4 passos para montar um processo de reembolso de despesas eficiente

Por Yanick Gudim · 6 mai 2021

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A principal missão de um gestor financeiro dentro de uma empresa é garantir que a operação seja lucrativa. Para isso, ter total controle financeiro é fundamental.

Em companhias onde viagens corporativas e reuniões externas fazem parte da rotina dos colaboradores, o processo de reembolso de despesas faz toda a diferença.

Quando não há um método eficiente, gastos desnecessários resultam em prejuízos financeiros para o caixa.

O dinheiro utilizado para o adiantamento de despesas ou reembolso pode ser perdido em meio ao procedimento. É muito comum haver pagamentos duplicados, por exemplo, o que onera diretamente a empresa.

Diante deste cenário, um processo de reembolso de despesas bem definido se mostra essencial para empresas que buscam otimizar o controle de gastos e aumentar a lucratividade do negócio.

Mas como montar esse processo e fazer com que seja eficaz? Ao longo do conteúdo, vamos trazer tudo o que você precisa saber para criar o método ideal e aplicar na companhia em que você trabalha.

A importância da organização do processo de reembolso

Sem organização, não há como ser efetivo. No ambiente financeiro da empresa, isso se torna uma verdade indispensável para gestores, analistas e todos os outros profissionais atuantes.

Um erro ou falha no processo pode representar uma perda para o caixa. Se isso se tornar recorrente, podemos ver uma ‘bola de neve’ criando um prejuízo enorme e pouco visível para os gestores, que irão descobri-lo apenas quando houver uma auditoria ou revisão das operações financeiras.

Esse problema, normalmente, cai sobre os ombros do responsável pelo departamento financeiro. Parte deste colaborador a necessidade de organizar o todo o processo de reembolso de despesas corporativas para que não haja dores de cabeça no futuro.

Ou seja, se você é um gestor ou profissional do setor financeiro dentro de uma empresa, fique tranquilo. Vamos te ajudar a não correr esse risco.

Como montar um processo de reembolso de despesas eficiente? Siga esses 4 passos

Não há uma fórmula mágica ou planilha que vá te ajudar a montá-lo da melhor maneira, mas existem caminhos que facilitam e eliminam possíveis falhas.

Dentro de um processo bem definido, precisamos destacar 4 itens indispensáveis:

1. estabelecer prazos para entrega de recibos e reembolsos;
2. determinar o que é reembolsável e o que não é;
3. apontar quais são as obrigações para reembolso;
4. desenvolver um fluxo e alçadas de aprovação.

Abaixo, detalhamos cada um dos pontos e o que você precisa fazer para implementá-los dentro do método na rotina da sua empresa.

1. Estabelecer prazos de entrega para recibos e reembolsos

Ordenar os prazos para receber notas fiscais vai te auxiliar em toda a organização do processo.

Os funcionários que viajam a negócios ou saem para reuniões externas precisam saber até quando vão poder entregar os recibos e seguir essa determinação.

Ao criar essa regra, é recomendado que ela seja incluída na política de reembolsos e delimite o ressarcimento dos colaboradores. Uma vez que não cumpram os prazos para a entrega dos recibos, a empresa não fará o reembolso.

Nos prazos, você também vai precisar apontar o prazo para o ressarcimento. Defina quanto tempo vai ser necessário para que o funcionário receba os valores gastos, da solicitação de reembolso até o pagamento.

Se sua empresa ainda não conta com uma política de reembolso, confira nosso material completo e saiba como criá-la.

2. Determinar o que é reembolsável e o que não é

Sejam companhias onde há viagens corporativas recorrentes, que tenham equipes externas ou mesmo que contem com executivos que precisam visitar clientes, todas vão lidar com algum tipo de ressarcimento ao funcionário em algum momento.

Assim, é muito importante definir quais gastos podem e quais não podem ser reembolsados pela empresa.

Despesas diretamente ligadas ao exercício das funções do colaborador precisam ser ressarcidas. Dentre elas, podemos citar as mais comuns:

• passagens aéreas;
• alimentação;
• hospedagem;
• deslocamento e transporte;
• lavanderia;
• estacionamento.

No entanto, é preciso ficar atento para que não haja fraudes ou atitudes que geram perdas desnecessárias para o caixa.

Deve ser feita uma análise para definição de um teto de gastos para cada tipo de viagem e/ou reunião externa.

Se isso não for bem especificado, o funcionário poderá optar pelo hotel e o restaurante mais caros para gastar o dinheiro da empresa.

3. Apontar quais são as obrigações para o reembolso

Depois de estabelecer as duas etapas anteriores, é hora de apontar o que é necessário para fazer o ressarcimento de despesas.

Lembre-se: o colaborador só pode ser reembolsado caso apresente um documento fiscal que comprove o gasto. Ou seja, notas fiscais e recibos são obrigatórios para que o gestor registre as despesas e reembolse o funcionário.

Sem isso, há risco de fraudes no processo de reembolso.

4. Desenvolver um fluxo e alçadas de aprovação

Com as definições acima, o procedimento estará quase pronto para ser colocado em prática. Por fim, mas não menos importante, temos as aprovações para reembolsos.

Companhias de grande porte contam com diferentes níveis de hierarquia.

Uma viagem simples para outro estado pode não precisar da validação de um gestor, mas e quando um executivo viaja para outro país e precisa despender um alto valor entre passagem aérea, hospedagem e outros gastos?

É aí que entram as aprovações.

Dentro do procedimento, os gestores precisam estabelecer qual tipo de gastos terão a necessidade de aprovação, quem será o responsável por validar os reembolsos e também por averiguar os relatórios de despesas.

O melhor é que o processo seja enxuto e não muito burocrático. Se houver muitas etapas para que a aprovação do reembolso seja feita, a empresa perde eficiência e deixa de otimizar os processos.

Muitas vezes a aprovação passar somente pelo gestor da área e pelo responsável financeiro já é o suficiente.

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Como a tecnologia auxilia no processo de reembolsos?

Ferramentas como a Flash Expense proporcionam a automação de tarefas repetitivas, padronização de informações, facilidades no dia a dia e diversos outros benefícios.

Ainda é possível digitalizar documentos e recibos com o smartphone, realizar aprovações rapidamente e gerar relatórios com apenas um clique. Isso facilita muito a vida, tanto do gestor quanto do colaborador.

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