Onboarding: O que é, como fazer e exemplos de processos para seu onboarding

Por Marina Santa Clara · 13 dez 2022

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A longa jornada da contratação, que começa na criação do job description da vaga e na definição do perfil de candidato ideal, passa por avaliação de currículos e bateria de entrevistas, pode ser em vão se não for acompanhada por um onboarding cuidadoso, que integre o novo colaborador aos processos, valores e cultura organizacional da empresa.

Uma pesquisa do Brandon Hall Group, empresa de pesquisas norte-americana, descobriu que as organizações com forte processo de integração melhoram a retenção de novos contratados em até 82% e a produtividade em mais de 70%. E, se os estudos apontam que um bom onboarding ajuda a manter os melhores talentos na companhia, um processo mal feito deixa as empresas suscetíveis a turnover e excesso de pedidos de demissões.

Quer saber como criar uma jornada de integração eficaz? Preparamos, a seguir, um guia completo com tudo o que o RH precisa saber para construir um processo de onboarding de sucesso, incluindo a teoria dos 6 Cs. Vem com a gente!

O que é Onboarding?

Em tradução do inglês, onboarding significa integração e consiste nas ações que a companhia faz para receber e adaptar novos colaboradores. Para que eles realmente se sintam parte do time e consigam desenvolver suas funções, é preciso que se conectem de fato com a cultura e os valores da empresa onde estão entrando.

Embora o departamento de RH tenha papel imprescindível na integração, os líderes diretos dos novos funcionários também são peças fundamentais para o onboarding de sucesso.

Diferença entre Onboarding e Offboarding

Onboarding e offboarding são dois processos relacionados que acontecem em momentos distintos na jornada de um funcionário em uma empresa.

Onboarding, como dissemos acima, é o processo de integração do novo funcionário: quando ele é apresentado aos colegas, aos líderes, aos processos e às políticas internas da organização.

Esse período é muito importante, pois é a partir dele que o colaborador inicia treinamentos, faz reuniões de kickoff, conhece as novas ferramentas de trabalho, tem dúvidas esclarecidas e passa a se adaptar ao novo ambiente de trabalho.

Já o offboarding é o processo de desligamento do colaborador. Ele pode acontecer por diversos motivos, como encerramento de contrato, desligamento por performance ou demissão voluntária. Durante o processo de offboarding, o funcionário realiza a devolução de materiais, entrega pertences da empresa que estejam em sua posse, como computador e outros equipamentos. Em geral, essa fase inclui também uma pesquisa de desligamento, em que a companhia ouve o funcionário para coletar informações e percepções.

Ambos os processos são fundamentais, pois contribuem para o alinhamento e o engajamento dos funcionários, além de garantir que o ciclo de vida de um colaborador na organização seja concluído de forma eficiente e respeitosa.

Quais atividades fazem parte do processo de onboarding?

As ações que fazem parte do processo de onboarding podem variar dependendo da empresa e do cargo do novo funcionário, mas algumas atividades comuns incluem:

1. Introdução à empresa: esta é a etapa de apresentar a companhia, sua história, missão, visão, valores, cultura e estrutura organizacional.
2. Apresentação de colegas e tour pela empresa: além de realizar um tour pela empresa para que o novo funcionário conheça as instalações e saiba onde encontrar as diversas áreas de interesse, é preciso introduzi-lo aos colegas de trabalho, gestores e outros membros da equipe.
3. Explicação dos benefícios obrigatórios e opcionais: o RH deve fornecer informações sobre os benefícios, como plano de saúde, plano odontológico, vale-refeição, benefícios flexíveis, participação de lucros entre outros.
4. Alinhamento de metas e objetivos: já logo no início, o líder direto deve definir as expectativas do novo funcionário, alinhando-as com as metas da empresa e dando clareza sobre qual é a sua missão no posto para o qual foi contratado.
5. Treinamento de colaboradores: durante o onboarding, é preciso fornecer capacitação sobre as políticas, ferramentas, procedimentos e sistemas da companhia. A Flash People, por exemplo, possui uma modalidade específica de treinamento, em que o RH pode estruturar todos os seus treinamentos em um só lugar, além de criar avaliações para monitorar o desempenho dos seus colaboradores, em formato de vídeos, áudios e apresentações em PDF.

