Como funciona o adiantamento de despesas? Confira cuidados necessários
A gestão financeira de uma empresa envolve uma série de aspectos, incluindo o controle das despesas corporativas. Uma parte essencial desse processo é o adiantamento de despesas de viagem, que são recursos antecipados para cobrir os gastos durante viagens corporativas.
A solicitação de adiantamento de despesas é um procedimento comum nesse contexto. Ocorre quando os colaboradores preenchem um formulário de despesas, conforme a lei de adiantamento de despesas da empresa, para obter os fundos necessários.
Por sua vez, o recibo de adiantamento de despesas de viagem desempenha um papel crucial nesse processo. Ele serve para registrar os valores recebidos e as despesas realizadas pelos colaboradores. É importante ressaltar que, de acordo com os processos de adiantamentos e reembolso de despesas, os funcionários devem apresentar as notas fiscais e justificar seus gastos durante a viagem.
O adiantamento de despesas para a contabilidade não se limita apenas a viagens. Ele pode abranger o adiantamento de despesas miúdas e despesas fixas e variáveis do cotidiano empresarial. Geralmente, as empresas estabelecem um prazo, muitas vezes de três dias, para que os colaboradores apresentem a nota fiscal e solicitem o reembolso das despesas.
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O que é o adiantamento de despesas?
O adiantamento de despesas é uma transação financeira na qual uma empresa fornece adiantamentos em dinheiro a seus funcionários. Tem como objetivo cobrir os gastos relacionados a despesas comerciais ou corporativas.
Essas despesas podem incluir viagens a trabalho, compras de suprimentos, despesas de representação, refeições de negócios, entre outras.
A finalidade do adiantamento de despesas é garantir que os funcionários tenham acesso aos recursos necessários para realizar suas atividades profissionais.
Inclusive quando estão fora do escritório ou quando precisam realizar despesas em nome da empresa. Esse adiantamento é geralmente concedido com base em estimativas dos gastos esperados e é regulamentado por políticas internas da empresa.
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Referente ao adiantamento de viagens, confira o exemplo a seguir:
Suponhamos que um funcionário precise fazer uma viagem a negócios para uma outra cidade. O funcionário solicita o adiantamento das despesas de viagem e recebe uma quantia definida pela empresa, que pode ser baseada na estimativa dos custos esperados.
Por exemplo, se a estimativa total das despesas for de R$ 2.000, a empresa pode adiantar R$ 1.500 ao funcionário antes da viagem. Durante a viagem, o funcionário mantém todos os recibos e comprovantes de gastos. Após a viagem, ele apresenta esses documentos juntamente com o valor não utilizado do adiantamento (se houver). Dessa forma, ele é reembolsado pela empresa ou deve devolver o valor não utilizado.
Como contabilizar o adiantamento de despesas?
A contabilização do adiantamento de despesas envolve o registro correto das transações financeiras relacionadas a esse processo. Confira o passo a passo.
- Registro do adiantamento ou entrada contábil: indica que a empresa desembolsou dinheiro (débito) e que tem uma obrigação pendente com o funcionário (crédito).
- Prestação de contas: o funcionário deve apresentar o detalhamento das despesas e o devido comprovante de pagamento.
- Registro da prestação de contas: quando o funcionário presta contas, a empresa ajusta a contabilidade conforme a redução dos adiantamentos e o registro das despesas efetivamente incorridas.
- Reembolso ao funcionário: Se o valor das despesas reais for menor do que o adiantamento concedido, a empresa deve reembolsar o funcionário pela diferença.
Nesse processo uma dúvida importante é: quais os gastos podem ser gastos de adiantamento? A seguir listamos 10 despesas que podem ser antecipadas, são elas:
- despesas de viagem: passagens aéreas, hospedagem, refeições e transporte.
- despesas de entretenimento: jantares de negócios e eventos corporativos.
- despesas de T&D: cursos, seminários, workshops ou certificações.
- despesas de relocação: embalagem, transporte e hospedagem temporária.
- despesas de suprimentos: material de escritório, EPIs e ferramentas.
- despesas de refeições: restaurantes, lanchonetes e conveniências.
- despesas médicas: exames, consultas, remédios e tratamentos específicos.
- despesas de transporte: passes de transporte público, gasolina ou manutenção do veículo da empresa.
- despesas de home office: equipamentos de escritório, conexão à Internet e despesas de energia.
- despesas de marketing: promoção pessoal em eventos, conferências e feiras.
Veja outros pontos importantes para que o adiantamento de despesas seja eficiente e vantajoso para todos dentro da organização.
Entenda como funciona o Regime do Adiantamento
O Regime do Adiantamento refere-se ao conjunto de políticas e procedimentos que a empresa segue ao conceder e registrar adiantamentos de despesas. Isso inclui as regras para quem pode solicitar adiantamentos, as categorias de despesas elegíveis, os limites de adiantamento e os prazos para prestação de contas.
Defina o que são despesas reembolsáveis na sua empresa
Para evitar confusões, é importante estabelecer as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis. Isso pode incluir despesas relacionadas a viagens, material de escritório, alimentação em reuniões de negócios, entre outros.
Certifique-se de que os funcionários compreendam quais despesas podem ser adiantadas e posteriormente reembolsadas.
Crie um formulário de adiantamento de despesas
Desenvolver um formulário para solicitação de adiantamento de despesas é fundamental. Esse formulário deve incluir campos para informações como o motivo do adiantamento, a data da viagem ou despesa, a estimativa de custos e os detalhes bancários para transferência do adiantamento.
Facilite a visualização das diretrizes para todos os colaboradores
Tornar as políticas de adiantamento de despesas facilmente acessíveis a todos os colaboradores é essencial.
Isso pode ser feito criando um documento interno, como um manual de procedimentos, onde as diretrizes e os formulários estão disponíveis para consulta.
Determine como será a prestação de contas
É importante estabelecer um processo claro para a prestação de contas. Isso inclui definir um prazo para que os funcionários apresentem os recibos das despesas, bem como as informações necessárias para identificar cada despesa.
Os procedimentos de prestação de contas devem ser detalhados para garantir que todos os gastos sejam devidamente registrados e reembolsados.
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