Relatório de despesas: o que é, para que serve e como criar em 3 passos

Por Yanick Gudim · 27 jun 2023

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Pode-se dizer que os relatórios de despesas são um pilar para a gestão de despesas e o controle de gastos. Já que, nele estão compiladas todas as informações importantes a respeito das despesas da empresa e dos colaboradores.

Existem diversos benefícios em elaborar relatórios de despesas. Neste conteúdo você encontrará todos eles e saberá como criar relatórios dos custos e despesas do seu negócio de maneira ágil e simplificada.

O que é e para quê serve um relatório de despesas?

Um relatório de gastos, ou de despesas, é um documento que contempla todas as despesas realizadas durante um período de tempo, por exemplo, relatórios de despesas mensais. Auxilia diretamente nas estratégias e ações da gestão de despesas, indicando os gastos que podem ser eliminados e oportunidades de investimentos.

Elencar os gastos das atividades operacionais ajuda a reduzir despesas desnecessárias e fraudes, principalmente em relação às despesas reembolsáveis. Os relatórios de despesas servem para visualizar como o planejamento orçamentário está sendo gasto e identificar pontos de melhoria. É de grande ajuda para a declaração de impostos e auditorias, fornecendo a monitoria dos indicadores fiscais.

Em geral, os relatórios de despesas são uma lista (entre outros elementos visuais) bem detalhada das despesas corporativas. Algumas informações são cruciais para um bom relatório, como as despesas fixas e variáveis. Continue a leitura e descubra outros dados que precisam constar no relatório de despesas da empresa.

Qual a diferença entre um relatório de despesas da empresa e um relatório de despesas de viagem?

Uma das principais funcionalidades do relatório de despesas é realizar a gestão de viagens corporativas, como passagens, transportes, hospedagem e alimentação, por exemplo.

Quando o relatório é específico para viagens corporativas, algumas informações precisam ser mais detalhadas. Um exemplo disso é o cálculo de quilometragem de viagens a trabalho e adiantamentos.

Todos os gastos em prol da função desempenhada precisam ser reembolsados e justificados corretamente. Nesses registros devem conter também as respectivas assinaturas e aprovações de cada despesa.

Pode parecer difícil mas não se preocupe, temos um conteúdo completo sobre RDV e um modelo de relatório de despesas de viagem excelente que pode ajudar a registrar as despesas de viagens dos seus colaboradores, conforme a política de viagens corporativas, e como fazer os relatórios de reembolsode maneira agilizada.

Como elaborar um relatório de despesas?

Seguindo um modelo padronizado, em prol da organização e eficiência dos relatórios e cumprindo a política de reembolso de despesas implementada. Faça os seus relatórios de despesas em 3 passos:

1. inclua e verifique as informações indispensáveis;
2. acompanhe os processos do gestor e dos colaboradores;
3. siga o modelo de relatório de despesas e política de reembolso.

1. Informações indispensáveis

• Nome completo do colaborador;
• Data em que a despesa foi realizada;
• Prazo em que a despesa deve ser reembolsada;
• Descrição detalhada de cada despesa;
• Valor gasto em moeda de origem;
• Comprovantes das despesas, como recibos, notas fiscais, faturas, etc.;
• Categoria da despesa (por exemplo: alimentação, transporte, hospedagem, etc.);
• Informações do estabelecimento onde a despesa foi realizada;
• Informações da empresa, como nome, endereço e CNPJ, etc;
• Caso necessário, o motivo ou justificativa da despesa em questão.

2. Processos para o gestor e o colaborador

Existem direitos e deveres tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Esses deveres integram desde como contabilizar um reembolso até processos regulatórios. Por exemplo, o cumprimento dos prazos e das responsabilidades estabelecidas de ambas as partes.

O colaborador deve:

• seguir as regras e limites estabelecidos pela política de reembolso;
• ser responsável pelos comprovantes de pagamentos das despesas reembolsáveis;
• preencher o relatório de despesas de acordo com as informações indispensáveis;
• entregar o relatório de despesas e os comprovantes ao gestor responsável dentro do prazo.

O gestor deve:

• verificar a conformidade das informações com as políticas aplicadas;
• aprovar ou solicitar ajustes ao colaborador sobre as despesas entregues;
• fornecer feedbacks e apoio a elaboração dos relatórios;
• encaminhar os relatórios de despesas ao departamento financeiro para processamento do reembolso.

3. Modelo de relatório de despesas e política de reembolso

Basear as documentações em um modelo padronizado ajuda na organização e agilidade dos processos. A seguir, montamos um modelo de relatório de despesas e política de reembolso que podem te guiar e complementar os passos apresentados anteriormente.

Modelo de relatório de despesas

Nome do Colaborador: [Nome do Colaborador]

Data: [Data de Preparação do Relatório]

Despesas:

[Data]: [Descrição da Despesa] - [Valor]

[Data]: [Descrição da Despesa] - [Valor]

...

Total: [Total das Despesas]

[Assinatura do Colaborador]

[Assinatura do Gestor]

Modelo de política de reembolso

Objetivo e escopo da política;

Despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;

Limites e autorizações prévias;

Procedimentos para solicitação e aprovação de despesas;

Processo de reembolso;

Políticas específicas para categorias de despesas;

Políticas de penalidades por não conformidade;

Informações sobre o acompanhamento e auditoria das despesas.

A política de gestão e reembolsos é um documento que estabelece as diretrizes e procedimentos para o controle de despesas. As seções acima devem ser personalizadas conforme as necessidades do sistema de gestão da sua empresa.

Lembrando que esses são apenas exemplos de relatórios de despesas para você se inspirar e criar o ideal para o fluxo da sua empresa. É importante frisar que os relatórios de despesas precisam estar em conformidade com as leis e regulamentações vigentes.

Como a tecnologia facilita a criação de relatórios de despesa

Contar com a tecnologia significa implementar sistemas e soluções para a criação de relatório de despesas, tornando os processos e todas as etapas mais eficientes. Se a sua empresa ainda faz relatório de despesas no Word ou Excel, está na hora de atualizar esses processos.

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