10 dicas para aumentar a produtividade das equipes na empresa
Líderes e gestores procuram sempre formas de aumentar a produtividade de seus funcionários. Os meios empregados para chegar a esse objetivo, além de trazerem mais resultados, atingem a redução de custos, fortalecem a cultura organizacional e revelam seus pontos fortes e fracos.
Aumentar o desempenho dos colaboradores exige algumas medidas por parte do responsável. Assim como na gestão de equipes externas, times internos precisam ser motivados, caso contrário o rendimento estagna ou cai.
Mesmo assim, outras medidas, como a minimização de distrações e a instrução de começar pelo trabalho mais difícil também funcionam para o aumento da performance dos colaboradores.
Algumas dicas são universais e outras são mais pertinentes para um setor do que para outro. Confira a seguir 10 dicas para aumentar a produtividade do seu time.
1. Comece pelo mais difícil
É importante que os gestores conduzam os funcionários para evitar a procrastinação. Uma forma de fazer isso é orientá-los a fazer as tarefas mais maçantes primeiro. Assim, eles aproveitam o momento do dia que têm mais ânimo para completá-las.
Fazer uma análise de riscos financeiros ou construir um relatório importante no final do expediente pode significar grandes erros. Não se trata de um trabalho mal feito, mas cansaço mental e baixa energia.
Os afazeres que exigem mais concentração estão sujeitos aos descuidos causados pela fadiga e precisarão ser retrabalhados e corrigidos.
Ao resolver essas questões logo no início da jornada, a mente estará em sua melhor forma e as chances de erros serão menores. Assim, as tarefas menos complicadas podem ser realizadas no final do dia, otimizando a rotina da equipe.
2. Elimine distrações
Outro ponto fundamental para melhorar a produtividade no trabalho é minimizar as possíveis distrações. Seja conversas ou notificações de aplicativos, essas ocorrências quebram a concentração, prejudicando a gestão de tempo.
Quando se trata das mensagens enviadas por aplicativos, instruir que os funcionários criem uma restrição para elas é um caminho. No que se refere às conversas que podem ocorrer, uma dica mais à frente explicará como evitá-las.
3. Limite o acesso às redes sociais
As mídias sociais também são uma fonte de distração que pode consumir muito tempo. Para evitar isso, o gestor pode definir bloqueios no computador que impedem o acesso ao facebook, por exemplo.
Outras redes sociais que são mais acessadas pelo celular talvez sejam mais difíceis de controlar, mas também requerem atenção. Como esses aplicativos são desenhados para reter atenção, o profissional à frente do time precisa definir meios de impedir essa situação.
O responsável pode usar um bloqueador pelo próprio roteador do wifi empresarial, caso queira. Se a medida soar muito radical, o líder deve usar seu poder de convencimento e motivação para contornar essa condição.
4. Defina pausas
Tão importante quanto garantir a produtividade, é assegurar o bem-estar dos funcionários. A mente humana tem concentração limitada, conseguimos manter o foco por um período entre 50 e 60 minutos em uma única atividade.
Alongar demais esse cenário leva à fadiga mental e sempre que retornamos o desempenho naturalmente cai, afetando a eficiência.
Além disso, os colaboradores estarão mais passíveis a erros quando cansados, o que levará a retrabalhos. Para resolver esse problema, o gestor pode estipular pausas de 15 a 30 minutos ao longo da jornada de trabalho.
Nesse período, a equipe pode conversar sobre o final de semana, tomar café, acessar as redes sociais, se alongar, entre outras atividades.
5. Defina metas e indicadores de produtividade
Os KPIs financeiros são essenciais para checar a saúde financeira. Para saber se o time está sendo produtivo é necessário medir também. O responsável pode definir tarefas a serem realizadas no dia ou semana e verificar quais delas foram finalizadas.
É possível também conferir, junto aos clientes, se o trabalho entregue está dentro do esperado, checando a qualidade do que foi feito. Ou, caso seja uma equipe de vendas, verificar quais foram os valores de entrada.
