Política de compliance: o que é, importância e como implementar na empresa
Você sabe o que é compliance? O termo surgiu há quase 50 anos junto com a criação do Banco Central dos Estados Unidos (FED). Voltado ao âmbito financeiro, tem como objetivo a segurança e estabilidade nas empresas.
Atualmente a aplicação da política de compliance no Brasil é uma das mais modernas do mundo. Com destaque a prevenção de lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo (PLD/FT).
Existem diversos modelos de política de compliance, dos mais simples aos mais complexos. Continue a leitura e aprenda tudo o que você precisa saber sobre política de compliance. Desde definições, por que é importante, como construir e comunicar corretamente.
O que é uma política de compliance e para que serve?
A política de compliance é um conjunto de diretrizes com a finalidade de garantir conformidade legal e corporativa nas empresas. Tem como objetivo identificar e solucionar práticas ilegais ou fora do código de conduta e ética estabelecidas pela empresa.
Essas diretrizes servem para combater a corrupção e fortalecer a reputação institucional. As políticas corporativas de compliance devem estar alinhadas às exigências éticas e transparência em todas as áreas da empresa.
As principais áreas afetadas pelo não cumprimento do compliance são o financeiro, fiscal, contábil, administrativo e trabalhista, pela sensibilidade das informações. Dessa forma, a política de compliance atua respaldando os regulamentos, normas e legislações, internos e externos, conforme as práticas de governança corporativa.
Leia também: Governança corporativa e compliance: qual a diferença e como se relacionam?
Qual a importância da política de compliance para a governança corporativa?
Implementar um programa de compliance na empresa eleva o nível de maturidade e organização das atividades. Em comparação a concorrência, uma empresa que emprega as diretrizes da política de compliance fortalece e preserva os princípios da governança corporativa.
A política de compliance e governança corporativa devem caminhar lado a lado para garantir que os processos regulatórios e a cultura da empresa estejam alinhados. A política de compliance é importante porque preza pela integridade e a transparência da empresa, entre outras razões como:
- possibilita negócios: a política de compliance contribui na realização do negócio, seja no setor público ou privado;
- propaga igualdade: a responsabilidade corporativa entre os sócios e todos os colaboradores é a mesma;
- responsabilidade objetiva: conforme lei, a pessoa jurídica é responsável pelas ações ilegais, nesse caso, a política de compliance atua minimizando esses riscos legislativos;
- diferencial competitivo: a eficiência da política de compliance é um importante diferencial em relação às demais práticas do mercado.
Benefícios que a política de compliance traz para a empresa
As boas práticas enriquecem a integridade, transparência e responsabilidade dentro da organização. Seguir os padrões do código de conduta e políticas de compliance corretamente geram benefícios notáveis, entre ele:
- gestão de riscos;
- proteção aos interesses da empresa;
- aumento de eficiência em relação aos comportamentos e atividades;
- redução de prejuízos financeiros e de punições legais;
- ganhos em produtividade e execução de processos;
- identificação e prevenção de fraudes;
- desenvolve confiança no ambiente de trabalho;
- consolida uma imagem positiva da empresa perante o mercado;
- retém talentos e desenvolve confiança no ambiente de trabalho;
- atrai potenciais clientes e investidores;
- melhora o relacionamento com os prestadores de serviços e funcionários;
- estabelece uma cultura corporativa justa e transparente, interna e externamente.
O papel da análise de compliance com a política
Analisar o compliance da empresa é fundamental para mitigar riscos associados a práticas inadequadas, como fraude, corrupção, favoritismo e violações regulatórias. O cumprimento das diretrizes da política de compliance atua nesse processo, minimizando erros, retrabalhos e inconsistências operacionais. Essa ação garante as conformidades legais e ajuda a identificar os pontos de melhoria. Outras funções da análise de compliance são:
- mapeamento e antecipação de riscos;
- monitoramento de conflitos de interesse de todos os stakeholders do negócio;
- revisão e atualização de procedimentos;
- coleta de feedback sobre a cultura e funcionamento das políticas estabelecidas;
- adequação da abordagem a partir de treinamentos e conscientização das práticas;
- garante o comprometimento e um controle interno mais eficiente.
Como estruturar e implementar a política de compliance?
Montar uma política de compliance pode ser mais fácil do que você imagina. Listamos 5 passos a seguir para instruir a estruturação de políticas de compliance para você entender como elaborar uma política de compliance eficiente.
- Estabeleça um comitê de ética e os códigos de conduta;
- Eduque sua equipe e faça auditorias internas;
- Crie canais internos de denúncias;
- Propague a transparência;
- Tenha métricas de desempenho bem definidas.
