Modelo de reembolso: por que e como padronizar os pedidos?

Por Yanick Gudim · 7 fev 2022

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O reembolso de despesas é um procedimento padrão para empresas que têm funcionários visitando clientes constantemente ou até viajando para compromissos de negócios. No entanto, sem um modelo de reembolso, os processos podem se tornar uma verdadeira dor de cabeça.

Ao padronizar pedidos de reembolso com um modelo, tanto gestores quanto colaboradores a serem reembolsados saem ganhando. Evitam-se erros de cálculo e até ressarcimentos duplicados, além de prevenir a organização contra fraudes e deixar as regras mais claras para todos os envolvidos.

Para tornar isso possível, é necessário que a empresa tenha um modelo de solicitação de reembolsos. Neste documento, haverá todas as informações necessárias para que o colaborador seja ressarcido corretamente e cumpra com as regras da política de reembolsos.

Assim, os solicitantes não precisam reenviar nada porque já sabem exatamente o que é preciso. Enquanto isso, os gestores já recebem os pedidos prontos para serem analisados, o que otimiza sua rotina.

Neste conteúdo, vamos trazer dicas valiosas para te ajudar a criar seu modelo de reembolsos padronizado. Acompanhe a leitura

Como padronizar o pedido de reembolso?

A melhor forma de solicitar um reembolso varia de acordo com a política interna de cada empresa, assim como os documentos exigidos. Ainda assim, há algumas informações que devem sempre constar em um pedido.

Dados como tipo de despesa, data do gasto, valor e forma de pagamento, por exemplo, precisam sempre estar descritos. Dessa forma, a solicitação fica mais completa e com todas as informações necessárias para dar início ao processo de reembolso.

Se a sua empresa ainda não conta com uma política de reembolsos consolidada, saiba que está correndo sérios riscos. Aproveite para fazer baixar agora mesmo nosso modelo gratuito de política de reembolsos e comece a implementá-lo imediatamente.

Agora, é hora de explicarmos, em 2 etapas simples, como padronizar seu modelo de reembolsos. Confira abaixo.

1. Defina as informações necessárias

É importante ter indicado todos os dados importantes para que uma solicitação de reembolso seja feita. Valores de cada gasto com produto ou serviço deve estar acusado, junto dos documentos e comprovantes exigidos.

É importante, também, ter o nome de quem está solicitando a restituição, sendo bom pensar em adicionar um campo para uma breve justificativa sobre o gasto, local e data.

Assim, você garante ainda mais controle e organização, já que sabe exatamente com qual período se relaciona aquele gasto, além de onde e porque ele foi feito.

Isso permite ao gestor também elaborar históricos e relatórios de viagem para facilitar a construção de orçamentos futuros. Caso você já seja cliente Flash Expense, tudo isso passa a ser ainda mais fácil com nosso painel de relatórios, onde as despesas são registradas e o gestor pode ter total acesso para consultas em tempo real.

2. Determine quem vai receber e aprovar as solicitações

Definir quem serão os responsáveis por receber os pedidos e aprová-los também faz parte do modelo de reembolsos. Só assim será possível otimizar o processo e assegurar que a gestão não fuja do controle.

Esse alinhamento faz parte da política interna, que definirá os níveis de aprovação de despesas de acordo com limite de valor ou mesmo hierarquia de cargos. Gastos com diárias de viagem acima do teto estipulado, por exemplo, precisam ser previstos para evitar gargalos no procedimento padrão.

Isso economiza o tempo de todos porque não passa por mais de uma pessoa se não há necessidade para isso. Se um gasto precisa ser analisado por um indivíduo só, somente ele o revisa.

Assim, os colaboradores que viajam sabem o que precisam mandar para quem, agilizando ainda mais o processo.

Modelo de solicitação de reembolso

Agora que você já sabe o passo a passo para padronizar um modelo, vamos a uma dica prática. Abaixo, listamos informações cruciais para incluir nos pedidos de reembolso dos colaboradores. Além de facilitar o processo, também serão essenciais para a consolidação de outros documentos, como o relatório de viagens.

