O que é, como funciona e vantagens de usar um software de reembolso de despesas

Por Aldo Caterina · 13 nov 2023

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Quem procura por um software de reembolso de despesas corporativas quer entender não apenas como funciona, mas também em quê ele pode ajudar sua empresa. Se você chegou neste artigo, esse provavelmente é o seu caso.

Sejam pequenas, médias ou grandes empresas, lidar com o processo de prestação de contas e reembolso de despesas é sempre um desafio. Gestores e analistas gastam horas. Muitas vezes, precisam encarar sistemas defasados e que não apenas dificultam as tarefas, mas também acabam criando riscos de fraude para os processos internos.

Só quem vive o dia a dia da gestão de despesas corporativas entende quão grande é a dor de cabeça para enfrentar os desafios dessa rotina. O sistema de reembolso corporativo vem para facilitar esses processos.

Além de simplificar os processos, da digitalização de recibos e notas fiscais à emissão de relatórios, torna a gestão de reembolsos mais segura e eficiente. Um software com plataforma digital integrada automatiza e torna todo o procedimento muito mais prático.

É o fim das tarefas repetitivas. Chegou a hora de utilizar a tecnologia a seu favor!

Neste artigo, vamos explorar como o uso dessa poderosa ferramenta pode transformar a maneira como as empresas gerenciam suas despesas. Acompanhe a leitura e descubra as vantagens de um software de reembolso.

O que é um software de reembolso de despesas?

Um software de reembolso é uma ferramenta de gerenciamento financeiro que automatiza o processo de prestação de contas.

Esse sistema é essencial para a gestão de diversos tipos de reembolso de gastos. Os valores utilizados em transporte corporativo, home office e viagens a trabalho são exemplos comuns de despesas reembolsáveis. Diferente das despesas administrativas, relacionadas aos gastos da empresa e não dos colaboradores.

A principal funcionalidade de um software de reembolso é automatizar a coleta e a organização das informações financeiras. Esse processo inclui o cálculo preciso dos valores a serem reembolsados e a geração de relatórios de despesas.

Além disso, os processos de reembolsos contribuem para uma auditoria financeira eficiente. Isso porque garantem a conformidade jurídica e a mitigação de riscos financeiros, ou Due Diligence, como também é conhecida essa análise.

Funcionalidades de um sistema de reembolso eficaz

Um sistema de reembolso corporativo tem o propósito de simplificar as operações diárias de uma organização e seus colaboradores. Auxilia na produção de relatórios, na revisão de prestações de contas e contribui com a redução de gastos.

Gerenciar em viagens de trabalho não precisa ser uma tarefa complexa. Com a utilização de softwares de reembolso, é possível monitorar gastos e despesas em tempo real, garantindo a conformidade dos colaboradores com as políticas corporativas de viagens.

A funcionalidade do cartão de débito corporativo permite que os gestores acompanhem todas as despesas assim que são registradas. Isso facilita o faturamento de despesas empresariais diárias e de viagens a trabalho.

A digitalização de documentos é outro benefício prático que ajuda na rotina. Os funcionários podem registrar recibos e notas fiscais pelo aplicativo móvel e armazená-los em nuvem. Isso garante organização, registro e segurança em um único ambiente digital, de onde podem ser gerados relatórios para análises.

A Flash possui uma solução recentemente atualizada na documentos, o OCR. Com essa ferramenta é possível fazer a leitura automática de notas e comprovantes fiscais, mesmo se estiverem amassados ou rasurados.

Esse escaneamento é fundamental para os processos de reembolso e gestão financeira. Para mais informações, assista o vídeo completo abaixo e entenda como essa solução funciona na prática.

Uma das utilidades que mais chama a atenção no sistema de reembolso é o lançamento de despesas em tempo real. O funcionário só precisa tirar uma foto do comprovante e indexar em sua área exclusiva no sistema.

Pronto, automaticamente essa despesa é incluída no relatório de gastos. Para ainda mais sucesso nesse processo de digitalização de comprovantes, a solução de reconhecimento ótico da Flash.

Essas são apenas algumas das vantagens de um sistema de reembolso corporativo. Quer saber mais? Fale com um de nossos especialistas e revolucione a gestão de despesas na sua empresa com a Flash.

Como um sistema de reembolso corporativo pode transformar a gestão financeira da sua empresa?

Um sistema de gestão não apenas agiliza e otimiza operações administrativas e financeiras, mas também permite que gestores se concentrem em questões estratégicas.

Os procedimentos são automatizados e simplificados, tornando a administração mais intuitiva e eficaz. Atividades como a elaboração de relatórios ou a verificação de recibos costumam ser cansativas e, na correria do dia a dia, podem passar despercebidas.

