Gestão de férias: um guia com tudo o que o RH precisa saber

O mês de julho chegou e, com ele, as férias escolares. Nessa época, é comum pipocar entre colaboradores e RHs algumas dúvidas: é possível programar os dias de descanso com o recesso escolar dos filhos? Profissionais que são pais têm prioridade na escolha das datas de descanso?

Para facilitar a vida do RH e evitar erros que possam gerar processos trabalhistas, multas e insatisfação entre as equipes, o Blog da Flash elaborou um guia prático de gestão de férias.

Também mostramos como a FolhaCerta, nossa startup de gestão de ponto, férias e controle de jornada, pode ajudar nesta missão e facilitar a jornada dos RH’s. Continue lendo o artigo para saber mais!

O que é gestão de férias?

De maneira simplificada, a gestão de férias é um planejamento estratégico do período de descanso de seus colaboradores para o funcionamento normal da companhia. Esse processo envolve tanto o Departamento Pessoal quanto o RH.

Como fazer gestão de férias?

Basicamente, o que entra no planejamento da gestão de férias é:

• Definição da política de férias da empresa: deve ser estipulado, por exemplo, se haverá férias coletivas ou apenas individuais e os os melhores períodos para as férias de acordo com as demandas da empresa;
  
• Operação do fluxo de férias: controle do saldo de dias disponíveis para cada colaborador, aprovação ou rejeição de solicitações de férias, cálculo de remuneração, geração de relatórios e avisos de férias;
  
• Alinhamento dos períodos de ausência: a ideia aqui é evitar que funções importantes fiquem descobertas com a verificação da possibilidade de substituições.

Quais os benefícios da gestão de férias?

A resposta é simples: uma gestão eficiente das férias dos funcionários impacta diretamente em indicadores essenciais para o crescimento de qualquer empresa, como produtividade e engajamento. Entre as suas vantagens também estão:

1. Redução do impacto negativo nas rotinas das áreas: quando o período de férias de um colaborador é determinado com antecedência, a empresa pode definir quem assumirá suas funções, planejar contratações temporárias e evitar que esta ausência impacte processos e resultados da área.
   
2. Cumprimento de obrigações legais: existem uma série de regras determinadas pela legislação trabalhista que, se descumpridas, podem gerar multas. Com planejamento, é possível cumprir prazos corretamente e evitar gastos desnecessários.
   
3. Evitar insatisfação e desmotivação entre colaboradores: ter uma política de férias transparente e, se possível, negociar datas em comum acordo contribui para minimizar insatisfações entre os funcionários.

O que diz a CLT sobre as férias?

O artigo 129 da CLT prevê que todo colaborador tem direito a um período de 30 dias de férias após 12 meses de trabalho, exceto, em determinados casos. Confira a seguir:

• Faltas não justificadas

Elas podem reduzir proporcionalmente o número de dias de descanso concedidos:

Até 5 faltas: 30 dias de férias

De 6 a 14 faltas: 24 dias de férias

De 15 a 23 faltas: 18 dias de férias

De 24 a 32 faltas: 12 dias de férias

Mais de 32 faltas: não tem direito a férias

• Afastamento pela Previdência Social, por acidente de trabalho ou doença, por mais de seis meses no ano – mesmo que não sejam consecutivos.
• Tirar alguma licença prevista na CLT por mais de 30 dias.
• Deixar de trabalhar por mais de 30 dias em caso de paralisação parcial ou total dos serviços da empresa.

Vale sempre lembrar que acordos e convenções coletivas, celebrados entre sindicatos dos empregados e os sindicatos dos empregadores, podem prever regras diferentes.

Por isso, é preciso estar atento ao que dizem esses documentos.

Quem decide quando o empregado vai sair de férias?

Uma dúvida comum é: colaboradores têm prioridade na escolha das datas para tirar férias? Especialistas em legislação trabalhista ouvidos pelo Blog da Flash explicam que não.

A princípio, é a empresa quem decidirá a data da concessão das férias. Ou seja, ela não precisa, necessariamente, coincidir com as férias escolares dos filhos dos colaboradores.

Vale ressaltar, no entanto, que está em tramitação na Câmara dos Deputados um Projeto de Lei que garante ao trabalhador tirar as férias durante o período de recesso escolar caso tenha sob sua guarda ou tutela uma pessoa com deficiência.

Além disso, há algumas situações de exceções. A lei também prevê que cônjuges que trabalham na mesma empresa têm o direito de tirar férias juntos, desde que isso não gere prejuízos para a empresa.

Outro exemplo é no caso de trabalhadores que são estudantes com idade inferior a 18 anos, que podem solicitar as férias com o seu recesso escolar.

Para os demais colaboradores, entretanto, a negociação com a empresa ainda é o melhor caminho para definir essa questão.

