Como calcular despesas de viagens corporativas? Passo a passo

Por Yanick Gudim · 18 mar 2021

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Viagens corporativas são muito importantes para as empresas. Além de ser uma forma de conexão com seus fornecedores, clientes e parceiros, é também uma estratégia de expansão que ajuda a companhia a se desenvolver e alcançar novos locais.

Saber como calcular as despesas de viagem dos funcionários, no entanto, é um desafio que caminha junto aos benefícios citados acima.

Isso porque as viagens de negócios representam um dos maiores gastos dentro de uma companhia, segundo dados da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV). Em 2019, foram mais de R$75 bilhões gastos com viagens corporativas no Brasil.

Ou seja, quando não são calculados de maneira correta, podem acabar trazendo prejuízos para o caixa da empresa.

O segredo é entender a necessidade da viagem e estudar todos os seus momentos, buscando sempre proporcionar realizar o trajeto sem grandes gastos extras. É aqui que o cálculo das despesas se encaixa com a gestão financeira.

Essa tática visa economizar ao máximo os gastos do colaborador durante a viagem, seja com alimentação, hospedagem, transporte ou outros custos.

Por isso, neste conteúdo, vamos te ajudar a calcular corretamente as despesas de uma viagem corporativa, além de oferecer dicas sobre como diminuir os custos essenciais.

Quais são os gastos essenciais de uma viagem corporativa?

Seja para uma reunião, um evento ou até mesmo para visitar clientes, a viagem de negócios tem como intuito aproximar a companhia de seus stakeholders.

Para tais ações, há despesas que são indispensáveis como:

• hospedagem: onde o funcionário irá se hospedar durante a viagem?
• transporte: como ele vai se locomover até os locais necessários?
• alimentação: quanto ele poderá gastar para se alimentar durante a viagem?

Muitas vezes, esses gastos podem acabar saindo do controle e onerar a empresa. Daí surge a necessidade de um bom planejamento de viagens corporativas e uma política sólida de reembolsos.

Uma vez que o plano é traçado com antecedência e o colaborador sabe as regras que precisa seguir, há muito mais segurança para os gestores financeiros e para a própria organização.

Por que é preciso calcular as despesas da maneira correta?

A precisão no cálculo de despesas de uma viagem corporativa é essencial para que haja economia eficiente e também para garantir que não sejam realizados gastos excessivos ou desnecessários.

Além disso, dependendo da política de viagens da companhia, o cálculo correto também é imprescindível na hora de realizar reembolsos aos funcionários ou então cobrá-los das despesas realizadas sem previsão.

Tanto para a companhia quanto para o funcionário que viaja, essa prática evita erros envolvendo o dinheiro da empresa.

Como fazer o cálculo de despesas da viagem de negócios?

Antes de qualquer coisa, é preciso dizer que o cálculo tem que ser feito antes de a viagem acontecer. Trata-se de uma tática de planejamento, então terá como objetivo tentar prever todos os gastos necessários durante o período em que o funcionário permanecer fora.

É claro que custos extras podem surgir, mas lembre-se de instruir o colaborador a seguir à risca as regras internas da empresa. Se sua empresa ainda não possui uma política de reembolsos, aproveite nosso passo a passo gratuito abaixo.

A política de reembolso de viagem é estabelecida em vista de garantir o entendimento do funcionário quanto ao que pode e ao que não pode ser reembolsado.

Nela, é possível encontrar diretrizes relacionadas a valores gastos com alimentação e hospedagem. Você também deve detalhar assuntos como adiantamento de despesas.

Agora que você já sabe mais sobre as predefinições, vamos ao cálculo.

1. Faça uma lista com todos os gastos previstos

O primeiro passo é listar todas as despesas envolvidas na viagem de negócios. Alguns exemplos são:

• passagens aéreas ou de ônibus;
• translado no local – táxi, Uber, transporte público, etc;
• diárias de hotel, pousada ou Airbnb;
• custos com alimentação;
• seguro viagem;
• gastos com veículo do colaborador e quilometragem – em casos de uso do carro próprio;

Conheça cada uma das despesas que precisam fazer parte dessa equação na hora de calcular o custo de viagem corporativa. Assim, fica fácil perceber para onde vai o dinheiro da organização e controlar todos os gastos.

É importante salientar que o número e tipos de gastos podem ser diferentes para cada negócio. Portanto, dedique-se a conhecer os itens que compõem a sua lista de viagens corporativas.