Qual a importância do onboarding para a empresa e funcionários

O onboarding é extremamente importante para garantir que novos funcionários sejam integrados adequadamente à empresa, aprendam suas responsabilidades e processos, e se sintam confortáveis em sua nova função. O processo de onboarding é fundamental tanto para a empresa quanto para o novo funcionário, por diversas razões:

Para a empresa:

• Maior retenção de talentos: quando os novos funcionários recebem um treinamento adequado e se sentem bem acolhidos, há uma maior probabilidade de que permaneçam na empresa por um longo período de tempo.
• Aumento da produtividade: o onboarding ajuda os novos funcionários a se adaptarem rapidamente ao ambiente de trabalho e a entenderem suas funções e responsabilidades. Isso pode levar a uma maior produtividade desde o início.
• Redução de custos: um bom programa de onboarding pode ajudar a reduzir custos com recrutamento e seleção, já que aumenta a probabilidade de que os novos funcionários permaneçam na empresa, reduzindo o turnover.

Para os funcionários:

• Sensação de acolhimento: um bom programa de onboarding pode ajudar os novos funcionários a se sentirem acolhidos na empresa. Isso pode fazer com que se fiquem mais motivados e engajados com o trabalho.
• Redução da ansiedade: entrar em uma nova empresa pode causar ansiedade devido a todo processo de mudança e adaptação. O onboarding traz mais segurança aos novos funcionários, fornecendo informações e orientações claras sobre o trabalho e o ambiente da organização.
• Compreensão da nova rotina, entregas e atividade: o onboarding contribui para os novos funcionários entenderem o que se espera deles, suas funções e responsabilidades na empresa. Isso torna o trabalho mais claro e transparente.

O que são e qual a importância dos 6 C’s do onboarding?

O conceito dos 6C's do onboarding foi criado pela professora norte-americana e pesquisadora de relações no trabalho Talya Bauer. Inicialmente, ela desenvolveu os 4Cs, que evoluíram para 5. Em seu site, Bauer fala que adicionou o sexto "C" para colocar ainda mais praticidade ao processo. Juntos, os 6 C's trazem elementos indispensáveis para que tudo seja feito de maneira estruturada e organizada. Venha conferir.

Compliance

Refere-se a toda parte burocrática, que garante conformidade legal, como contrato, crachá, computador, acesso aos sistemas, entre outros.

Clareza

Consiste em se certificar de que o colaborador compreende o que é o seu novo emprego e as expectativas relacionadas a ele.

Confiança

É definido como um estado de espírito. Diz respeito a como os funcionários se sentem sobre o trabalho que vão realizar. E, embora a empresa não possa atuar diretamente neste sentimento, pode criar experiências de integração que ajudem a fortalecê-los.

Conexão

Trata-se das relações e conexões com outras pessoas que o novo colaborador deve estabelecer.

Cultura

Uma categoria ampla, que inclui aproximar os funcionários da cultura organizacional, de seus valores e da sua missão.

Checkback

Está relacionado ao feedback de integração. Inclui receber dos novos funcionários sua opinião sobre o processo. Mas também ouvir a opinião de gerentes das áreas para levantar aprendizados e avaliar o que está funcionando — ou não.

Para a pesquisadora, a importância que a empresa dá a cada um desses estágios é o que determina o sucesso de seu programa de onboarding, mas a maioria das organizações não chega a cumprir todos e normalmente aplica de uma a três etapas.

Checklist para receber o novo funcionário

A partir dos conceitos acima, como fazer então um onboarding de sucesso? Em geral, empresas bem-sucedidas contemplam o onboarding informal e o onboarding formal. Um misto das duas, com bastante atenção à segunda, ajuda a ter um processo mais eficaz.

Onboarding informal

Quando a integração acontece sem um plano de ação definido, sem processo claro ou um passo a passo organizado e estruturado pela empresa.

Onboarding formal

Quando a empresa tem um processo e reúne em um material oficial, de fácil acesso, regras, dicas e políticas da empresa que possam ser de interesse do novo colaborador.

Muitas abordagens são possíveis, mas alguns passos são essenciais para que os líderes recebam bem o novo colaborador.

Antes da chegada do novo colaborador

• O departamento de gestão de pessoas deve se certificar de que ele está ciente do salário, dos benefícios, bem como das datas de início e do período de experiência. Enviar todas as informações por e-mail, com uma lista de documentos que deverão ser entregues no primeiro dia, é essencial para orientar o funcionário neste início.
• Se o trabalho for remoto, deve-se entregar na casa do profissional os equipamentos e o kit onboarding, que detalha informações práticas, como logins, senhas, links de acesso e ramais para onde ligar. Mandar uma mensagem de boas-vindas, reforçando alguns aspectos importantes para a chegada, fará toda a diferença.
• Programar o primeiro dia de trabalho para uma segunda-feira também ajudará o profissional a se ambientar com mais calma.

