O que é prestação de contas na empresa e como fazer de maneira correta?
A prestação de contas é uma obrigação financeira que as empresas, instituições ou associações públicas têm.
Neste documento, são registradas todas as transações monetárias da organização em um determinado período de tempo.
É uma forma concreta de verificar os ganhos e gastos da companhia. Através dela, se obtém um valor jurídico na comprovação das próprias despesas e receitas.
Uma boa gestão financeira empresarial passa, prioritariamente, por uma prestação de contas bem estruturada. Só assim, gestores e sócios poderão enxergar, de maneira clara, como anda a saúde financeira do negócio.
Este relatório se faz muito importante, também, pela questão da transparência.
Além de gerar confiabilidade na sua organização, ajuda no sucesso de uma empreitada. Isto porque a transparência é fundamental para o sucesso. Com tudo às claras, fica mais fácil enxergar erros e corrigi-los rapidamente.
Neste conteúdo, vamos detalhar tudo o que um bom profissional financeiro precisa saber sobre a prestação de contas, como é feita, quem tem o dever de fazer e muito mais.
O que é prestação de contas?
É um relatório detalhado que contém todas as transações financeiras da empresa.
Ou seja, tudo o que é ganho e gasto pela companhia.
Trata-se de um balanço financeiro fundamental para instituições que dão importância máxima à transparência operacional.
Devem estar descritas neste documento as despesas detalhadas, entradas de dinheiro, com origem e o total de ativos e passivos, além de patrimônio líquido e bruto.
Leve em consideração os custos fixos e variáveis, o fluxo de caixa, gastos com viagens corporativas e tudo o mais que te ajude a elaborar este documento.
Este balanço pode ser feito mensalmente ou anualmente, como detalha a lei 10.406/02 do artigo 1.020 do Código Civil. Não é difícil entender do que se trata este balanço, mas quem deve fazê-lo pode ser uma dúvida.
Quem tem o dever de prestar contas?
Esta prática é obrigatória para recursos públicos, mas nem para todas as empresas privadas.
Há alguns tipos de empresas que estão livres da obrigação de ter que fazer um relatório financeiro detalhado. Entre elas, estão:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- EI (Empreendedor Individual);
- Eirelli (Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada).
Falamos das organizações que não têm obrigação de fazer este relatório, mas a obrigatoriedade de prestar contas aparece para:
- instituições públicas;
- associações sindicais;
- condomínios;
- associações filantrópicas;
- empresas que possuem sócios;
- cooperativas;
- clubes de recreação.
Em empresas e instituições, a prestação de contas deve ser aprovada em assembleias anuais, onde os membros são convocados por edital.
Quando falamos de uma associação, sindicato ou cooperativa, o balanço deve ser levado aos membros e aprovado por maioria simples.
Como é feita a prestação de contas?
Primeiro, é fundamental entender que a prestação de contas é feita no fim de cada exercício social. É o período pré-estipulado pela organização em que há a elaboração e construção dos relatórios financeiros.
Além do gestor ou CFO, é válido contar com a ajuda de um especialista na área contábil para ajudar a formular este documento.
Tudo isso deve ser feito antes da assembleia com os sócios, conforme indica o artigo 1.078 do Código Civil.
“A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de:
I - tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;
II - designar administradores, quando for o caso;
III - tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.”
Para evitar problemas jurídicos, esteja sempre atento às obrigações e exigências que a empresa tem.
Abaixo, listamos o que é necessário preencher dentro de uma prestação de contas na empresa.
O que deve constar na prestação de contas?
Na prestação de contas deve estar detalhado todas as operações financeiras feitas pela organização.
Entre os itens essenciais, estão:
- ativos;
- passivos;
- patrimônio bruto;
- patrimônio líquido;
- despesas (todos os gastos);
- receita (origem e valores).
Em quais situações a prestação de contas pode ser exigida?
Pela lei, não é obrigatório que a instituição preste contas fora do período de assembleias gerais, normalmente feitas uma vez por ano. Há, no entanto, exceções a esta regra.
Confira a seguir quais são:
- quando uma pessoa paga um consórcio ela pode exigir prestação de contas à administração do consórcio;
- quando há separação judicial, o cônjuge pode solicitar prestação de contas ao outro que ficou com a guarda dos bens enquanto não for resolvido a partilha;
- quando um titular de conta exige prestação de contas para a administradora do cartão sobre os encargos do mesmo.
Como a tecnologia te auxilia na tarefa de prestação de contas?
Assim como qualquer profissional financeiro, você já se viu perdido entre as várias planilhas de controle de despesas, não é mesmo? É hora de mudar isso.
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