“A Reforma Trabalhista de 2017 fala em férias negociadas, ou seja, precisa ser bom para ambas as partes”, Gilberto Bento Jr., advogado trabalhista do escritório Bento Jr. Advogados.

Leia também: Jornada de trabalho: o que é, tipos e regras de descanso

O que são férias fracionadas?

A Reforma Trabalhista também permitiu que as férias pudessem ser fracionadas em até três períodos. No entanto, essa divisão deve seguir algumas regras:

• Um dos períodos não pode ser menor do que 14 dias corridos;
• Os demais precisam ser maiores do que 5 dias corridos;
• O pagamento das férias é feito de acordo com o fracionamento.

Independentemente desse fracionamento, a legislação determina que o colaborador seja avisado das férias com 30 dias de antecedência de forma expressa e escrita. A regra vale mesmo se houver mudanças após o aviso de férias.

“A CLT não veda a possibilidade de alteração de férias após o empregado ter sido informado. A recomendação é que, no caso de alteração por iniciativa da empresa com a anuência do funcionário, o novo período seja férias seja informado com os novos 30 dias de antecedência”, diz o advogado trabalhista Guilherme Dadalto, do escritório Dadalto.

Conforme determina a CLT, o pagamento das férias deve corresponder ao valor do salário, acrescido de um terço.

Ou seja, suponha que o salário do funcionário seja de R$ 6 mil. Um terço dessa quantia equivale a R$ 2 mil. Ou seja, o valor de R$ 8 mil deve ser depositado em até dois dias antes do início do período das férias.

Em caso de fracionamento de férias, o pagamento será proporcional à divisão de dias de descanso.

O colaborador tem direito a vale-alimentação e vale-transporte nas férias?

Tanto o vale-alimentação quanto o vale-refeição são benefícios opcionais, e seu fornecimento é facultativo para a empresa.

E, justamente, por não ter uma natureza salarial, eles não entram na base de cálculo das férias e não precisam ser pagos durante o período de descanso do colaborador. O mesmo acontece com o vale-transporte.

“Embora seja um direito garantido por lei ao trabalhador, a empresa só tem a obrigação de fazer o pagamento no período em que o colaborador se desloca, por meio de transporte público, até o trabalho”, afirma Dadalto.

O advogado salienta que, em ambos os casos, pode haver exceções previstas por acordos e convenções coletivas de trabalho e, por isso, é essencial que as empresas estejam atentas.

Além disso, por ser um benefício que o colaborador já está acostumado a receber, muitas empresas optam por seguir com o benefício durante as férias. O que favorece a experiência do colaborador.

Abono pecuniário: como funciona?

Uma prática muito comum no país é a chamada “venda de férias”, em que o profissional trabalha parte dos seus dias de descanso e, assim, recebe este período como adicional.

Pesquisa feita pelo site de empregos Indeed com 900 trabalhadores brasileiros mostrou que 27% vendem uma parte de seus dias de férias para complementar a renda.

“O que existe é o chamado abono pecuniário, que é a possibilidade de o colaborador converter até 1/3 das férias em dinheiro. Por exemplo, se o empregado tem direito a 30 dias, ele pode converter 10 dias de férias em dinheiro, tendo por base a sua remuneração”, diz Carlos Frederico Zimmermann Neto, professor de direito do trabalho da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

É importante ressaltar que a decisão de vender ou não as férias deve ser do empregado — e nunca da empresa!

3 pontos que exigem atenção na hora de programar as férias

1. As férias não podem começar dois dias antes de um feriado ou no dia de descanso semanal remunerado do colaborador;
   
2. A concessão de férias deve ficar registrada na Carteira de Trabalho do colaborador, com anotação eletrônica no caso da versão digital;
   
3. Se após um ano de trabalho, a empresa não conceder as férias ao trabalhador num prazo de até 12 meses seguintes, ela é obrigada a pagar o valor equivalente em dobro.

Como otimizar a gestão de férias

Fazer a gestão de férias pode ser um desafio e tanto para o RH. Planilhas manuais que levam muito tempo para serem preenchidas ou ferramentas ultrapassadas dificultam a organização e facilitam erros que podem gerar multas e muito estresse.

Por isso, plataformas como a FolhaCerta, que tem o objetivo de resolver rotinas trabalhistas de forma simples, são uma solução prática para desburocratizar a jornada do colaborador e poupar tempo do RH.

De maneira intuitiva, a ferramenta da Flash conta com uma funcionalidade exclusiva para férias, recesso e day off.

O sistema também permite que gestores, colaboradores e RH tenham acesso a um painel personalizado com todas as informações e dados. Líderes, inclusive, recebem notificações de status de férias de seus times. Ou seja, é o fim das multas devido aos atrasos na programação de recessos.

E os ganhos não param por aí: os números mostram que, com a plataforma, há redução de até 75% no tempo gasto com atividades de ponto e diminuição de 25% com horas extras dos colaboradores.

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