Dentre os principais dados, podemos destacar:

• nome do colaborador;
• valores e descrição detalhada dos gastos;
• local de destino;
• data da viagem;
• dados da empresa;
• breve justificativa;
• assinatura do funcionário.

O próximo passo será incorporar o pedido de reembolsos ao relatório de despesas de viagem corporativa (RDV). Você também pode baixar nosso modelo gratuito de relatório e começar a utilizá-lo imediatamente.

Modelo de pedido de reembolso simples

Este modelo inclui as informações necessárias para efetuar uma solicitação de ressarcimento, mas com menos detalhes. Nesta referência há:

• nome e CPF do colaborador;
• valor solicitado;
• local de destino;
• período da viagem;
• nome da empresa;
• descrição dos gastos e comprovantes.

Confira o modelo abaixo:

Eu,_________________________________________________________, cujo CPF______________, venho, por meio desta, solicitar reembolso no valor total de R$ _____________, referente a gastos feitos em viagem para _____________ realizada entre____ e ____ em nome da _____________ conforme descritos abaixo e comprovados por meio de documentação específica anexa a esta:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________, ________ de ________ de________.

Modelo de pedido de reembolso detalhado

Este modelo de solicitação de reembolso inclui dados mais detalhados sobre o funcionário, empresa e sobre a viagem. Nesta referência, você encontra:

• nome, CPF e RG do colaborador;
• nome e CNPJ da empresa;
• valor solicitado;
• local de destino;
• período da viagem;
• objetivo da viagem;
• descrição dos gastos e comprovantes.

Veja o modelo abaixo:

Eu, ___________________________________________, cujo CPF _____________ e RG nº __________________, solicito da empresa _________________, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ ______________, o reembolso de R$_____________ , referente a gastos feitos com diárias relativas a viagem à __________ – ___, incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de _______ à ______, com a finalidade de _______________. Estão contempladas no valor recebido a restituição de gastos durante a viagem conforme descrito abaixo:

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ___________________________________________

__________, ________ de ________ de________.

Recibo de reembolso [bônus]

Outro benefício da padronização é a facilidade na hora da prestação de contas dos colaboradores. Com um recibo de reembolso de despesas, você aumenta o controle dos gastos e evita pagamentos duplicados.

Além disso, garante segurança, transparência e menos dor de cabeça aos colaboradores na solicitação. Enquanto isso, o gestor fica mais tranquilo porque as fraudes são minimizadas.

Confira um modelo de recibo para reembolso a seguir:

Eu, ____________________________________,________________ (nacionalidade), ________________(estado civil), ______________(profissão), cujo CPF _____________ e RG nº __________________, recebi de ______________(nome da empresa), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº __________________, a importância de R$ ______________, ______________________ (valor por extenso), referente ao pagamento de ________(quantidade) diárias referente a viagem à ____________(cidade) – _____(UF), incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de ________ à ________, com a finalidade de ______________(objetivo da viagem).

Estão contempladas no valor recebido, o ressarcimento de gastos como:

(descrição da despesa com data)

___________ – _____, _______ de _________ de _______

_________________________________________

(assinatura)

__________________________________________________

(nome do recebedor)

Como organizar os pedidos de reembolso?

Lidar com muitos pedidos de reembolso não é tão fácil quando falamos de solicitações via e-mail, pilhas de recibos e papéis, além de diversos outros procedimentos manuais. É por isso que a Flash Expense está investindo cada vez mais em tecnologias que facilitam a rotina da gestão de despesas corporativas.

Com a plataforma online, é possível administrar gastos dos funcionários em tempo real, comparar custos e até aprovar solicitações diretamente do seu smartphone. Os arquivos são salvos em nuvem, evitando a descentralização de informações e até o risco de perda de documentos.

Além disso, ainda é possível configurar alçadas de aprovação, avisos e regras personalizadas para automatizar todos os procedimentos básicos da gestão de reembolsos. Tudo isso sempre visando a otimização de processos e o ganho de tempo e segurança operacional para todos os envolvidos.

A Flash Expense revoluciona a sua gestão de despesas de forma simples e prática, enquanto você não deixa mais dinheiro na mesa. Quer saber mais? Entre em contato e faça um teste grátis da nossa plataforma para a sua empresa.