Você sabe o que é uma política de viagens corporativas? Se a sua resposta foi negativa, esse artigo é para você. A definição de política de viagem corporativa é um conjunto de diretrizes estabelecidas pela empresa para otimizar os processos de gestão de viagens corporativas.
A política de viagens é essencial para controlar as viagens e despesas, o objetivo é garantir que as atividades e deslocamentos sejam eficientes, seguros e econômicos. Também é responsável por definir as necessidades da empresa, ou seja, serve para alinhar o limite de gastos e a gestão de despesas.
Acompanhe a leitura e descubra como criar a política de viagens corporativas da sua empresa. Confira os benefícios para a empresa e seus colaboradores, passo a passo, dicas e exemplos. Diferente de modelos de política de viagens corporativas em pdf, nosso documento é editável e de fácil personalização. Aproveite e baixe gratuitamente.
Ter um processo de viagens corporativas claro e eficiente proporciona diversos ganhos para a empresa. O impacto da política de viagem está diretamente ligado à prevenção de fraudes e na estruturação do compliance e governança corporativa. A política de gastos de viagens ajuda também a mitigar riscos financeiros e despesas excessivas.
Com este documento, a empresa consegue economizar dinheiro, assegurar seus funcionários e estar em conformidade com a legislação. É importante personalizar a política de viagens de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso garante que a política de despesas em viagens seja transparente e responsável.
Uma política personalizada facilita o preenchimento e a aprovação dos relatórios de despesas de viagens corporativas. Neste processo temos uma planilha modelo ideal para integrar as atividades e gerar equidade em relação às viagens a trabalho.
Uma política de viagens idealizada possibilita uma série de benefícios para a empresa e também para os colaboradores. Essas vantagens contribuem tanto para uma gestão eficaz quanto para a cultura organizacional.
Para estruturar uma política de viagens a trabalho, é necessário seguir alguns passos, a começar pelo alinhamento de objetivos. Feito isso, elabore as regras, por exemplo, como e quando reservar passagens aéreas.
Detalhar as diretrizes é importante para que não haja confusão e cada regra englobe as necessidades vigentes. Para criar uma política de viagem corporativa sólida, confira o que não pode faltar no documento.
Ao conectar essas etapas, não esqueça de contemplar todas as decisões tomadas no processo de planejamento e execução de viagens corporativas. Por exemplo, aprovação de reservas, prazos de solicitação e os tipos de transporte, passagens, refeições e acomodações permitidos.
Ainda sobre reembolso em viagens, definir quais despesas são reembolsáveis é determinante nesse processo. Basicamente, as despesas não reembolsáveis não estão relacionadas às atividades de trabalho. Como itens pessoais, entretenimento, despesas não autorizadas ou que violem as políticas.
Dessa forma, as despesas reembolsáveis passam pelos mesmos processo que as demais despesas de viagens. Lembrando que para todas as despesas, mas principalmente as reembolsáveis, o envio de comprovantes de pagamento é essencial.
Outra maneira de custear essas despesas é através do adiantamento de viagens corporativas. Funciona com o pagamento antecipado do plano de viagem sugerido. Essa modalidade garante um maior controle de gastos por parte da empresa.
Envolva os profissionais jurídicos especializados em leis trabalhistas na revisão da política. Isso ajuda a evitar conflitos legais e assegurar os regulamentos, especialmente em relação a horas extras, jornada de trabalho e direitos dos funcionários.
Garanta que a política de viagens esteja sendo aplicada de maneira justa e respeite o regime de folgas e feriados. Conforme diz o artigo 70 da CLT “O trabalho aos domingos e aos feriados será remunerado em dobro, exceto se o empregador determinar outro dia de folga compensatória”
Já o artigo 58 da CLT estabelece uma série de orientações a respeito da jornada de trabalho:
Os direitos de quem viaja a trabalho integram diversas regras que devem ser consideradas na definição da política de viagens corporativas da empresa. Confira algumas perguntas frequentes no nosso FAQ sobre direitos em viagens corporativas.
A combinação de uma comunicação clara com incentivos, engajamento e monitoramento é a chave para orientar como seguir a política de viagens. Listamos 8 dicas valiosas que podem ajudar a garantir uma maior adesão e eficiência para a concretização dessa prática.
A depender da demanda de viagens a trabalho da sua empresa, há diversas maneiras de aplicar a política de viagem. O que se enquadra em fraude? Seja como orientação para a primeira viagem de um colaborador ou a correção de hábitos que podem se enquadrar, o ideal é sempre conscientizar.
Para solucionar esses problemas, confira 2 exemplos de como fazer uma política de viagens para assegurar a gestão financeira e a cultura organizacional
1. O colaborador pode, por alguma razão justificada, precisar cancelar uma viagem corporativa agendada. Quando isso acontece, o funcionário deve notificar a empresa antecipadamente. Feito isso, o gestor irá revisar a política para entender os requisitos e penalidades relacionados a essa situação. O departamento de viagens irá negociar com os fornecedores (companhias aéreas e hospedagem reservadas), em busca de minimizar as penalidades.
Ao obter o comprovante de cancelamento, o departamento de viagens irá detalhar as taxas e reembolsos envolvidos. Nesse detalhamento estão a data e o motivo do cancelamento, assim como o que foi acordado com os fornecedores. Neste momento o departamento financeiro realiza o pagamento das taxas e reembolsos conforme a política de viagens.
2. Outra modalidade que pode contribuir para a gestão de viagens a trabalho é o cartão corporativo. Com ele o colaborador pode comprar passagens aéreas com o valor pré definido no cartão pela empresa. Conectado ao sistema de gestão, as compras e reservas são automaticamente documentadas.
Durante a viagem, o cartão corporativo pode ser usado para pagar refeições, transporte e demais despesas acordadas com a política. Assim como solicitar valores adicionais que serão apenas liberados com a devida aprovação da empresa. O ágil controle do cartão corporativo é a principal vantagem. Logo após podemos destacar a centralização de despesas, que facilita grandemente os relatórios de viagens.
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