O que é automação financeira e como otimizar reembolso de despesas

Por Yanick Gudim · 25 ago 2023

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A automação financeira refere-se à utilização de sistemas inteligentes para simplificar os processos financeiros de uma organização. Isso inclui a automatização de tarefas como:

• gerenciamento de fluxo de caixa;
• contas a pagar;
• emissão de notas fiscais;
• aprovação de despesas, e;
• relatórios e controle financeiro.

Automatizar ferramentas de gestão financeira é essencial para aumentar a eficiência, reduzir erros, economizar tempo e recursos. Isso ajuda a melhorar a precisão dos dados e fornecer insights em tempo real para tomadas de decisão informadas.

A importância da eficiência no setor financeiro se dá principalmente em relação a entrada e saída de recursos. Além disso, a otimização do departamento financeiro é essencial para realocar os gastos, reduzir desperdícios e garantir conformidade com as políticas da empresa.

Um sistema de automação financeira serve também para fornecer dados confiáveis e elaborar planos financeiros de curto e longo prazo. O crescente papel da tecnologia na automação financeira é visto através de ferramentas financeiras como softwares e sistemas integrados à gestão de despesas.

No caso do reembolso de despesas, por exemplo, é possível diminuir tarefas repetitivas e evitar erros humanos. Além de monitorar as despesas e integrar os meios de pagamento, agilizando os processos desde os pedidos de reembolso até os relatórios.

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Conceitos básicos de automatização financeira

Para entender como automatizar os processos financeiros, antes é necessário diferenciar os termos automação e automatização.

O dicionário define automação como o “funcionamento de uma máquina ou grupo de máquinas que, sob o controle de um programa único, permite efetuar, sem intervenção humana, uma série de operações contábeis, estatísticas ou industriais.”

Já a definição de automatização refere-se a “sistemas controlados por mecanismos eletrônicos ou mecânicos; automação”.

Isso significa que a automação é a inteligência por trás das ações executadas pela automatização. A Flash Expense pode ser considerada uma ferramenta de controle financeiro automatizada pois, através de um sistema inteligente e alçada de aprovação, realiza tarefas programadas sem a necessidade de preenchimento manual.

Existem diversas vantagens da automatização de processos para área financeira, a eficiência operacional é a principal delas. Outros 10 benefícios relevantes são:

1. registros financeiros mais precisos e consistentes;
2. diminuição de erros e retrabalhos;
3. fluxo de trabalho predefinido e otimizado;
4. acesso facilitado das informações;
5. agilidade empresarial em relação às mudanças de mercado;
6. auditorias e validações em conformidade;
7. comunicação e colaboração melhorada;
8. gestão de riscos aprimorada;
9. transparência e visibilidade;
10. foco estratégico.

Como fazer automação de processos financeiros?

Listamos um passo a passo prático de como é automatizar o financeiro de uma empresa para sanar as suas dúvidas. Confira.

• Identifique os processos financeiros: relacione os processos onde há a necessidade de automatização, como o processo de reembolso, por exemplo.
• Mapeie o fluxo de trabalho: pontue como funcionam os processos atuais, quais as etapas envolvidas e seus responsáveis.
• Selecione as ferramentas: pesquise as ferramentas de automação mais adequadas para suas necessidades. Existem diversos tipos de software de gestão financeira. A Flash Expense contempla uma série de soluções indispensáveis quando o assunto é automação financeira. Conheça 5 ferramentas para automatizar a área financeira da sua empresa com o nosso material gratuito.

• Configure as ferramentas: defina as alçadas de aprovação, regras automatizadas e a integração com os sistemas existentes.
• Treine a sua equipe: certifique-se de que todos compreendam como usar as ferramentas e como elas afetam os processos diários.
• Testes e ajustes: antes de implementar a automação, faça testes em cenários reais e ajustes necessários para garantir o funcionamento dos processos.
• Implementação gradual: se possível, comece por processos menos complexos ou críticos. Isso ajudará na adaptação da nova abordagem e a identificar possíveis desafios.
• Monitoramento: monitore os processos e colete feedbacks da equipe. Isso serve para identificar problemas e oportunidades de melhoria ao longo do tempo.
• Melhoria contínua: a automação não é um processo estático. À medida que a empresa cresce, é importante ajustar e expandir a automação para atender às novas demandas e desafios.

5 processos que podem ser mais eficientes com automação financeira

Agora que você já sabe como implementar e automatizar processos, veja quais processos podem ser beneficiados com essa automação.

Faturamento e cobrança automatizada

A automação financeira pode otimizar significativamente o processo de faturamento e cobrança. Com a automatização do faturamento é possível:

• definir ciclos de faturamento;
• gerar automaticamente faturas com base em contratos ou vendas;
• enviar faturas eletrônicas aos clientes, e;
• acompanhar os prazos de pagamento.

A cobrança também pode ser automatizada, com lembretes automáticos de pagamento. Isso reduz o tempo gasto em atividades manuais, melhora a precisão das faturas e ajuda a manter um fluxo de caixa saudável.

Conciliação bancária automatizada

A conciliação bancária envolve a comparação de transações financeiras da empresa com os registros bancários. A automatização desse processo permite:

• importar extratos bancários diretamente para sistemas financeiros;
• conciliar automaticamente transações;
• identificar divergências, e;
• reconciliar saldos.

Isso agiliza a identificação de erros e garante a precisão dos registros financeiros.

Gerenciamento de folha de pagamento

A automação na folha de pagamento envolve o cálculo automatizado de salários, deduções, benefícios e impostos. Através de sistemas de gerenciamento, as informações são inseridas uma vez e os cálculos são realizados automaticamente a cada ciclo de pagamento. Isso minimiza erros de cálculo, assegura o cumprimento das leis trabalhistas e simplifica a administração dos recursos humanos.

Emissão de relatórios financeiros

A automação de relatórios envolve a criação automatizada de balanços patrimoniais, análises de desempenho, demonstrações financeiras e de resultados. Dados precisos e atualizados ajudam a economizar tempo e permite uma visão mais clara da saúde financeira da empresa.

Reembolso de despesas

Automatizar o processo de reembolso é uma abordagem eficaz para agilizar a maneira como as empresas gerenciam as despesas incorridas por seus funcionários.

Nesse processo, os funcionários podem registrar e detalhar suas despesas através de uma plataforma digital, como a Flash Expense. É essencial anexar os recibos como comprovantes de pagamento para evidenciar as despesas e solicitar os devidos reembolsos.

Os benefícios dessa automação são diversos. Os funcionários economizam tempo ao eliminar formulários físicos e o departamento financeiro assegura a organização dos registros de despesas. Por fim, a análise financeira é facilitada através da revisão e aprovação automática dos reembolsos anexados.

Como automatizar reembolsos com a Flash Expense?

A Flash Expense é um software de gerenciamento otimizado para empresas de todos os tipos e tamanhos. Nosso sistema de reembolso funciona exatamente como descrito, ou seja, se você estava buscando uma ferramenta de automação eficiente, já encontrou.

Com a nossa plataforma de gestão financeira, basta integrar o ERP da sua empresa e realizar as configurações de categoria, aprovação e política de reembolso. Feito isso, integre a plataforma com os outros sistemas já utilizados, como de contabilidade e folha de pagamento. Determine o fluxo de aprovação e o processamento de pagamentos, em seguida, configure as notificações e os status das solicitações de reembolso.

Gere relatórios automáticos e lembre-se de realizar o monitoramento para garantir que essa sequência seja eficiente para a sua empresa. E pronto, você implementou automação financeira na sua empresa.