Seja como for, é preciso estabelecer as metas e, a partir delas, verificar se a produtividade está maior, menor ou dentro do esperado.
6. Motive usando recompensas
Ao definir metas, o gestor precisa criar formas de garantir que elas sejam atingidas. O funcionário precisa ser incentivado para não fazer o ‘mínimo’. Se o objetivo for manter a produtividade dentro do padrão, não há necessidade de tantos estímulos.
Mas, caso o líder deseje aumentar resultados, ele precisa criar mecanismos para viabilizar isso. Uma forma comum de motivar funcionários insatisfeitos é criar um sistema de recompensas.
Seja com viagens, bonificações, participações ou outros, o time precisa sentir que seu esforço extra é recompensado. Isso, além de aumentar a produtividade, cria um senso de comunidade e fortalece a cultura organizacional da empresa.
Além disso, quando uma meta não é atingida, o responsável pode checar o que impediu o sucesso. Dessa forma, os pontos fracos que impedem o aumento do desempenho são vistos com mais facilidade, enquanto os fortes são ressaltados.
7. Automatize processos
Diversas tarefas da rotina empresarial são burocráticas e consomem muito tempo. Alguns processos financeiros como lançamento de despesas são exemplos disso. Gestores ou colaboradores, quando imersos nesses afazeres, não estão sendo totalmente aproveitados.
O tempo gasto nessas atividades consome muita energia e poderia ser investido em assuntos que geram receita. Automatizar alguns trabalhos evita que a equipe se desgaste com questões menos importantes e permite que foque em ações que realmente trazem retorno.
As tarefas que podem ser automatizadas nem sempre são óbvias e a forma de fazer isso menos ainda. Baixe nosso guia gratuito e saiba como automatizar processos e trazer mais agilidade para a rotina da área financeira.
8. Invista em seus colaboradores
Outra questão importante para o aumento da produtividade é a capacitação dos funcionários. Às vezes, a baixa performance não se dá pela falta de interesse, motivação, cansaço, distrações ou tarefas maçantes, mas pela falta de conhecimento.
Quando o time é capacitado, a rotina é melhor aproveitada. Um problema difícil de ser resolvido é solucionado com mais velocidade por quem entende do assunto. A melhor qualificação leva ao aumento da produtividade, uma vez que menos erros acontecem.
Além disso, ao promover treinamentos ou oferecer cursos, todos estarão melhor preparados para as demandas.
9. Dê feedbacks
Para que os funcionários melhorem seu desempenho e produzam mais, eles precisam saber quais pontos precisam aperfeiçoar. Nesse sentido, os feedbacks são poderosos aliados de um líder.
Ao indicar para o funcionário o que precisa ser trabalhado, ele naturalmente buscará superar seu desempenho anterior. Quando aliado ao sistema de recompensas, por exemplo, o feedback mostra o caminho a ser seguido para chegar àquela conquista.
Dessa forma, a produtividade da equipe aumenta, a satisfação aumenta e os resultados aumentam.
10. Integre ferramentas e sistemas
Muitas vezes a eficiência é prejudicada pela constante troca entre aplicativos e ferramentas. Quando os profissionais precisam lidar com inúmeros sistemas para registro e consulta de dados, a checagem deles se torna contraintuitiva.
Uma informação pode ser apontada em um sistema errado, o que leva à necessidade de retrabalhos. Para evitar essa situação existe a integração contábil e ERP da Flash Expense, que reúne todos os dados financeiros em uma única plataforma.
Com ela, o lançamento de despesas é automatizado, evitando a necessidade de mais de um registro. Assim, gestores e colaboradores do setor financeiro economizam tempo, têm informações acessíveis e evitam informações duplicadas e erros.
Não fique imerso em atividades burocráticas que não trazem retorno. Aproveite o máximo da sua equipe e melhore seu desempenho. Quer saber como a Flash Expense pode te ajudar?
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