Como criar a política de viagens corporativas ideal para a sua empresa?
Você sabe o que é uma política de viagens corporativas? Se a sua resposta foi negativa, esse artigo é para você. A definição de política de viagem corporativa é um conjunto de diretrizes estabelecidas pela empresa para otimizar os processos de gestão de viagens corporativas.
Qual o objetivo da política de viagens corporativas?
A política de viagens é essencial para controlar as viagens e despesas, o objetivo é garantir que as atividades e deslocamentos sejam eficientes, seguros e econômicos. Também é responsável por definir as necessidades da empresa, ou seja, serve para alinhar o limite de gastos e a gestão de despesas.
Acompanhe a leitura e descubra como criar a política de viagens corporativas da sua empresa. Confira os benefícios para a empresa e seus colaboradores, passo a passo, dicas e exemplos. Diferente de modelos de política de viagens corporativas em pdf, nosso documento é editável e de fácil personalização. Aproveite e baixe gratuitamente.
A importância de uma política de viagens bem definida
Ter um processo de viagens corporativas claro e eficiente proporciona diversos ganhos para a empresa. O impacto da política de viagem está diretamente ligado à prevenção de fraudes e na estruturação do compliance e governança corporativa. A política de gastos de viagens ajuda também a mitigar riscos financeiros e despesas excessivas.
Com este documento, a empresa consegue economizar dinheiro, assegurar seus funcionários e estar em conformidade com a legislação. É importante personalizar a política de viagens de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso garante que a política de despesas em viagens seja transparente e responsável.
Uma política personalizada facilita o preenchimento e a aprovação dos relatórios de despesas de viagens corporativas. Neste processo temos uma planilha modelo ideal para integrar as atividades e gerar equidade em relação às viagens a trabalho.
Benefícios da política de viagens
Uma política de viagens idealizada possibilita uma série de benefícios para a empresa e também para os colaboradores. Essas vantagens contribuem tanto para uma gestão eficaz quanto para a cultura organizacional.
- Para a empresa
- Redução de custos com viagens corporativas;
- Defraudação no reembolso de despesas;
- Antecedência no planejamento de viagens;
- Mitigação dos riscos legais e fiscais;
- Governança corporativa robusta;
- Orientação para boas práticas e tomada de decisões;
- Gestão de riscos, como emergências médicas e imprevistos;
- Economia de tempo, esforços, perdas, erros e recursos.
- Para o colaborador
- Aumento da produtividade;
- Bem estar e satisfação;
- Organização das viagens;
- Adesão às conformidades;
- Responsabilidade corporativa;
- Segurança e transparência;
- Minimização do estresse;
- Valorização e engajamento.
Como definir a política de viagens da empresa
Para estruturar uma política de viagens a trabalho, é necessário seguir alguns passos, a começar pelo alinhamento de objetivos. Feito isso, elabore as regras, por exemplo, como e quando reservar passagens aéreas.
Detalhar as diretrizes é importante para que não haja confusão e cada regra englobe as necessidades vigentes. Para criar uma política de viagem corporativa sólida, confira o que não pode faltar no documento.
Passo a passo para criar uma política eficiente
- Demanda da empresa: entenda a frequência, os destinos e os objetivos de viagens;
- Escopo da política: determine as diretrizes considerando todas as necessidades;
- Explique as despesas aplicáveis: gastos extras e expectativa de comportamento;
- Comunique-se: forneça suporte e mantenha contato durante a viagem;
- Monte uma equipe: selecione responsáveis financeiros, de RH, jurídicos, etc;
- Pesquise a concorrência: veja a política de outras empresas, setores e tendências;
- Defina limites: estabeleça o teto de gastos, categorias e especializações;
- Instrua os direitos: oriente a respeito do seguro de viagens e saúde contratado;
- Estabeleça processos: confira os relatório, por parte do colaborador e da empresa;
- Política de viagens legalidade: informe sobre as devidas punições caso descomprimento;
- Faça avaliações: monitore a eficácia da política e realize atualizações;
- Relacione os processos: defina também uma política de reembolsos adequada.
Ao conectar essas etapas, não esqueça de contemplar todas as decisões tomadas no processo de planejamento e execução de viagens corporativas. Por exemplo, aprovação de reservas, prazos de solicitação e os tipos de transporte, passagens, refeições e acomodações permitidos.
Ainda sobre reembolso em viagens, definir quais despesas são reembolsáveis é determinante nesse processo. Basicamente, as despesas não reembolsáveis não estão relacionadas às atividades de trabalho. Como itens pessoais, entretenimento, despesas não autorizadas ou que violem as políticas.
Dessa forma, as despesas reembolsáveis passam pelos mesmos processo que as demais despesas de viagens. Lembrando que para todas as despesas, mas principalmente as reembolsáveis, o envio de comprovantes de pagamento é essencial.
Outra maneira de custear essas despesas é através do adiantamento de viagens corporativas. Funciona com o pagamento antecipado do plano de viagem sugerido. Essa modalidade garante um maior controle de gastos por parte da empresa.
Como garantir que a política esteja em conformidade com as leis trabalhistas e evitar riscos?
