Política de reembolso: exemplos, importância e como fazer
O reembolso de despesas é uma realidade na maioria das empresas que contam com colaboradores que precisam visitar clientes fora do escritório ou até mesmo viajar a negócios. No entanto, esse processo de comprovação de gastos e ressarcimento pode se tornar uma dor de cabeça quando não há uma política de reembolsos estruturada.
Mas o que é uma política de reembolso de despesas? Em resumo, trata-se do documento que guia todo o processo de reembolsos. Esse agrupamento de regras, normas e procedimentos, criado pelos gestores, define como o dinheiro da organização pode, ou não, ser gasto pelos colaboradores.
Além de fornecer informações valiosas para encaminhar o ressarcimento aos funcionários após gastos feitos em prol do trabalho, a política fortalece o compliance.
Se por um lado os gestores têm um documento para coordenar todo o processo de reembolsos, do outro estão os colaboradores, que passam a ter mais transparência sobre as permissões e boas práticas para o uso do dinheiro da companhia.
Neste conteúdo, vamos trazer tudo o que você precisa saber sobre a política de reembolso, desde a explicação sobre sua importância até exemplos práticos para mostrar como é aplicada no dia a dia das empresas.
Antes de seguir com a leitura, aproveite e baixe nosso modelo gratuito de política de reembolsos e comece a implementá-lo já.
A importância da política de reembolso de despesas
Se sua empresa ainda não conta com uma política estruturada, saiba que há riscos para a gestão financeira. Quando a companhia não deixa claro aos funcionários o que é e o que não é reembolsável, por exemplo, a possibilidade de problemas no processo e até fraudes aumenta muito.
O reembolso de despesas corporativas é necessário, mas também precisa de uma análise detalhada por parte dos gestores. Sem isso, a responsabilidade por falhas certamente cairá em cima deles. Um colaborador que não é reembolsado pode gerar até mesmo um processo trabalhista.
A política de reembolsos, por sua vez, afasta o risco desses e de diversos outros problemas, além de ajudar a tornar a rotina de todos os envolvidos mais simples. Dentre esses benefícios, podemos destacar:
- otimização do processo de reembolso;
- prevenção contra ações trabalhistas;
- aumento da produtividade;
- melhora na satisfação dos colaboradores.
Otimização do processo de reembolsos
Com todas as informações necessárias sempre à mão, não perde-se tempo precisando explicar mais de uma vez. Assim, evitam-se atritos referentes a como os processos são executados, uma vez que há transparência e um documento público para que todos os colaboradores possam consultar.
Os colaboradores que fazem viagens a trabalho passam a saber o que é reembolsável, o que é preciso para que eles peçam o ressarcimento e até quanto tempo levará até serem ressarcidos.
É claro que, além da política, há outros fatores que podem facilitar os procedimentos. Com a Flash Expense, empresas integram suas políticas de reembolso na plataforma para configurar alertas personalizados que serão disparados visando fazer com que as regras sejam cumpridas pelos funcionários.
Esse tipo de funcionalidade é apenas uma das facilidades que ajudam o departamento financeiro a otimizar processos e tornar sua rotina cada vez mais eficiente.
Prevenção contra ações trabalhistas
O reembolso é obrigatório por lei desde que o funcionário apresente um comprovante de pagamento referente ao gasto. Com a política bem aplicada, caso o colaborador resolva processar a organização, a empresa terá como prova que o mesmo tinha conhecimento sobre as condições de reembolsos.
Além disso, a política também ajuda a guiar o gestor sobre tudo o que precisa ser documentado e armazenado para preservar a empresa contra possíveis riscos trabalhistas.
Aumento da produtividade
A política de reembolso aumenta a produtividade tanto do colaborador quanto do gestor. Uma vez que as alçadas de aprovação já estão definidas, não há a necessidade de análises demoradas sobre as despesas e solicitações que o colaborador poderá fazer.
Dessa forma, o gestor não precisará gastar tempo conferindo gastos diversas vezes para aprovações mais simples, por exemplo.
Melhora na satisfação dos colaboradores
A otimização dos processos, menos burocracia, mais agilidade e transparência corroboram para uma satisfação maior dos funcionários que precisam recorrer aos reembolsos.
