Sistema de gestão de reembolso: Como saber se a minha empresa precisa de um?
Diminuir riscos, aumentar a receita e minimizar a despesa. Esse é sem dúvida o objetivo de toda empresa. E é nesse sentido que um sistema de gestão de reembolso pode ajudar o seu negócio a conquistar esse objetivo mais rapidamente.
Sabemos que administrar uma empresa no Brasil não é tarefa fácil. Há uma enorme burocracia, as crises cíclicas são constantes e muitas vezes a própria concorrência é desleal.
Fora isso, ainda há o agravante da desorganização que colabora para a perda de dinheiro e consequentemente de lucro de uma empresa. E um dos setores responsáveis por isso, sem dúvida é o setor externo.
Desse modo, separamos neste post um conteúdo exclusivo para sua empresa saber quando deve optar por um sistema de gestão de reembolso. Confira!
Perde-se tempo e dinheiro com relatórios
Quando em viagem, os vendedores bem como qualquer outro profissional da empresa precisam guardar todos os seus comprovantes para garantir o reembolso de seus gastos. E é aí onde começa a dor de cabeça.
Alguns comprovantes acabam apagando, outros acabam se perdendo e o funcionário não deseja sair no prejuízo. Todo o gasto vai para a planilha e muitas vezes o comprovante não.
A empresa precisa então de uma pessoa trabalhando exaustivamente e unicamente na eliminação desses erros. Isso aumenta os custos do negócio. Há perda de tempo e de dinheiro. Sem contar o estresse que a situação pode trazer.
Após a entrega do relatório, quando tudo parece estar normalizado, o vendedor volta. Com uma nota quase envelhecida, lembrando-se de um gasto que não foi alimentado na planilha. O mês contábil já virou e novamente começa a dor de cabeça.
Situações como essa são extremamente comuns e desgastantes. Além disso, são responsáveis por agravar o prejuízo de muitas empresas que poderiam ver o seu demonstrativo fechar no azul. E, diante de tamanho estresse, vem a dúvida: o que fazer, então?
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O acesso à informação é precário
Diante de tamanha dor de cabeça, normalmente o gestor da empresa reúne ambas as partes, o setor contábil e o setor comercial para tentar eliminar os problemas. E o que acontece é uma verdadeira guerra de setores.
Um setor culpando o outro pelos erros. A reunião que surgiu com o intuito de ser produtiva acaba se tornando uma verdadeira guerra política. E, desse modo, o problema continua sem solução.
O gestor sai da reunião exausto, procurando algum método que possa ser aplicado para resolver de vez o problema, mas nada lhe vêm à mente. Pensa, pensa e pensa. Desenvolve métodos novos que ao invés de solucionar agravam ainda mais a situação.
O vendedor reclama que o acesso à informação é precário e está sendo lesado financeiramente. O analista financeiro, por outro lado, diz que perde um tempo demasiado com a política de reembolso e precisa de mais um ajudante no setor para melhorar o relatório.
E novamente surge uma problemática. Aumento de custo e perda da eficiência da empresa. O gestor vê então a sua margem ser esmagada pela desorganização do negócio e sabe que se nada for feito estará definitivamente fora do mercado.
Sistema de gestão de reembolso: Uma luz no final do túnel!
Diante de tanta dificuldade, o gestor começa sua busca incessante para solucionar o problema. Passa noites em claro, até que finalmente encontra a solução.
Visitando alguns blogs e sites em busca de uma solução inteligente, descobre o sistema de gestão de reembolso da Flash Expense, e o que antes parecia ser um problema sem solução e interminável, finalmente está com seus dias contados.
Ao ler mais sobre o sistema e acessar a demonstração do mesmo, vê como perdeu tempo antes de descobrir esse sistema fantástico que poderá mudar de vez os problemas de despesa relacionados a viagens.
Desse modo, o gestor começa então a avaliar todas as ferramentas que o sistema lhe traz, e algumas ferramentas acabam chamando sua atenção.
Todos os gastos são lançados em tempo real
Uma das ferramentas que mais chama a atenção no sistema de gestão de reembolso é a possibilidade dos lançamentos serem feitos em tempo real, e o que é ainda melhor, por meio do próprio celular.
O vendedor só precisa tirar uma foto do comprovante fiscal logo que ele é lançado e indexar em sua área exclusiva no sistema. Pronto. Tudo está resolvido. Automaticamente é desenvolvido um relatório com os gastos.
Ao final de uma determinada viagem o sistema compila todos os gastos gerando um relatório interativo, com design clean, que possibilita eliminar um bom tempo entre discussões e lançamentos.
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Menos despesas e mais receitas para seu negócio
Com a implantação desse sistema, o gestor finalmente consegue diminuir os gastos com a equipe financeira. E finalmente, os bons vendedores param de pedir demissão da empresa, o que acarreta mais receita para o seu negócio.
Os vendedores passam então a ter mais satisfação no trabalho. Não precisam preocupar-se demasiadamente com as notas e nem chegar ao hotel e ligar o notebook, entrar em uma precária planilha para fazer o lançamento.
A economia de tempo é realmente espetacular. Tudo acontece em tempo real. E quando o vendedor encerra a sua viagem, logo no primeiro dia na empresa já é ressarcido pelos gastos que realizou.
Qualquer erro é rapidamente identificado pelo sistema. E o setor financeiro não precisa mais se descabelar para conseguir identificar onde o erro ocorreu. Pela primeira vez, a empresa dá sinais de alcançar o seu objetivo: reduzir riscos, aumentar a receita e eliminar a despesa.
Implante um sistema de gestão de reembolso no seu negócio
Como você pode notar, diversas empresas que trabalham com reembolso de viagens enfrentam os mesmos problemas diariamente. E assim como você, buscam solucionar o problema objetivando aumentar a competitividade no mercado.
Muitas já encontraram. E com isso estão conseguindo, inclusive, melhorar o preço dos seus produtos em virtude da redução de custo alcançada, o que vêm trazendo um crescimento significativo para o negócio.
Se você ainda não tem um sistema de gestão de reembolso, chegou o momento de implantar. Afinal, o mercado está cada vez mais informatizado, as informações correm cada vez mais rapidamente e certamente o seu concorrente está atento a isso.
Como sugestão, conheça agora mesmo o sistema gestão de reembolso da Flash Expense e solicite uma demonstração. Temos a solução na medida do seu negócio. Sendo que nosso objetivo é fazer a sua empresa crescer, tornando-o uma marca sólida em um mercado em constante transformação.