1. Estabeleça um comitê de ética e os códigos de conduta
Um comitê de ética competente é composto por representantes de diferentes áreas. A fim de fornecer orientações e supervisão do programa de compliance. Da mesma forma, o código de conduta deve elencar todas as regras e valores a serem seguidas por todos da empresa.
Essas duas frentes são contempladas na política de compliance como pilares para a execução das atividades e decisões da empresa.
2. Eduque sua equipe e faça auditorias internas
Realizar treinamentos e monitorar o desempenho da política de compliance garante que os processos estejam conforme estabelecidos.
É importante também promover a conscientização, realizando auditorias e educando os colaboradores a como implementar, ou adequar, as atividades à política de compliance.
3. Crie canais internos de denúncias
Um canal de denúncia eficiente deve ser confidencial, para que toda a empresa se sinta acolhida e segura. Precisa ser transparente e acessível, para que as violações sejam solucionadas conforme a política de compliance.
Na etapa de solução, é válido investigar de maneira imparcial o ocorrido. Isso ajuda a tomar as decisões necessárias para o bem estar de todos os envolvidos. Proteger os denunciantes fortalece diretamente os princípios de compliance que citamos ao longo desse conteúdo.
4. Propague a transparência
Disseminar a cultura da empresa também atua diretamente aos cumprimentos do compliance. Assim como gerar confiança, a transparência encoraja os colaboradores a compartilharem informações e situações relevantes. O que contribui para a política de compliance e o engajamento da empresa em prol de melhores práticas.
5. Tenha métricas de desempenho bem definidas
Avaliar a aceitação e os resultados da política de compliance, fica mais fácil com métricas bem definidas. Determinar a maneira que será feita essa conferência ajuda a organizar os processos e responsáveis.
As métricas de desempenho podem ser: porcentagem de conclusão de treinamentos, resolução de denúncias ou resultado das auditorias.
Ficou mais claro como implementar políticas de compliance? A Flash Expense tem diversos conteúdos e materiais ricos que podem te ajudar. Por exemplo, 5 passos para fortalecer a política de compliance dentro da empresa e modelo de política de reembolso.
Esses, entre outros modelos e planilhas, tem o propósito de facilitar a gestão corporativa da sua empresa com o sistema de gestão de despesas Flash Expense.
Influência da comunicação clara e efetiva para o cumprimento das políticas de compliance
Aqui, o papel de um chief compliance officer (CCO) é essencial, ele é o principal influenciador e comunicador da política de compliance estabelecida pela empresa.
Esse profissional é responsável por assegurar a governança corporativa e fortalecer o compliance. Também desempenha a conferência da política de compliance e a monitoria das condutas regulatórias e conformidades.
O cumprimento do compliance está diretamente ligado ao entendimento e proximidade com as diretrizes. A maneira de comunicar e cobrar as políticas de compliance é importante para gerar engajamento de todos os membros da organização. Isso pode ser feito através de incentivos para promover o cumprimento das políticas de compliance, como:
- promoções e bonificações;
- prêmios e recompensas;
- avaliação pessoal e;
- reconhecimento de todos os colaboradores, principalmente os integrantes do departamento de compliance.
Nesse processo, é preciso documentar as políticas de compliance e compartilhá-las com os colaboradores. Realize testes e treinamentos constantemente para reforçar a importância e a necessidade das diretrizes. Feito isso de maneira clara e afetiva, os resultados podem ser mais positivos, em comparação a imposições rígidas e pouco espaço para diálogo.
A relação entre a política de compliance e outras políticas
Todas as políticas corporativas são importantes, afinal, cada uma delas tem uma finalidade diferente para o mesmo propósito que é a conformidade legal. A política de compliance se relaciona, por exemplo, com despesas corporativas e despesas de viagem. Ambas possuem regras a serem seguidas, como a documentação e o monitoramento do cumprimento dessas obrigações.
O modelo de política de viagens possui diretrizes semelhantes e distintas a política de compliance. Por exemplo, ambas possuem foco na redução de fraudes, mas somente a política de viagens faz a gestão de despesas corporativas.
Embora o compliance tenha características únicas, alguns aspectos da política de compliance se relacionam as demais políticas corporativas em:
- objetivo e escopo;
- conformidade legal;
- padrões éticos;
- estabelecimento de diretrizes;
- responsabilidades e autorizações;
- controle de ações;
- prevenção de riscos;
- comunicação e treinamento.
Um ótimo exemplo de política de compliance aplicado a despesas de viagens é em relação ao registro e solicitação dos reembolsos. O colaborador precisa ser íntegro com os gastos acordados e reportar corretamente. Esse monitoramento pode ser feito através de cartões corporativos, garantindo maior segurança e transparência para o relatório de despesas.
