Controle de ponto para pequenas empresas: um guia completo com regras da CLT

Mais do que uma exigência da lei, o controle de ponto é também uma garantia trabalhista para empregadores e empregados. Por isso, fazer este controle de maneira organizada não só é imprescindível para evitar problemas fiscais e jurídicos como pode ajudar, e muito, o dia a dia do trabalho das pequenas empresas.

Nesta reportagem, trazemos um guia completo para ajudar a tirar dúvidas sobre o controle de ponto, com dicas e perguntas frequentes. Confira a seguir:

O que é registro e controle de ponto?

O controle de ponto é o sistema que faz o registro de toda a jornada de trabalho do colaborador, com seus horários de entrada, saída e pausas, assim como as horas extras.

Esse controle pode ser manual, mecânico ou eletrônico e cabe às empresas entenderem qual atende melhor sua necessidade. Vale ressaltar que mesmo trabalhadores remotos devem fazer este registro de ponto. E hoje já existe opção para bater ponto online.

Assim, além de ser importante tanto para a empresa quanto para os empregadores, ele pode ajudar a companhia a extrair dados sobre seus funcionários e sobre a própria gestão, colaborando para tomadas de decisões, novas contratações e organização de processos, por exemplo.

O que diz a CLT sobre o controle de ponto dos funcionários?

O art. 74 da CLT, alterado pela lei 13874, de 2019 (Lei da Liberdade Econômica), estabelece que o registo de ponto manual, eletrônico ou mecânico é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, e cada colaborador tem direito a um comprovante de ponto. Até então, empresas com mais de 10 funcionários eram obrigadas a fazer esse controle.

A portaria 671, de 2021, estabeleceu que o registro de ponto deve ser feito pelo empregador em equipamentos certificados pelo Ministério do Trabalho e pelo Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).

A lei diz ainda que, quando a jornada for cumprida fora do escritório, o empregado tem direito a ficar com a ficha de ponto, preenchendo-a de acordo com seus horários de entrada e saída e entregando-a ao empregador.

De acordo com a legislação, o controle de ponto por exceção (quando é anotado apenas o que acontece fora da jornada regular de trabalho) fica permitido em caso de acordo individual ou via convenção coletiva.

Qual a importância e por que fazer controle de ponto para pequenas empresas?

Apesar de ser obrigatório apenas para empresas a partir de 20 funcionários, o controle de ponto é benéfico e essencial para todos empresas de todos os tamanhos, o que inclui as pequenas empresas. Isso porque, além de auxiliar no controle da jornada de trabalho dos colaboradores, ele protege o empregador de problemas jurídicos ou fiscais, servindo como registro confiável em eventuais discordâncias entre empresa e empregados.

Além disso, o registo é também um aliado do RH ao sistematizar horários de entrada e saída, horas extras e jornadas semanais dos funcionários. Quando o registro é feito por meio de software de controle de ponto, como a FolhaCerta (leia mais abaixo), é possível ainda extrair relatórios para avaliar vários fatores, como a produtividade dos colaboradores e de suas áreas. Além de fornecer insumos para as empresas que já tem uma análise voltada a dados e People Analytics.

Vale destacar que o controle de ponto também permite que as empresas estabeleçam uma relação mais transparente com seus colaboradores, que pode acompanhar a gestão que a empresa está fazendo da sua jornada de trabalho.

Os tipos de controle de ponto para pequenas empresas

A lei permite o uso de três tipos de controle de ponto: mecânico, manual e eletrônico, com diversas opções dentro de cada categoria. Ao escolher o seu, a empresa deve considerar as próprias necessidades, como a quantidade de colaboradores e o formato de trabalho, por exemplo.

Embora o controle de ponto manual tenha custo mais baixo de instalação, não há dúvidas de que o registro eletrônico, com muito mais funcionalidades, a longo prazo, representa economia e otimiza o trabalho do departamento de gestão de pessoas, mesmo para pequenas empresas. Conheça os 3 modelos abaixo:

Controle de ponto manual

Cartão ou livro de ponto - é o modelo mais barato e antigo para a marcação de ponto. Tanto o livro quanto o cartão, específicos para essa finalidade, podem ser comprados em papelarias. Na empresa, são anotados manualmente os horários do colaborador. Por estar mais sujeito a falhas humanas na conferência do RH, ser facilmente fraudado e necessitar da assinatura diária do funcionário para que seja aceito pelo Ministério do Trabalho, o método não é prático e está cada vez mais em desuso.

