GED: O que é Gestão Eletrônica de Documentos e as vantagens para sua empresa

O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é mais uma das vantagens da plataforma Flash People, a unidade de negócios da Flash que traz soluções completas e totalmente automatizadas para o RH.

Com o GED, é possível centralizar e organizar todos os documentos dos colaboradores em um único lugar. Muito mais facilidade para armazenar, ordenar e acessar de maneira mais simples e rápida este material.

Mas não só isso: na prática, estamos falando de diminuir os gastos das empresas com papeladas (solução alinhada com metas de ESG), ocupar menos espaço físico para arquivar documentos e poupar tempo dos colaboradores.

Seguindo a tendência de automação do RH, enquanto o processo burocrático é feito digitalmente, os profissionais ficam livres para se dedicar a tarefas mais estratégicas.

Venha conhecer mais sobre a solução que vai ajudar o RH a ser mais estratégico:

O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

O GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é uma tecnologia que permite armazenar e organizar todos os documentos dos colaboradores em um único lugar, de maneira totalmente digital e automatizada.

A Flash oferece o GED como mais uma funcionalidade da Flash People. As pastas são criadas automaticamente, de acordo com a lista de colaboradores da empresa.

Diferenças entre GED e ECM

As confusões entre os termos e suas funcionalidades são frequentes, mas há diferenças entre eles. Enquanto o GED faz a gestão eletrônica de documentos, o ECM significa Enterprise Content Management, em português Gestão de Conteúdo Empresarial.

E o que isso quer dizer? Enquanto o GED facilita o gerenciamento de documentos, o ECM cuida do armazenamento e da organização digital de conteúdos que podem incluir workflow, arquivos de imagem, áudio ou vídeo e material contido na web, em livros ou produzido e armazenado por colaboradores nos computadores da empresa.

As duas ferramentas, no entanto, podem ser aliadas, pois acabam por ter finalidades diferentes.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

Dentro da plataforma Flash People, o GED automaticamente cria uma pasta para cada colaborador com o seu nome. Dentro dessa pasta ficam disponíveis todas as suas informações pessoais referentes ao trabalho na empresa. Além de armazenar documentos, o GED possui campos para que os dados sejam disponibilizados também em forma de texto. Exemplos do que é possível guardar digitalmente na pasta:

• Foto do colaborador
• Carteira de trabalho
• RG
• Histórico escolar
• Documentos dos dependentes
• e muito mais!

Algumas das funcionalidades da GED:

• Visualizar os documentos da pessoa colaboradora e de seus dependentes;
• Adicionar, editar ou atualizar documentos da pessoa colaboradora ou de seus dependentes;
• Exportar um ou mais documentos;
• Excluir um ou mais documentos;

Onde é possível aplicar o GED

O GED pode ser aplicado nas mais diversas áreas da empresa onde haja a necessidade de organizar e armazenar documentos, como financeiro, marketing, etc.

No caso da funcionalidade GED dentro do Flash People, sua aplicação está voltada para o gerenciamento eletrônico de documentos de colaboradores, envolvendo todos aspectos de sua jornada dentro da empresa, desde o processo de seleção até o seu desligamento.

Quais as vantagens de um sistema de gestão de documentos

São várias as vantagens de se implantar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. A imediata é a facilidade na organização e no acesso a esse material. Adeus arquivos impressos! E ainda é possível acessar todo o arquivo de qualquer dispositivo.

Mas há outras. Confira abaixo:

• Melhora no fluxo de trabalho

Se há maior facilidade para acessar, editar e compartilhar os documentos referentes ao colaborador, o fluxo de trabalho melhora de maneira geral em todas as etapas do processo que envolvem manusear esses documentos;

• Diminuição de custos

Como os documentos passam a ser arquivados digitalmente, o gasto das empresas com a papelada diminui. Sem contar o fato de que o espaço físico que abrigava esse arquivo pode ser utilizado para outro tipo de atividade. Os documentos, sendo assim, também se mantêm preservados e corre-se bem menos risco de extravios;

• Sustentabilidade

O GED é um sistema sustentável, pois ao reduzir o gasto com papel e energia elétrica (muitos documentos deixam de ser impressos) contribui para o meio ambiente;

