolher o sistema de gestão ideal para a sua empresa ou integrar o seu ERP com a nossa plataforma completa e simplificada.

Cada empresa tem suas próprias necessidades e maneiras de realizar a gestão de despesas corporativas. Porém, toda empresa precisa pagar as despesas corretamente para evitar prejuízos financeiros.

Pensando nisso, a Flash Expense concilia o reembolso e o cartão de crédito corporativo para você ter as vantagens das duas soluções na sua empresa. Entre em contato agora mesmo e agende a sua demonstração, grátis por 7 dias!