Gestão de Tempo: Como diminuir falhas e aumentar a produtividade da sua equipe?
Qual cliente visitar primeiro, como priorizar as atividades em uma viagem corporativa, como organizar a agenda e como não perder tempo na execução de atividades, são pontos fundamentais na gestão de tempo dos profissionais que compõem uma empresa.
Para aqueles que atuam com vendas externas ou viagens corporativas, a otimização desse aspecto também está relacionada a uma gestão de produtividade mais eficaz. Mas, o que fazer para aumentar a eficiência dos colaboradores? Como realizar a gestão de tempo e de produtividade, e evitar que falhas ocorram no futuro?
Continue a leitura e confira algumas dicas simples, práticas e muito fáceis de serem implantadas. Acompanhe!
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1. Tenha uma programação
Contar com uma programação diária e outra semanal são formas simples de lidar com a gestão de tempo. Para isso, basta considerar o que é mais importante e que deve ser feito naquele dia.
Ao fazer uma programação para o dia seguinte, é importante definir as atividades ou tarefas com horários. Dessa maneira, é fácil de saber que algo já tomou todo o tempo que havia disponível ou que sobraram alguns minutos que podem ser usados para outras coisas.
No caso da programação semanal, ela é interessante, pois ajuda o profissional a se planejar com uma boa antecedência e, além disso, já serve como base para uma ou outra atividade diária.
Uma boa sugestão para começar a fazer isso é usar aplicativos com alertas. Há diversas opções que atendem aos mais variados tipos de perfis, como o Google Agenda e Trello.
2. Priorizar as atividades mais importantes e delegar as demais
Priorizar as atividades nada mais é do que fazer primeiro as tarefas mais importantes ou relevantes para o negócio. No entanto, é preciso ter cuidado ao delegar as demais atividades.
Um líder eficaz precisa ser capaz de identificar os pontos fortes de cada membro de sua equipe e saber aproveitá-los no dia a dia. Afinal, centralizar as tarefas em uma só pessoa pode atrasar o trabalho de toda equipe, além de não aproveitar as habilidades individuais do time.
O ponto chave para dar certo é delegar uma atividade para as pessoas que são capazes de realizá-la. Por exemplo, escolher exatamente o melhor profissional da equipe para embarcar em uma viagem corporativa para convencer determinado cliente.
E, é claro, para saber quem são os melhores para cada coisa é preciso conhecê-los. Por isso, uma comunicação clara e uma avaliação constante dos funcionários são essenciais para levantar informações que podem ser usadas em análises futuras.
3. Faça uma programação prevendo interrupções
Infelizmente, ninguém tem uma bola de cristal capaz de mostrar, por exemplo, que uma reunião vai durar mais que o previsto, que o carro do vendedor externo vai quebrar ou que em vez de ter uma reunião na viagem corporativa o profissional terá duas.
A primeira coisa a se fazer nessas situações é aceitar a realidade. Depois disso será mais fácil otimizar a gestão de tempo mesmo com as interrupções.
O essencial para se programar e não ter problemas com as interrupções é manter um excelente canal de comunicação com todos os envolvidos. Dessa forma, qualquer um, em qualquer lugar, pode ser informado da situação sem que seja preciso perder tempo.
Para isso, um aplicativo de mensagens já é um recurso muito bom. Também há plataformas que permitem que um grupo de profissionais possa trocar informações rapidamente. Essa última opção é muito útil, pois a maioria desses serviços também permite que se acompanhe em tempo real a execução de cada etapa da tarefa, bem como aquelas que já foram concluídas.
4. Organizar os recursos e o espaço de trabalho
Em boa parte dos casos, o que falta nem sempre é uma gestão de tempo mais aprimorada, e sim mais organização. Aliás, isso não é válido apenas para o profissional, mas também para as próprias empresas.
Não importa qual seja a situação, a organização do espaço de trabalho e dos recursos precisa ser dinâmica e tudo deve estar ao alcance das mãos.
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Imagine, por exemplo, um vendedor que para ter acesso a um relatório de um cliente para auxiliá-lo em um novo negócio precise sair de seu setor, ir até outro departamento e ainda ter que procurar a pessoa responsável. É uma perda de tempo enorme que poderia ser evitada se a empresa e seus colaboradores contassem com um sistema interno para o compartilhamento de dados.
Um sistema de gerenciamento e gestão, como o ExpenseOn, é uma ferramenta fundamental para isso, pois com ele é possível economizar tempo gerenciando relatórios de qualquer lugar.
5. Terminar o dia corretamente com o Método Ivy Lee
O Método Ivy Lee foi desenvolvido por um consultor especialista em produtividade e gestão do tempo.
Esse método pode ser estruturado em 5 passos fundamentais:
- No fim de cada dia de trabalho, o profissional deve anotar quais são as seis tarefas mais importantes para fazer no dia seguinte. É fundamental que o número de tarefas nunca seja superior a seis;
- As seis tarefas consideradas devem ser organizadas segundo uma ordem de prioridade que a própria pessoa pode definir;
- No início de cada dia, o profissional deve se dedicar apenas a primeira tarefa. Ou seja, ele vai trabalhar até que ela esteja concluída. Somente depois deve passar para a próxima;
- Então, é só continuar o dia até a última tarefa e, caso alguma não tenha sido terminada, basta incluí-la na lista das seis do dia seguinte;
- Agora, é só repetir esse processo até ele se tornar um hábito e estiver sendo feito quase que automaticamente.
O ponto central desse método é tornar mais fácil a tomada de decisões complicadas. Por exemplo, quando há um limite de tarefas — seis, nesse caso — analisar cada uma e definir aquela que realmente é a mais importante é muito mais fácil.
Além disso, uma lista de seis tarefas faz com que a pessoa se sinta mais disposta e tranquila para trabalhar. Afinal, olhar para seis coisas para fazer é muito melhor e mais animador do que para 30!
Outro ponto a ser considerado é que começar o dia já sabendo o que deve ser feito contribui significativamente para não haver perda de tempo.
Os benefícios se estendem a todos os tópicos que tratamos até aqui. Por exemplo, lembra das interrupções? Não ficaria mais fácil lidar com elas quando já se sabe o que deverá ser feito no decorrer daquele dia? É claro que sim!
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