Envolva os profissionais jurídicos especializados em leis trabalhistas na revisão da política. Isso ajuda a evitar conflitos legais e assegurar os regulamentos, especialmente em relação a horas extras, jornada de trabalho e direitos dos funcionários.
Garanta que a política de viagens esteja sendo aplicada de maneira justa e respeite o regime de folgas e feriados. Conforme diz o artigo 70 da CLT “O trabalho aos domingos e aos feriados será remunerado em dobro, exceto se o empregador determinar outro dia de folga compensatória”
Já o artigo 58 da CLT estabelece uma série de orientações a respeito da jornada de trabalho:
- a jornada de trabalho normal não deve exceder 8 horas diárias, a menos que haja um limite diferente estabelecido de forma expressa;
- variações do registro de ponto entre 5 e 10 minutos não são consideradas no cálculo de horas extras;
- o tempo gasto pelo empregado no deslocamento de casa para o local de trabalho e vice-versa não é contabilizado como parte da jornada de trabalho;
- em situações indispensáveis, a duração do trabalho pode exceder o limite legal ou convencionado, desde que justificado.
Os direitos de quem viaja a trabalho integram diversas regras que devem ser consideradas na definição da política de viagens corporativas da empresa. Confira algumas perguntas frequentes no nosso FAQ sobre direitos em viagens corporativas.
Como fazer o colaborador seguir a política de viagens: dicas para maior adesão
A combinação de uma comunicação clara com incentivos, engajamento e monitoramento é a chave para orientar como seguir a política de viagens. Listamos 8 dicas valiosas que podem ajudar a garantir uma maior adesão e eficiência para a concretização dessa prática.
- Realize treinamentos: certifique- se de que as políticas são acessíveis e de fácil compreensão. Dê abertura e solucione as dúvidas que surgirem;
- Foque no engajamento: valorize opiniões e envolva os colaboradores no desenvolvimento da política. A participação pode influenciar o cumprimento das regras que ajudaram a criar;
- Seja transparente sobre os benefícios e riscos: crie um ambiente de trabalho confiável e disciplinado;
- As consequências devem ser claras: estabeleça quais as punições conforme a gravidade de violação das diretrizes;
- Pratique a liderança: como líderes e gestores, ser um modelo é essencial para proporcionar um exemplo positivo a ser seguido;
- Incentive a adesão: reconhecimento público, bônus ou prêmios são uma excelente forma de reforçar que o cumprimento das regras é positivo e benéfico;
- Crie campanhas de conscientização: informe com regularidade a importância da política de viagens e relembre detalhes sobre o cumprimento adequado;
- Invista em tecnologia: conte com uma plataforma automatizada de gestão de despesas, como a Flash Expense. Otimizar processos internos favorece todas as dicas acima, já que, ajuda a organizar e facilitar o dia a dia dos gestores.
Exemplos de políticas de viagens a trabalho na prática
A depender da demanda de viagens a trabalho da sua empresa, há diversas maneiras de aplicar a política de viagem. O que se enquadra em fraude? Seja como orientação para a primeira viagem de um colaborador ou a correção de hábitos que podem se enquadrar, o ideal é sempre conscientizar.
Quais os tipos mais comuns de fraude? Veja:
- falsificação de despesas;
- falta ou perda de comprovantes;
- realização de despesas não autorizadas;
- abuso de recursos corporativos;
- viagens fictícias;
- falsas aprovações;
- manipulação da jornada de trabalho;
- desacordo com as regras para o uso de cartões corporativos.
Para solucionar esses problemas, confira 2 exemplos de como fazer uma política de viagens para assegurar a gestão financeira e a cultura organizacional
1. O colaborador pode, por alguma razão justificada, precisar cancelar uma viagem corporativa agendada. Quando isso acontece, o funcionário deve notificar a empresa antecipadamente. Feito isso, o gestor irá revisar a política para entender os requisitos e penalidades relacionados a essa situação. O departamento de viagens irá negociar com os fornecedores (companhias aéreas e hospedagem reservadas), em busca de minimizar as penalidades.
Ao obter o comprovante de cancelamento, o departamento de viagens irá detalhar as taxas e reembolsos envolvidos. Nesse detalhamento estão a data e o motivo do cancelamento, assim como o que foi acordado com os fornecedores. Neste momento o departamento financeiro realiza o pagamento das taxas e reembolsos conforme a política de viagens.
2. Outra modalidade que pode contribuir para a gestão de viagens a trabalho é o cartão corporativo. Com ele o colaborador pode comprar passagens aéreas com o valor pré definido no cartão pela empresa. Conectado ao sistema de gestão, as compras e reservas são automaticamente documentadas.
Durante a viagem, o cartão corporativo pode ser usado para pagar refeições, transporte e demais despesas acordadas com a política. Assim como solicitar valores adicionais que serão apenas liberados com a devida aprovação da empresa. O ágil controle do cartão corporativo é a principal vantagem. Logo após podemos destacar a centralização de despesas, que facilita grandemente os relatórios de viagens.
Conheça nossa planilha de controle de cartão corporativo e aprimore a gestão de viagens corporativas da sua empresa.
