Erros mais comuns ao preencher um relatório de reembolso
Toda gestão de uma empresa necessita ser dividida por áreas para que consiga atender todas as demandas ali exigidas. Muitas vezes erros no relatório de reembolso acontecem por falta de um corpo administrativo profissional capacitado ou tecnologias que ajudem a otimizar os processos.
Um negócio deve ser organizado, ter padrões a serem seguidos e ressarcir os gastos que os seus empregados tiveram por conta do trabalho, tudo no momento certo, sem ferir os direitos do trabalhador nem do empregador.
Neste artigo você verá quais os erros que mais acontecem ao preencher um relatório de reembolso, além de ficar ciente dos cuidados que devem ser tomados para que essas falhas não acabem prejudicando financeiramente a sua empresa e nem manchando a imagem dela no mercado.
Não ter uma política de reembolso definida
A política de reembolso em uma empresa é algo indispensável, no entanto, muitos negócios deixam de elaborar e adotar esse tipo de prática dentro da empresa, sofrendo prejuízos por conta da vulnerabilidade ao dispensá-la.
Ela serve como um contrato com os empregados de uma corporação, para ditar as regras quando se trata do âmbito de ressarcir custos. Uma instituição sem regras pode ser considerada como desprotegida.
A gestão que não deixa claro quais despesas devem ser adicionadas no relatório, fica propícia a erros do seu colaborador, erros estes como: adição de valores muito altos, gastos exorbitantes nas viagens, omissão de informações ou até mesmo deixar de fazer o relatório. É na política de reembolso que esses pontos devem ser definidos para evitar os erros comuns no preenchimento do relatório de reembolso.
Não ter um modelo de relatório padronizado
É certo dizer que todos os gastos realizados em uma corporação devem ser postos em um documento que os relate. Caso isso não aconteça, o corpo administrativo não conseguirá ter noção das ações que devem ser tomadas em situações como as de crise.
Muitos gestores se perdem na hora de contabilizar o reembolso de despesas por não padronizar o relatório. Por exemplo, se uma empresa não possui um padrão em seus relatórios, certamente os funcionários farão planilhas da forma que quiserem.
Essa é uma realidade que também deixa o negócio suscetível a falhas que podem prejudicá-lo. Não ter um modelo de relatório padronizado causa desordem nas informações, além de fazer com que os responsáveis por esse setor percam muito tempo com a conferência dos dados.
Para isso, é necessário se organizar e expor para os empregados como a disposição das planilhas deve ser feita. Para tanto, você pode utilizar também o relatório de reembolso de viagens da Flash Expense.
Erros de digitação
Algo que também não pode acontecer no momento de preencher o relatório são erros no momento da digitação dos dados no formulário.
Além de ter que comprovar os gastos, o responsável por esse setor deve ter atenção para digitar tudo da maneira correta, caso contrário, poderá trazer sérios prejuízos financeiros à empresa.
Controlar o reembolso de despesas é uma tarefa séria e essencial para o equilíbrio na administração de uma corporação. E quando isso fica suscetível a erros de digitação, pode fazer com que a empresa pague mais ou menos do que deveria no reembolso ao funcionário.
Não dividir as despesas reembolsáveis por categorias
Assim como a legislação assegura o trabalhador receber o reembolso de gastos feitos ao realizar uma função em prol do seu empregador como uma viagem, por exemplo, ela também distribui regulamentações para cada tipo de despesas.
Caso a equipe que está em atividade em um negócio não esteja ciente das categorias das despesas que serão ressarcidas, poderá causar desordem na corporação e prejuízos ao acionar uma fiscalização.
Todos os direitos que um trabalhador possui neste contexto devem ser definidos na política ou contrato da corporação, sem ferir as leis federais, é claro. Tudo deve ser detalhadamente esclarecido, ou a empresa poderá ser punida.
Erros no relatório e na auditoria
Os erros que acontecem na construção de um relatório dificultam de maneira significativa o trabalho da auditoria. A área administrativa de um negócio deve sempre estar atenta a essas questões.
Falhas no relatório podem causar transtornos na contabilização dos gastos, dessa maneira fica difícil a averiguação dos custos.
A imprecisão pode fazer com que a auditoria não consiga fechar os gastos obtidos.
Para resolver o problema é necessário relatar todos os gastos novamente e fazer desde o primeiro momento de forma minuciosa, apresentando comprovantes.
Falta de comprovantes
Os comprovantes que são adquiridos durante despesas feitas a trabalho, em muitos casos, não são lançados pelo funcionário no próprio relatório, isso pode gerar transtornos na hora de ressarcir o trabalhador. Por isso a gestão deve estar atenta e alertar sempre o seu empregado para que tudo que foi gasto, seja apresentado com comprovantes.
Se os comprovantes não forem registrados da maneira correta poderá causar danos na tributação da empresa. É importante que o funcionário também esteja ciente desse fator, para ele ter noção do problema que poderá ocasionar caso não faça tudo da maneira correta.
A perda dos comprovantes é algo que pode ser recorrente para quem deixa para relatar as informações de última hora, tudo deve ser digitalizado o quanto antes, para que seja organizado e para que as informações sejam precisas.
Para resolver essas questões, você pode ter um sistema que ajudará nas gestões que envolvem reembolso de despesas e que permitem a digitalização de notas fiscais e comprovantes exatamente no momento em que foram feitos, evitando esquecimentos.
Como evitar erros no relatório de reembolso?
Há várias falhas que acontecem ao organizar um relatório de reembolso, falhas estas que podem ferir monetariamente uma corporação. Para que isso não aconteça, é essencial ter um sistema capaz de atender as demandas exigidas nesses relatórios, e consequentemente, ter ótimo desempenho em todas as áreas.
Ter tudo digitalizado em uma nuvem, com o acesso disponível quando o gestor necessita, além de auxílio nos processos internos como: política, alterações nas leis, etc., são funções que qualquer corporação precisa para não sofrer danos.
Erros no relatório de reembolso acabam manchando a transparência de uma corporação. Por isso, é necessário estar atento e ter um sistema que atenda essas questões de forma segura e profissional.
Se você gostou desse post sobre os principais erros ao preencher o relatório de reembolso e quer ter acesso a um sistema de reembolso para minimizar essas falhas, solicite a sua demonstração agora mesmo!