Com as informações claras para todos na empresa, o funcionário sabe o que deve e o que não deve fazer seguindo de acordo com as normas da política de reembolsos. Dessa forma ele não fica perdido e se sente amparado mesmo em situações de emergência, o que promove o Duty of Care na sua organização.
Tipos de política de reembolso: 3 exemplos para usar na sua empresa
Todos os tipos de política de reembolso devem conter informações sobre como vai acontecer a solicitação do reembolso e o processo de prestação de contas. Seja para viagens corporativas ou para qualquer outra necessidade, esses itens precisam estar totalmente claros.
No entanto, há três tipos diferentes de política que podem ser utilizadas de acordo com a melhor aplicação no seu modelo de negócio:
- política de reembolso flexível;
- política de reembolso simples;
- política de reembolso detalhada.
Política de reembolso flexível
Um modelo com flexibilidade ajuda a manter os interesses, tanto da empresa quanto do colaborador, mesmo que imprevistos aconteçam.
Utilizado principalmente por organizações que prestam serviços a terceiras, esse tipo de política prevê maior cobertura. Mesmo que as diretrizes da contratada não prevejam o ressarcimento dos mesmos gastos, esse modelo mais flexível assegura que nenhum dos lados saia lesado.
Por isso a flexibilidade é importante, pois quanto mais cobertura ela oferecer à empresa e aos funcionários, melhor.
Política de reembolso simples
Trata-se de um modelo mais enxuto, onde as despesas são descritas sem a necessidade de um detalhamento muito profundo.
Para fazê-la, você pode começar separando as despesas em categorias, e o que é reembolsável dentro desses grupos.
Mesmo sendo simples, ainda é preciso informar se serão aceitos recibos, cupons ou apenas notas fiscais como comprovante, além de acusar quando é permitido usar aplicativos de transporte, condições para compra de passagem, entre outros.
As notas fiscais digitalizadas auxiliam muito em toda a gestão, assim como o armazenamento em nuvem, disponível dentro da plataforma Flash Expense.
Política de reembolso detalhada
Este tipo de política também é conhecida como completa. Nela, deve haver informações sobre a autoridade e responsabilidade do colaborador, principalmente no que diz respeito aos seus deveres enquanto estiver fora do local de trabalho habitual.
Tópicos como reserva e compras de passagens, além de aluguel de veículos, também devem estar bem descritos. Fora isso, é bom ter acusado quantos níveis de aprovação são necessários para cada despesa.
Agora que você conhece os tipos de política, vamos à prática.
Como criar uma política de reembolso de despesas corporativas?
O primeiro passo para desenvolver sua própria política de reembolsos é compreender os processos que já existem e buscar otimizações para os gargalos operacionais. Para isso, responda às perguntas abaixo aliando um cenário ideal com a situação atual dos procedimentos.
- Como as solicitações devem ser feitas?
- Quais despesas serão reembolsadas pela empresa?
- Como a prestação de contas será feita?
- Quais tipos de comprovante serão aceitos?
- Qual o prazo para prestação de contas e quanto tempo o colaborador levará até ser reembolsado?
A resposta para essas cinco perguntas já te darão uma noção básica para iniciar uma política eficaz. Depois de respondê-las, está na hora de colocar a mão na massa.
Abaixo, listamos 8 passos simples para te guiar em como criar uma política de reembolso de despesas:
- liste as despesas reembolsáveis tendo a lei como base;
- firme para quem e quando o adiantamento de despesas é aplicável;
- depois calcule e defina os valores de reembolso para cada despesa;
- faça um orçamento previsto para viagens;
- determine como deve ser feito a prestação de contas;
- fixe um prazo para a prestação de contas de cada despesa;
- defina o que é aceito para comprovar despesa;
- estabeleça como a política será implantada e fiscalizada.
Com esse esqueleto pronto você pode adicionar os prazos para reservas de passagens e hotéis, além de diversos outros fatores necessários. O próximo passo é integrar a tecnologia à sua política de reembolsos.
Com a Flash Expense, é possível disponibilizar o documento para todos os funcionários de maneira simples e fácil. Você ainda pode configurar alertas e regras personalizadas de acordo com a política, automatizar o fluxo de aprovações e até armazenar as notas fiscais digitalizadas em nuvem.
Tudo fica mais simples, ágil e eficiente. Quer descobrir como estamos ajudando milhares de empresas a otimizar os processos de reembolso de despesas?
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