Controle de ponto mecânico

Relógio de ponto cartográfico - é uma máquina onde o funcionário insere um cartão e o seu horário de entrada e saída é marcado. Tem custo relativamente baixo, mas permite que um colaborador faça o registro para outro e, assim como no livro de ponto, tudo é feito manualmente: o funcionário precisa bater o próprio ponto todos os dias e a conferência do departamento de gestão de pessoas é trabalhosa.

Controle de ponto eletrônico

Registro biométrico, com senha ou por reconhecimento facial - faz a marcação de ponto do colaborador de maneira precisa e segura, com uma máquina instalada no seu local de trabalho. Pode funcionar também para empresas com colaboradores que estejam em regime híbrido, remoto ou fazendo trabalhos externos, que precisarão de leitores portáteis para fazer o registro via internet, de onde estiverem. Como todo o processo é eletrônico, o RH ganha tempo na contabilização das horas, pois a máquina gera relatórios, mas ainda requer algum nível de conferência humana.

Registro com cartão de identificação - requer que o colaborador marque seus horários com o próprio crachá em um aparelho instalado no seu local de trabalho. É seguro e facilita o trabalho do RH, assim como a opção acima, gerando relatórios. No entanto, pode exigir alguma conferência extra quando o funcionário esquece o crachá ou gerar custos extra quando ele perde o cartão, por exemplo. E fica restrito ao modelo presencial.

Registro de ponto online - é o meio mais prático, seguro e alinhado aos novos modelos de trabalho, além de permitir extrair insights e corrigir falhas. Neste modelo, a empresa adquire apenas um software e não uma máquina, sem a necessidade de cartões ou fichas. O colaborador, com a própria senha, via reconhecimento facial ou com QR Code, a depender da plataforma escolhida, consegue bater o ponto online, de onde estiver. Assim, é o método ideal também para quem tem funcionários trabalhando em modelos híbridos ou remotos. Todos os dados são armazenados na nuvem, em tempo real, inclusive para o funcionário, e o RH tem acesso a relatórios que já fazem toda a contabilização das horas automaticamente. Ainda permite extrair relatórios, integração com outros sistemas e, a partir de análises, entender por exemplo a produtividade individual e por áreas e eventuais falhas de gestão.

Planilha ou controle de ponto online: o que vale mais a pena?

As planilhas de controle de ponto também são usadas por algumas empresas. É possível encontrá-las em programas como Excel ou mesmo na internet em modelos pré-prontos. Algumas empresas dão acesso aos funcionários via senha para que façam suas marcações diretamente na planilha e outras deixam o uso restrito ao RH, transportando para elas as informações do livro de ponto.

Suas vantagens são o fato de ser gratuita e de fácil utilização. Quando liberado o acesso ao funcionário, e se a planilha estiver na nuvem, ele também consegue marcar o ponto online. No entanto, assim como os sistemas manuais, as planilhas são muito passíveis de erros, fraudes e falhas humanas, especialmente se é preciso transportar para elas as informações que estão no livro. Assim, é um método que sobrecarrega o RH. Sem contar que fórmulas erradas também podem ocasionar erros.

Apesar do custo inicial mais alto, o controle de ponto online é sem dúvida mais benéfico para a empresa, mesmo pequena, a longo prazo. Além de permitir um controle mais preciso da jornada do colaborador, à prova de falhas, tudo acontece em tempo real, o sistema automatiza o trabalho que seria feito manualmente em muito mais tempo pelo RH e não requer cartões ou fichas, com a praticidade de o registro poder ser feito onde quer que o funcionário esteja,

Qual o melhor sistema de controle de ponto eletrônico para pequenas e médias empresas?

Antes de escolher o sistema de ponto eletrônico ideal, pequenas e médias empresas precisam olhar para as próprias necessidades, considerando quantidade de funcionários, o regime em que trabalham (presencial, híbrido, remoto) e as demandas do departamento de gestão de pessoas no que diz respeito a controle de jornada de trabalho e gerenciamento da folha de pagamento.

