Qual a importância dos processos financeiros e como estruturá-los?
Os processos financeiros são essenciais para a gestão financeira de qualquer empresa. Evitam desperdícios e gastos inesperados, aumentam a produtividade do departamento e, por consequência, auxiliam a aumentar a rentabilidade da companhia.
Para se beneficiar dessas vantagens, é preciso contar com processos bem definidos e eficientes, que atendam às necessidades de todos os envolvidos.
De nada basta um procedimento que não funciona ou que não inclui, de maneira correta, as pessoas que precisam dele. Só assim será possível colocar um planejamento financeiro na prática corretamente.
Além da atenção voltada para o capital do negócio, os processos financeiros também são responsáveis por melhorar os resultados da companhia. Preparamos esse artigo para você entender, de forma simplificada, qual a importância dos processos financeiros, quais são os principais processos financeiros de uma empresa e como estruturá-los.
Quais são os tipos de processos financeiros?
Uma mesma empresa pode contar com diversos processos financeiros distintos, por exemplo, gestão de contas a pagar e a receber.
A gestão de contas a pagar e receber é o setor que controla a entrada e saída do dinheiro de uma empresa. A tesouraria é, geralmente, o setor responsável por esse processo financeiro que é um dos mais importantes para o bom desempenho e desenvolvimento da empresa.
O controle do fluxo de caixa também é um processo financeiro comum em empresas. Com ele, é possível avaliar e planejar o saldo das empresas, para que o capital de giro continue existindo. É, também por esse processo que se gerencia por saídas como reembolsos, adiantamentos e despesas viagens corporativas, entre outras.
A captação de recursos é o processo financeiro, que tem como objetivo levantar subsídios para a empresa. A captação de recursos pode ser feita por meio de empréstimos bancários ou recursos de investidores.
O faturamento é o processo responsável pela emissão de notas fiscais, controle de entrada e saída, acordos com a logística. Geralmente esse setor é gerenciado pelo setor de contabilidade ou fiscal.
O objetivo da gestão orçamentária é promover soluções para melhorar a rentabilidade e saúde financeira da empresa. A área é responsável por estruturar planos de orçamentos e realizar a análise de situações para entender quais são as melhores possibilidades de gerar receita e expandir os negócios.
Como estruturar processos financeiros?
Para que todos os processos financeiros estejam alinhados e funcionando da melhor forma possível, é necessário que alguns passos sejam seguidos, sendo eles:
- Análise dos processos atuais
- Identificação dos problemas
- Estabeleça as mudanças
- Utilize um software de gestão
- Determine o novo fluxo de trabalho
- Escolha indicadores de desempenho
- Coloque os novos processos em teste
- Realize melhorias contínuas
1. Análise dos processos atuais
Antes de tomar qualquer decisão, é necessário analisar qual é o atual cenário financeiro da organização. É nessa etapa que são analisados os processos; comece por definir o que é considerado o “início”, e o, “fim” de cada processo.
Por exemplo, se na sua empresa o processo de gestão de contas a pagar começa com a análise de NFs das viagens corporativas e termina com o reembolso dos funcionários. Assim facilita a delimitação de cada processo.
2. Identificação dos problemas
Depois de delimitar as etapas de cada processo, você pode visualizar o que não está funcionando em cada um deles.
Nesse passo é importante levar em consideração todas as falhas, por menores possam parecer, todas elas fazem diferença nos resultados da empresa.
3. Estabeleça as mudanças
Agora que as falhas foram reconhecidas, é hora de estabelecer quais serão as mudanças. Dessa forma é possível determinar quais serão os responsáveis por cada atividade e alinhar a equipe.
4. Utilize um software de gestão
A tecnologia é uma grande aliada do departamento financeiro. A utilização de softwares focados em gestão é uma forma segura de aumentar a produtividade operacional da sua empresa.
Ao automatizar o setor financeiro, as chances de erros manuais e descumprimentos de prazos é reduzida.
5. Determine o novo fluxo de trabalho
Após identificar os erros e estabelecer as mudanças, é hora de montar o novo fluxograma dos processos financeiros, determinando qual será o responsável por cada função.
Dessa forma, todos os colaboradores envolvidos saberão os passos exatos: o que deve ser feito por quem, quando e como.
6. Escolha indicadores de desempenho
Indicadores de desempenho são importantes ferramentas para medir se os processos financeiros estão de acordo com o esperado.
Os indicadores de desempenho também são conhecidos como KPI’s. É uma ferramenta poderosa para a tomada de decisões, afinal, com as métricas em mãos o diretor financeiro, ou o departamento responsável, pode visualizar quais estratégias funcionam e quais não.
7. Coloque os novos processos em teste
Agora é a hora de colocar os processos para funcionar!
Para verificar se as mudanças foram positivas, acompanhe indicadores de desempenho escolhidos. Se as melhorias não forem claras nos indicadores, é preciso repensar, fazer ajustes e testar novamente.
8. Realize melhorias contínuas
Após implantar e testar todas as melhorias, é necessário continuar com o bom trabalho. Ou seja, toda vez que um novo processo for colocado em operação, é preciso analisar os indicadores de desempenho e verificar a possibilidade de melhoria, buscando maior eficiência e lucratividade.
Como melhorar o fluxo dos processos financeiros?
A automatização dos processos financeiros pode ser a resposta dessa pergunta. Além de beneficiar as empresas com a padronização, também é possível organizar as tarefas por setor e manter uma rotina ordenada.
Para saber mais sobre como melhorar os processos financeiros, acesse nosso material educativo: 7 passos para melhorar os processos financeiros da sua empresa.
A utilização de softwares de gestão financeira pode reduzir etapas do processo, reduzindo assim, o tempo para execução de cada um dos estágios.
Além disso, é possível que - com a automatização dos processos -, os colaboradores tenham mais tempo para estarem disponíveis para outras tarefas.
O acesso ao histórico de ações também é um grande benefício da automatização, é possível ter acesso ao histórico e fazer buscas por informações de forma segura.
Outro grande benefício também é o cumprimento de prazos. Com um software de gestão de gastos, é possível ter controle do processo como um todo, além de reduzir as chances de erros causados por colaboradores.
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