Como fazer um relatório de despesas de viagem (RDV) + modelo gratuito

Por Yanick Gudim · 26 jul 2023

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Você sabe o que é RDV? É um documento utilizado por empresas para registrar as despesas de viagens realizadas por seus colaboradores. Tem como objetivo fornecer um relatório de prestação de contas claro e transparente sobre todos os gastos incorridos durante a viagem a trabalho.

A função deste relatório de despesas de viagem é realizar o reembolso de despesas para os funcionários corretamente. Ao mesmo tempo que ajuda a evitar gastos excessivos e garante que os ressarcimentos estejam de acordo com a política de viagens corporativas.

Esses relatório são importantes para a gestão financeira por favorecerem o controle de despesas e a otimização de processos. Acompanhe a leitura e descubra como se faz um relatório de uma viagem e o que precisa ter em relatório de viagem pronto.

Como fazer um relatório de despesas de viagem (RDV)?

Para fazer relatórios de viagem a trabalho completos e organizados é fundamental seguir os seguintes passos:

1. identifique o RDV;
2. detalhe as despesas;
3. anexe os comprovantes;
4. converta a moeda (se aplicável);
5. calcule as despesas;
6. verifique a política de viagem e reembolso;
7. recolha a assinatura e a aprovação necessária;
8. envie o relatório aos supervisores.

1. Identifique o RDV

O início do relatório deve conter informações que identifiquem o RDV. Como nome do funcionário que realizou a viagem e a finalidade da viagem (seja a negócios, treinamento, entre outros). Além disso, inclua o período da viagem, especificando as datas de início e término. Essas informações são essenciais para distinguir e rastrear o relatório em questão.

2. Detalhe as despesas

Nessa seção, liste todas as despesas relacionadas à viagem. A cada despesa, detalhe o valor, onde foi realizada e agrupe essas despesas em categorias. Esse detalhamento serve para que o relatório seja de fácil leitura e identifique quais despesas são reembolsáveis.

3. Anexe os comprovantes

Os comprovantes podem ser notas fiscais, recibos, entre outras provas de pagamento. Documentar os comprovantes originais é importante para a auditoria de reembolso e também para armazenar no histórico de viagens desse colaborador.

4. Converta a moeda

No caso de viagens a trabalho internacionais, pode ser aplicável converter a moeda estrangeira para moeda local. Esse processo de reembolso de despesas no exterior é importante para ressarcir adequadamente o colaborador.

5. Calcule as despesas

Nessa etapa, basta apenas somar todas as despesas para obter o total gasto durante a viagem. Feito isso, antes de finalizar o relatório, verifique se o valor é condizente com as políticas estabelecidas pela empresa.

6. Verifique a política de viagem e reembolso

As políticas de reembolso e viagens corporativas certificam de que as despesas estão dentro dos limites estabelecidos. É necessário verificar essas despesas para identificar possíveis fraudes, erros no relatório ou na entrega dos comprovantes, por exemplo. Se a sua empresa não tem essas diretrizes, confira nosso modelo de política de viagens corporativas e personalize conforme as suas necessidades.

7. Recolha a assinatura e a aprovação necessária

Após preencher o RDV, inclua sua própria assinatura, confirmando a veracidade das informações. Em seguida, peça para o colaborador vigente assinar e entregue o relatório ao supervisor ou ao departamento responsável para aprovação. A aprovação é essencial para garantir que as despesas sejam consideradas válidas e elegíveis para reembolso.

8. Envie o relatório aos supervisores

Após a aprovação, envie o relatório e a documentação aos supervisores, ao departamento financeiro ou ao setor responsável pelas despesas de viagem. Certifique-se de seguir as diretrizes internas da empresa para o envio do RDV.

Se você não sabe como elaborar um relatório de uma viagem, conheça nosso modelo de relatório de despesas de viagem em excel. O exemplo de relatório de viagem a trabalho ideal para prestar contas das diárias de viagens.

Quais são as informações essenciais do RDV?

As despesas de viagens corporativas podem variar dependendo da natureza da viagem, do destino, do padrão da empresa e das políticas de reembolso. Abaixo está a lista de despesas de viagem mais comuns aos relatórios.

• Transporte: passagens aéreas, transporte público, aluguel de carros ou corridas por aplicativo.
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Taxas, vistos e pedágios;
• Seguro de viagem;
• Despesas com bagagem;
• Despesas com eventos ou conferências;
• Custos com reuniões de negócios ou clientes;
• Serviços de guia ou tradução;
• Custos com telefone e internet para comunicação;
• Despesas com veículo próprio do colaborador;
• Despesas de escritório;

A importância da política de viagens para a definição do RDV

A política de viagens desempenha um papel fundamental na definição do RDV. Ela é um conjunto de diretrizes e regras claras sobre os tipos de despesas elegíveis para reembolso. Além de estabelecer limites quanto aos gastos, regulamenta os procedimentos de prestação de contas e garante os direitos de quem viaja a trabalho.

A importância de fazer um relatório de viagem baseado nessa política é principalmente em relação a transparência e consistência das despesas. Outras razões para cumprir a política de viagem corporativa incluem o controle de custos eficiente, conformidade legal e proteção contra fraudes e abusos. Outros fatores que tornam a política de viagens indispensável é a facilidade em elaborar, analisar e aprovar relatórios.

A política de viagens é uma grande aliada nas auditorias de reembolso. Ambas tem como objetivo garantir que o compliance da empresa seja seguido. O cumprimento das normas internas é importante para evitar problemas legais e preservar a integridade da empresa.

Dessa forma, as auditorias em relatório de viagem atuam como ferramenta essencial para os processos de reembolso. Torne a gestão de viagens corporativas da sua empresa mais eficiente e segura. Conheça as funcionalidades da Flash Expense.

Como a Flash Expense auxilia a rotina de gestão dos RDV?

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