O recibo vale como comprovante de pagamento? Veja o modelo de recibo ideal

Por Yanick Gudim · 10 ago 2023

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Você sabe o que define um comprovante de pagamento? Esse documento atesta uma transação financeira realizada, comprovando que um pagamento foi efetuado e recebido.

Em um comprovante de pagamento, é informado o valor, a data, as informações do beneficiário e, em alguns casos, o motivo do pagamento. Por exemplo, em recibos de reembolso de despesas corporativas.

Dessa forma, um recibo é um comprovante de pagamento, assim como as notas fiscais, pois cumpre a função de registrar que o destinatário recebeu o pagamento. O recibo de pagamento é uma maneira de extinguir dívidas e obrigações, mas o que diz a lei sobre recibos?

A Lei 8.846/94 diz que “a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

Acompanhe a leitura e aproveite nosso exemplo de modelo de recibo de pagamento.

Qual a importância dos comprovantes de pagamentos para a empresa e o colaborador?

Para a empresa, a quitação de débitos é importante principalmente em relação ao cumprimento das obrigações legais e contratuais. A empresa precisa manter registros precisos dos pagamentos efetuados para fins contábeis e fiscais.

Os comprovantes de despesas são essenciais para auditorias internas e externas. Eles comprovam a conformidade com as políticas financeiras e de recursos humanos da empresa. Dessa forma, a gestão financeira da empresa consegue monitorar os gastos com fornecedores, serviços, impostos e outras despesas, ajudando no controle de custos.

Para o colaborador, os recibos servem como comprovação de renda, e podem ser exigidos para várias finalidades, como financiamentos ou na solicitação de crédito. Ajuda a controlar os salários, descontos e benefícios e são uma prova dos direitos trabalhistas.

No momento da declaração do Imposto de Renda, os recibos são documentos essenciais para comprovar os rendimentos e os descontos realizados, entre outros benefícios na organização e segurança financeira.

A diferença entre recibo e nota fiscal como comprovante de pagamento

A principal diferença entre recibo e nota fiscal como comprovante de pagamento está na natureza e no propósito desses documentos.

O recibo deve ser emitido pelo credor (recebedor) da quantia paga ou por alguém autorizado por ele, atestando o recebimento de um pagamento. Geralmente é usado entre pessoas físicas ou entre uma pessoa física e uma empresa. É emitido somente após a realização do pagamento e tem tributação como pessoa física.

Já a nota fiscal é sempre emitida por um CNPJ ao realizar uma venda de bens ou prestação de serviços a outra empresa ou pessoa física. A nota fiscal nem sempre é válida como comprovante de pagamento, pois pode ser emitida antes do recebimento da transação comercial. Sua transação ocorre através de pessoa jurídica, permitindo o registro e a declaração das operações.

O detalhamento da nota fiscal contém o valor da operação, a descrição dos produtos ou serviços, identificação do emitente (vendedor) e do destinatário (comprador), data de emissão, entre outras informações fiscais, legais e tributárias.

Os diferentes tipos de recibos de pagamento

Os recibos de pagamento são fundamentais para garantir a transparência, a comprovação e a segurança nas transações financeiras. É importante observar a lei para comprovantes de pagamento aplicável a cada tipo de transação para garantir sua validade e conformidade.

Utilizar um modelo de comprovante de pagamento e seguir as orientações legais contribui para uma prestação de contas organizada. Além de proteger tanto o pagador como o beneficiário em caso de necessidade de comprovação futura. Confira 8 tipos de recibos.

1. Recibo de prestação de serviços simples: utilizado quando um prestador de serviços realiza uma atividade e precisa confirmar o recebimento do pagamento;
   
2. Recibo de pagamento complementar: utilizado quando um cliente ou empregador realiza um pagamento adicional a um valor que já havia sido pago anteriormente;
   
3. Recibo de pagamento de mão de obra: está relacionado à remuneração de colaboradores pela prestação de serviços;
   
4. Recibo de pagamento de locação: comprova o pagamento de aluguel de um imóvel, conforme a Lei do Inquilinato que regulamenta a relação entre locador e locatário;
   
5. Recibo de quitação antecipada: quando o pagamento é efetuado para quitar uma dívida, obrigação ou serviço antes dele ser realizado;
   
6. Recibo de pagamento de entrada: quando um cliente realiza um pagamento parcial como sinal ou garantia de um produto ou serviço;
   
7. Recibo de pagamento autônomo (RPA): trata-se do comprovante de remuneração para profissionais independentes. Esses profissionais são pessoas físicas e não possuem vínculo empregatício, o recibo deve conter o serviço prestado e a natureza do trabalho;
   
8. Recibo de pagamento de parte da dívida: emitido quando um devedor realiza um pagamento parcial de uma dívida para redução do saldo devedor.

Mas afinal, o recibo vale como comprovante de pagamento? Quando é válido?

Sim, o recibo é considerado um comprovante de pagamento. Ele atesta que um pagamento foi realizado e recebido, servindo como prova tangível da transação financeira.

Para que o recibo seja válido, ele deve atender aos seguintes critérios:

• identificação das partes (pagador e beneficiário);
• descrição do pagamento (serviço, compra ou outro motivo de pagamento);
• assinatura do beneficiário e do pagador;
• registro e arquivo abertos para consulta se necessário;
• conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis à transação específica.