Para chegar a essa lista você pode entrevistar os colaboradores que viajam frequentemente, analisar os relatórios antigos de viagem e assim por diante.

O importante é ter conhecimento dos gastos inerentes ao deslocamento para poder montar um custo médio de cada viagem a trabalho.

2. Crie uma média de gastos

Depois de listar cada uma das despesas, é hora de definir um valor médio para cada uma delas. Isso pode ser um pouco complicado, já que os valores podem mudar muito de acordo com o destino e até o colaborador que fará a viagem.

Mas se esforce ao máximo para criar um valor médio, assim será possível antever os gastos da viagem e preparar as finanças do negócio.

Veja algumas dicas abaixo:

• analise as passagens em sites de descontos, como o Decolar.com;
• confira os custos de hotéis em bookings como TripdAdvisor, Trivago e outros;
• gastos médios com alimentação podem ser vistos no site da Alelo;
• pesquise as tarifas de táxi, transporte público ou meios alternativos;
• faça convênios quando possível para fixar valores e conseguir descontos.

Assim que você definir uma tarifa média para cada um dos gastos, formalize o que acabou de descobrir para o colaborador.

3. Calcule a diária da viagem

Chegou a hora da matemática e de usar a calculadora. Coloque todos os valores em um papel ou uma planilha do Excel e, em seguida, some todas as despesas.

Ao agrupar as tarifas, fica mais fácil compreender quanto uma viagem a negócios custa para sua empresa. Por causa disso, também é mais fácil definir limites de gastos e até liberar um orçamento para o deslocamento.

Exemplo de cálculo de diária da viagem

Como exemplo, citamos uma viagem corporativa de São Paulo ao Rio de Janeiro, entre os dias 7 e 8 de abril de 2021:

1. passagem: R$ 400,00 (Rio de Janeiro x São Paulo, ida e volta, com taxas inclusas);
2. hotel: R$ 300,00 (diária com café da manhã);
3. alimentação: R$ 137,32 (quatro refeições: almoço e jantar, média de R$ 34,33 por refeição);
4. deslocamento: R$ 150 (táxi, ida e volta do aeroporto);

Nesse exemplo teríamos uma diária da viagem estimada em R $987,32. Lembrando que usamos os sites mencionados no passo dois para calcular os gastos médios no Centro de São Paulo.

4. Defina um orçamento

Agora que você já sabe quanto o colaborador deve gastar nessa viagem, é hora de fixar o orçamento.

Entretanto, perceba que o nosso cálculo anterior foi bem simples e deixou de levar muitos critérios em conta durante a soma.

Portanto, na hora de definir o seu orçamento, leve os seguintes pontos em consideração:

• defina uma média de gastos com base no cálculo anterior;
• adicione os custos fixos não contemplados na etapa anterior (como seguros, por exemplo);
• leve em conta uma reserva de emergência para o caso de algo sair errado (perder o voo, precisar estender a viagem, etc.).

Pronto! Agora é só compartilhar os valores com o colaborador e definir o teto de gastos da viagem a negócio.

Não se esqueça de adicionar todos os gastos previstos na política de viagens e deixar bem claro os valores permitidos pela empresa.

5. Procure formas de economizar

Bom, nesse texto você viu como calcular o custo de viagem corporativa de forma média. Ou seja, apenas uma ideia geral dos valores a serem pagos.

É importante salientar que tudo depende da política de viagens da sua empresa e de como pretende lidar com esses deslocamentos. Afinal, os níveis dos hotéis e dos restaurantes também contam na hora de fechar esta estimativa, não é mesmo?

Além, é claro, que você é capaz de buscar convênios com estabelecimentos comerciais para deixar os valores mais baixos. Um exemplo é listar os destinos visitados com frequência e buscar fechar essas parcerias com hotéis e restaurantes da região.

Da mesma forma, procure incentivar os funcionários a utilizarem da economia colaborativa, você já ouviu falar nela?

Contudo, o primeiro passo é ter total conhecimento dos valores gastos e aprender definitivamente a calcular o custo de viagem de negócios. Então, coloque a mão na massa e descubra seus valores agora mesmo.

A Flash Expense te ajuda a organizar todo esse processo e ter ainda mais controle sobre as despesas da sua empresa.

Dentro da plataforma, você consegue ver os gastos vindos dos funcionários em tempo real. O próprio colaborador digitaliza os recibos e registra as despesas, garantindo agilidade e autonomia para potencializar toda a gestão.

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