Em relação ao relógio de ponto eletrônico, que requer a presença do funcionário fazendo o registro diante de uma máquina, os softwares de controle de ponto online são sem dúvidas a alternativa mais indicada por sua praticidade e sintonia com os formatos de trabalho que se estabeleceram no mercado, especialmente no pós-pandemia, com colaboradores que não estão todos os dias no escritório ou mesmo 100% remotos.

FolhaCerta: software de controle de ponto e gestão da jornada de trabalho

Dando mais um passo importante na gestão automatizada do RH, a Flash anunciou recentemente a compra da FolhaCerta, startup de gestão de ponto, férias e controle de jornada de trabalho. E assim solidifica o seu ecossistema de soluções para o RH.

De forma intuitiva e simples, a FolhaCerta atua em todo o cálculo da jornada do trabalhador, desde a marcação de ponto, independentemente do lugar em que o colaborador esteja, até o controle de horas extras, passando por marcação de férias, banco de horas, compensação e solicitações de ausências e afastamentos.

E os números evidenciam os ganhos: com a plataforma, há redução de até 75% no tempo gasto com atividades de ponto e diminuição de 25% com horas extras dos colaboradores. Tudo é feito de forma automatizada e integrada ao sistema da folha de pagamento.

Gestores também podem montar, pela plataforma, escalas de trabalho, acompanhar horas extras e organizar as férias do time, entre outras funções, tudo em tempo real.

É possível ainda fazer a marcação de ponto por exceção, ou seja, com registros manuais para situações excepcionais como ausências, atrasos, horas extras, férias, licenças e afastamentos.

O sistema também permite que gestores, colaboradores e RH tenham acesso a um painel personalizado com todas as informações e dados.

Para o RH, a FolhaCerta permite fazer o fechamento da folha de pagamento de maneira fácil e rápida, além do acompanhamento em tempo real.

Perguntas frequentes sobre controle de ponto

Quantos funcionários são necessários para ter controle de ponto?

A lei estabelece que toda empresa com mais de 20 funcionários precisa ter algum controle de ponto, independentemente de ser manual, eletrônico ou mecânico. Mas empresas de qualquer tamanho podem fazer este controle para melhorar sua gestão.

Quais funcionários são isentos de marcação de ponto?

Funcionários que exercem cargos de confiança e gestão, como gerentes e diretores, não precisam bater ponto. Por isso, é importante que a área jurídica da empresa e o RH estejam alinhados para evitar problemas trabalhistas com funcionários. Colaboradores em regime de sobreaviso, que estão à disposição do empregador, mas não estão trabalhando, também ficam dispensados.

No caso do teletrabalho, ou trabalho à distância, há mudanças recentes na lei com relação ao controle de ponto. No ano passado, a MP 1.108 alterou o art. 62 da CLT, que tratava sobre a dispensa de controle de jornada aos empregados em regime de teletrabalho. Agora, apenas colaboradores em regime de teletrabalho que prestam serviço por produção ou tarefa ficam dispensados do controle de jornada. A mesma MP foi convertida na Lei 14.442, que tornou a alteração definitiva. Ou seja, mesmo em casa, o colaborador precisa bater ponto.

De quem é a responsabilidade do controle de ponto?

A responsabilidade é da empresa, que não só precisa escolher o sistema de registro de ponto como deve fornecer meios para que os funcionários possam fazer a marcação de maneira que os dados se mantenham seguros e confiáveis. Também fica a cargo da companhia se certificar de que seus colaboradores estão a par do funcionamento do sistema escolhido para marcação de ponto.

Como comprovar que a empresa tem menos de 20 funcionários?

A empresa deve comprovar a quantidade de funcionários apresentando documentos como folha de pagamento, com os registros de todos os colaboradores e seus salários, os contratos de trabalho, os relatórios do RH e os registros internos de funcionários. A declaração de Imposto de Renda da própria empresa também tem um campo onde está sinalizada a quantidade de funcionários.

Qual o valor da multa por falta de controle de ponto?

Além de ficar sujeita a desgastes com colaboradores por divergências e a perder ações trabalhistas por não conseguir comprovar a jornada de trabalho de seus funcionários, a empresa que não puder comprovar que está proporcionando descanso remunerado aos funcionários poderá ser multada com valores que variam entre R$ 40,25 e R$ 4.025,33, de acordo com o porte, quantidade de funcionários e gravidade da infração.

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