Outras dúvidas sobre recibos

• Um recibo de pagamento pode ser feito à mão?

Sim, um recibo de pagamento pode ser feito à mão. Não há uma exigência legal específica sobre o formato do recibo, desde que ele contenha as informações necessárias para comprovar o pagamento.

No entanto, para garantir maior clareza e informações ambíguas, é recomendado que o recibo seja elaborado de forma legível, sem rasuras.

• Um recibo de pagamento tem validade jurídica?

Sim, o recibo de pagamento possui validade jurídica, desde que seja um documento verdadeiro e autêntico, com as informações corretas e completas. Ele é considerado como prova documental em casos de disputas ou controvérsias relacionadas à transação financeira.

É importante que o recibo seja emitido com base em uma transação ou operação real, ou seja, que o pagamento efetivamente tenha ocorrido. Caso contrário, a falsificação ou a elaboração de recibos fraudulentos pode caracterizar crime ou fraude.

Como fazer um recibo comprovante de pagamento?

Você pode utilizar um modelo de recibo pronto ou construir o seu próprio modelo, basta salvar o documento original para padronizar os comprovantes de quitação da sua empresa. O passo a passo de como fazer um recibo de pagamento simples e completo inclui as seguintes informações:

• cabeçalho: nomeie o documento para deixar claro o objetivo do recibo;
  • por exemplo: "recibo de pagamento - reembolso de despesas em viagens corporativas".
    
• identifique as partes: adicione o nome completo ou a razão social do pagador e do beneficiário, além do número do CPF ou CNPJ de ambas as partes;
  
• descrição do recebimento: relate as despesas, os valores e as datas realizadas;
  
• descrição da despesas: se possível, detalhe as despesas numa lista de itens para identificar mais facilmente os valores e os motivos;
  
• informe o valor: o local e a data do recibo por extenso;
  • por exemplo: R$100,00 (cem reais), São Paulo, dia 10 de agosto de 2023.
    
• identifique a forma de pagamento: transferência bancária, cheque, entre outros; e
  
• por fim, dedique um espaço do documento para as devidas assinaturas.

Se aplicável, pode-se inserir informações e outros tipos de documentos como referência ao Código de Defesa do Consumidor (CDC). Isso serve como uma declaração de que o valor foi efetuado em conformidade legal.

Outras referências importantes que podem contar em recibos de pagamento são:

• em quanto tempo o colaborador deve receber o pagamento em conta;
• mencionar caso haja despesas relacionadas a planos de saúde;
• e se o pagamento atual for referente a despesas realizadas no ano anterior.

Um modelo básico de recibo de pagamento pode ser:

RECIBO DE PAGAMENTO - [identificação do tipo de recibo]

Eu, [nome do pagador], [CPF/CNPJ do pagador], declaro que efetuei o devido pagamento das seguintes despesas ao Sr./Sra. [nome do beneficiário], [CPF/CNPJ do beneficiário].

Descrição das despesas:

1. [descrição da despesa 1]: R$ [valor da despesa 1]

2. [descrição da despesa 2]: R$ [valor da despesa 2]

3. [descrição da despesa 3]: R$ [valor da despesa 3]

...

Total: R$ [valor total do pagamento]

Data do pagamento: [data do pagamento]

Forma de pagamento: [especificar o meio de pagamento]

Assinatura do beneficiário: ______________________

Assinatura do pagador: _________________________________

Boas práticas para emissão e guarda de recibos e comprovantes de pagamento

Para fortalecer a emissão e guarda dos comprovantes de pagamento, confira algumas dicas úteis e garanta segurança e eficiência na gestão financeira.

• Certifique-se de que as Informações estão completas e são claras;
• Mantenha um padrão para seus recibos para facilitar o entendimento e a organização;
• Emita os recibos logo após o pagamento para evitar erros e esquecimentos;
• Armazene e faça backup dos recibos por segurança e para facilitar os acessos;
• Mantenha um registro dos pagamentos efetuados e recebidos, para fins de controle financeiro e contabilidade;
• Revise e atualize os processos de emissão e armazenamento dos recibos;
• Verifique cuidadosamente as informações nos recibos antes de emitir;
• Utilize meios eletrônicos para emitir e enviar os recibos, reduza as chances de perda ou extravio do documento através da organização digital.

Alternativas aos recibos como comprovante de pagamento

Existem diversas maneiras de comprovar pagamentos além dos recibos. Por exemplo, comprovantes eletrônicos, enviados por e-mails ou aplicativos instantâneos, transferências bancárias, entre outras plataformas de pagamento online, como PagSeguro e PicPay.

Assim como as notas fiscais eletrônicas, os comprovantes de pagamento por cartão de crédito ou débito também são válidos. Minimizado a necessidade de contratos ou acordos formais por escrito. Com os avanços da tecnologia e o uso de plataformas automatizadas como a Flash Expense, a gestão da sua empresa pode ser mais simples e ágil.

Não se preocupe mais com perdas ou rasuras dos recibos de pagamento, digitalize seus documentos. Aplique as recomendações abordadas ao longo deste artigo e veja como é fácil otimizar as despesas corporativas da sua empresa com a Flash Expense.