• Economia de tempo e dinheiro

Na medida em que localizar os documentos fica mais fácil e o arquivamento é feito de forma automatizada, os colaboradores se livram do processo burocrático e ficam livres para se dedicar a tarefas mais estratégicas, seguindo a tendência de automação do RH. A longo prazo, estamos falando de lucro para a empresa, é claro;

• Controle de todas as etapas do processo

Quando todos os documentos ficam armazenados em um único espaço, as informações ficam reunidas e é possível ter uma visão mais completa da jornada do colaborador da empresa, o que permite insights para melhorar ainda mais esta operação;

Segurança de dados, GED e LGP

Se por um lado o GED facilita o controle do acesso a documentos, pois fica fácil determinar os níveis liberados para cada perfil, por outro, requer uma maior preocupação da empresa com a segurança de sua rede e seus dados de forma geral, especialmente no que diz respeito à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Veja alguns pontos importantes:

• Acesso controlado - o GED permite determinar quem pode acessar determinados documentos, facilitando assim a confidencialidade do que for necessário e a rastreabilidade das mudanças efetuadas, com os acessos liberados conforme a área e as necessidades de cada perfil;
• Armazenamento na nuvem - como os dados são armazenados na nuvem, ao contrário do que se possa imaginar, o GED não requer investimentos milionários em uma equipe de TI para suportar a operação;
• Facilita o backup - com todos os dados centralizados e organizados, fica mais fácil fazer backup e, eventualmente, utilizá-lo sem prejuízos de integridade e confidencialidade.

Confira também: People Analytics: como se tornar um RH

Maior acessibilidade e facilidade de gestão

Mais do que facilitar o acesso aos documentos de colaboradores, o GED ainda poupa o trabalho do profissional de RH ao ser capaz de desenvolver de maneira automática atividades como:

• Trazer lembretes de documentos pendentes
• Trazer lembretes documentos que precisam ser renovados
• Enviar lembretes ao colaborador notificando-o de suas pendências com relação a assinaturas ou entrega de documentos

Como implantar a gestão eletrônica de documentos na sua empresa

Confira abaixo o caminho a ser seguido:

Passo 1 - Explique ao time por que será bom: das vantagens para o meio ambiente passando pela facilidade de organização e especialmente pela economia de tempo da qual todos se beneficiarão, o primeiro passo é colocar a equipe a par do por quê do novo processo

Passo 2 - Faça um cronograma para a digitalização: como o GED opera no ambiente digital, os documentos em papel precisarão ser digitalizados. Será importante, antes de começar esse processo, fazer uma análise precisa de quais arquivos precisarão passar pelo processo, aproveitando para descartar o que não será mais útil.

Passo 3 - Defina regras (e esteja pronto para alterá-las): agora que os documentos estão na nuvem, é preciso definir de onde poderão ser acessados, por quem e de que forma. Por exemplo, é possível que um colaborador precise de acesso a determinado documento, mas não necessariamente ele precisa de poder para editá-lo. Esse é o momento de definir tudo isso;

Passo 4 - Treine o time: de nada adianta automatizar o processo se o time não souber como acessar e fazer o melhor uso possível da tecnologia. Treine a equipe antes e estabeleça um período para testar o uso antes de compartilhar a nova ferramenta com toda a empresa, que obviamente também precisará ser notificada e treinada caso vá acessar a plataforma;

Passo 5 - Feedbacks: Estabeleça rotinas para observar e colher com o time feedbacks sobre como a organização está impactando o dia a dia de todos, de que forma é possível melhorá-la e, a partir do material já arquivado, que insights é possível extrair para pensar processos.

Flash People: o sistema que auxilia o RH na gestão de pessoas de ponta a ponta

Depois de reinventar o mercado de benefícios no Brasil, em 2022 a Flash lançou mais um negócio para descomplicar as rotinas corporativas: a Flash People, plataforma de RH que integra admissão, treinamento, comunicação interna, armazenamento, engajamento e análise de dados. E mais recentemente, com a aquisição da FolhaCerta, a gestão de pontos, férias e controle de jornada

A ideia, é claro, é facilitar a rotina do departamento de gestão de pessoas. Com os processos integrados, colaboradores ganham tempo e têm seu trabalho otimizado com tudo centralizado em uma única plataforma.

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