Com a tecnologia, os erros humanos são minimizados em favor da precisão e agilidade. Em um cenário onde cada minuto gasto com tarefas de baixo valor significa uma oportunidade perdida para aumentar a lucratividade, ganhar tempo permite que todos se concentrem em questões prioritárias.

5 vantagens competitivas de utilizar um software de reembolso

Toda empresa lida com a gestão de despesas corporativas. Nesse contexto, as ferramentas surgem como solução para reduzir erros e tornar a operação mais otimizada. Ou seja, investir em tecnologia é, não apenas uma vantagem competitiva, mas atualmente uma necessidade de mercado.

Confira os principais benefícios em contar com um software de reembolso a seguir.

1. Minimização de erros e falhas: Com um bom software de gestão de reembolsos, torna-se mais fácil organizar, agrupar e facilitar a manipulação de dados, automatizando tarefas e proporcionando agilidade sem comprometer a qualidade. Os erros humanos são reduzidos, permitindo que os envolvidos concentrem-se em análises e melhorias contínuas.
   
2. Redução de custos: Com o uso mais eficiente do tempo, os recursos anteriormente alocados em sistemas rígidos podem ser investidos em outras áreas, como capacitação de funcionários, expansão do negócio e desenvolvimento de novas soluções e produtos.
   
3. Integração de setores e aprimoramento do fluxo de informações: Ao reunir todas as informações em um só lugar, colaboradores de diferentes departamentos podem alinhar ideias e melhorar a comunicação, simplificando tanto os gastos corporativos quanto as decisões relacionadas às viagens de negócios.
   
4. Melhor aproveitamento do capital humano: Com menos tarefas mecânicas e tempo otimizado, gestores e analistas podem dedicar-se a desafios mais complexos na empresa, aumentando a produtividade e contribuindo para o crescimento organizacional.
   
5. Agilização de processos: Além de maior segurança, a agilidade nos processos é o principal benefício do software de reembolso corporativo. O tempo economizado permite que todos se concentrem em ações que impactam na lucratividade da empresa.

Quando optar por um sistema de gestão de reembolso?

Um sistema de reembolso deve ser considerado quando a empresa enfrenta os seguintes desafios:

• perda de tempo e dinheiro com relatórios;
• acesso precário à informação;
• aumento de custos e perda de eficiência.

Perda de tempo e dinheiro com relatórios

Se os funcionários têm dificuldades em manter e apresentar comprovantes de despesas, isso leva ao aumento nos custos de gerenciamento. A empresa precisa alocar recursos para mitigar essa perda de tempo, dinheiro e estresse. Um sistema de reembolso automatiza esse processo, tornando-o mais eficiente, e menos suscetível a erros.

Acesso precário à informação

A falta de comunicação eficaz entre os departamentos contábil e comercial, pode agravar os problemas com o reembolso de despesas. Um sistema de gestão fornece acesso fácil e transparente às despesas, ajudando a melhorar a comunicação e resolver conflitos internos.

Aumento de custos e perda de eficiência

Se a sua empresa está tentando resolver problemas relacionados ao reembolso de despesas corporativas com métodos que aumentam os custos ou prejudicando a eficiência, é hora de considerar a implementação de um sistema de gestão de reembolso.

Alguns métodos e ações nocentes podem ser:

• formulários físicos para rastrear e aprovar despesas;
• planilhas e/ou procedimentos manuais demorados;
• ausência de um sistema adequado para rastreamento e criação de relatórios;
• cálculos incorretos, perda de comprovantes e fraudes nas solicitações de reembolso.

Esses são alertas claros da necessidade de implementar um software de reembolso no seu negócio. Para resolver esse, entre outros problemas, conte com a Flash.

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4 dúvidas comuns na hora de contratar um software de reembolso

• Serve para todos os tipos de empresa? Sim. Contrariamente ao mito, organizações de todos os portes e modelos de negócio se beneficiam de um software de gestão de reembolso, aumentando a eficiência e reduzindo riscos de erros e fraudes.
• Investir nessa tecnologia vale a pena? O investimento em um software de reembolso é justificado pela otimização dos processos e redução de riscos financeiros e legais, ao contrário do que alguns acreditam sobre altos custos.
• Desenvolvimento interno ou externo? Desenvolver um sistema internamente pode ser mais custoso e arriscado em termos de segurança cibernética e infraestrutura, comparado à contratação de uma plataforma especializado, como a Flash.
• Qual o nível de simplicidade para implementação e uso? A implementação é rápida e prática, com interfaces intuitivas e suporte ao usuário, desfazendo a noção de que seria um processo complicado.

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