No dia da chegada do colaborador

• O RH deve explicar e reforçar detalhes da conduta da empresa, como o código de ética, a política de vestimentas e a dinâmica de horários, deixando evidente se há flexibilidade ou não.
• É nesta hora que o funcionário deve entrar em contato novamente e de maneira menos formal com os valores, a missão e a cultura da empresa. É importante que ele saiba também quem são os principais líderes da empresa.
• Vale chamar o líder do setor em que ele irá trabalhar para acompanhar o tour pela empresa, ou para participar dos encontros online, no caso de onboarding remoto.
• O departamento de gestão de pessoas e o líder do time devem reforçar com o novo colaborador suas tarefas e o que se espera dele, bem como os objetivos a serem atingidos. É indicado fornecer ao candidato um checklist com todas as atividades que ele deve cumprir neste processo de adaptação à empresa.
• Vale ainda eleger alguém que já esteja há mais tempo na equipe para ser a pessoa mentora que irá ajudar "oficialmente" o novo funcionário — isso vale tanto para modelos presenciais quanto remotos.
• Caso seja presencial, o espaço de trabalho já deve estar pronto para recebê-lo, com acesso à internet e aos sistemas. No caso do remoto, vale o mesmo.
• Use os canais de comunicação da empresa: newsletter, redes sociais, e-mail, chat corporativo, entre outros, para dar boas-vindas ao novo colaborador.

Nos dias seguintes à entrada do novo colaborador

Na semana em que o trabalhador ingressar, o líder deverá manter contato diário para tirar dúvidas e pegar feedbacks. Depois, é importante agendar reuniões de avaliação e feedback em 30, 60 e 90 dias.

• Ao fim da primeira semana, vale chamá-lo para uma conversa para agendar os treinamentos. Importante dar ao funcionário alguns dias para se ambientar antes de preencher sua agenda de tarefas que ainda não compreende. Isso inclusive ajudará a pessoa a escolher de maneira mais assertiva cursos que se relacionem com suas necessidades do dia a dia.
• É importante que esses treinamentos contenham avaliações e métricas que mensurem o desempenho do colaborador e auxiliem na sua adaptação.

Onboarding automatizado

Com os modelos de trabalho migrando para os modelos remoto e híbrido, o onboarding precisa acompanhar este movimento. A boa notícia é que a parte burocrática do processo de onboarding pode ficar mais rápida e organizada com a automatização de parte do processo. Para a empresa, a vantagem é reduzir custos, economizar tempo e melhorar a coleta de dados, já que é possível integrar os softwares que fazem esse trabalho com outros de gestão de pessoas, por exemplo.

Softwares de onboarding

Permitem automatizar o cadastro dos novos funcionários e o acompanhamento de suas tarefas nos treinamentos, por exemplo, além de definir tarefas específicas para cada novo colaborador, de acordo com sua área de atuação. Com as soluções da Flash People, o RH tem o poder de centralizar a gestão completa de colaboradores em um só lugar, acesse e confira.

Face Match

Faz reconhecimento facial, comparando a foto de um documento com uma enviada pelo candidato. Ajuda a cadastrar pessoas e validar identidades, reduzindo a chance de falsidade ideológica.

Plataformas gamificadas

Treinamentos, cursos e workshops fazem toda a diferença para a adaptação do novo colaborador. Mas vale fazer isso de uma forma que não fique maçante. Gamificar o processo é uma chance não só de tornar as avaliações mais divertidas como estabelecer métricas de desempenho e fazer eventuais ajustes de rota.

Assinatura digital

Programas que permitem envio e assinatura online de documentos são grandes aliados no processo, reduzindo tempo e custos.

As principais vantagens do Onboarding

Empresas com programas de onboarding fracos ganham menos confiança de seus candidatos e são mais propensas a perder esses indivíduos no primeiro ano de trabalho.

Veja onde o onboarding tem impacto direto:

Engajamento

Colaboradores que compreendem a cultura e o objetivo da empresa em que trabalham tendem a desempenhar suas funções com mais propósito e alinhados aos valores da companhia.

Produtividade

Quando domina as ferramentas e os sistemas, atinge as metas e está alinhado aos objetivos da empresa, o funcionário não perde tempo com burocracias desnecessárias e se sente mais livre para focar no que realmente vai trazer resultado.

Redução do turnover

Quando compreendem o contexto, os trabalhadores ponderam antes de deixar a companhia. Um onboarding que dá visibilidade da cultura e dos processos pode reduzir os índices de turnover.

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