Processo de admissão: 6 etapas e dicas para executar de maneira eficiente

O processo de admissão faz parte das rotinas trabalhistas de qualquer empresa. A admissão de novos funcionários é conduzida pelo departamento pessoal e pelo RH. Dentre as diversas etapas necessárias para formalizar o novo contrato de trabalho, neste artigo, vamos abordar o checklist do processo de admissão em 6 passos.

Neste contexto, o fluxograma do processo de admissão desempenha um papel fundamental. Ele serve para guiar e organizar todas essas etapas garantindo que sejam cumpridas de maneira ágil e eficiente. É função do RH, durante o processo de admissão, certificar as obrigações legais estipuladas pelo Ministério do Trabalho.

Acompanhe a leitura e descubra como conduzir a admissão na sua empresa de forma estratégica e organizada. Tire todas as suas dúvidas em nosso FAQ sobre o processo de admissão e veja como a Flash People estabelece uma base sólida para a otimização de todas essas etapas.

O que é processo de admissão?

O processo de admissão é, basicamente, um conjunto de atividades a serem cumpridas para estabelecer uma relação empregatícia. Por sua complexidade, os processos de admissão e demissão de funcionários demandam bastante tempo e preparo dos profissionais responsáveis.

Estas atividades são realizadas em conjunto pelo Departamento Pessoal e pelo Recursos Humanos. Ambos cuidam desde o fit cultural, na etapa de recrutamento e seleção, até o primeiro dia da jornada de trabalho dos novos colaboradores. A partir deste dia outras etapas são inclusas, como a integração e o onboarding do novo profissional na empresa.

Enquanto o RH assume as etapas mais interpessoais e relacionais do processo seletivo, o DP dá conta das demandas mais operacionais. Neste último caso, é indispensável cumprir a regulação da Consolidação das Leis do Trabalho, a famosa CLT.

Qual a importância do processo de admissão?

Um processo de admissão bem conduzido é capaz de fortalecer o compliance da organização, engajar os novos colaboradores, entre outros benefícios.

Afinal, um colaborador recém-chegado precisa de orientação, suporte e acolhimento para se sentir realmente parte do time. Além disso, precisa ter seus direitos trabalhistas garantidos para encarar a nova posição como estável e valiosa.

Do lado da empresa, o processo de admissão garante segurança jurídica. Isso porque permite que o vínculo empregatício seja transparente, válido juridicamente e justo para ambas as partes. É dessa forma que uma relação de confiança entre empregado e empregador pode ser construída e ter sucesso.

Isso, a médio e longo prazos, aumenta os índices de produtividade, satisfação e retenção de talentos. Sem contar que ser uma empresa correta e organizada em suas admissões pode ser um diferencial competitivo e um atrativo para os profissionais do mercado.

Ou seja, quanto mais estruturado for seu processo de admissão, mais benefícios ele trará para o seu negócio e para as pessoas que nele trabalham.

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Como funciona o processo de admissão?

Antes de otimizar o processo admissional, é preciso entender como ele é planejado. Para isso, compilamos o passo a passo do processo de admissão que você vai encontrar nas grandes organizações.

Vale lembrar que é importante adequar as dicas para a realidade da sua empresa. Verifique se as etapas indicadas são as únicas necessárias ou se existem outros procedimentos que precisam ser realizados. Desse modo, você poderá criar o processo de admissão perfeito para a sua empresa.

Confira algumas etapas do processo de admissão de funcionários a seguir:

1. envio da proposta de admissão;
2. documentação de admissão;
3. exame admissional;
4. documentos que a empresa deve entregar;
5. regulamentação do registro do funcionário;
6. processos internos da empresa.

1. Envio da proposta de admissão

O processo de admissão começa com o candidato selecionado recebendo uma proposta de admissão da empresa. Essa proposta é um documento que descreve os termos e condições da oferta de emprego. Isso inclui informações como salário, benefícios, funções do cargo, local de trabalho, horário de trabalho e outros detalhes relevantes.

O candidato deve revisar cuidadosamente a proposta para garantir que esteja de acordo com seus termos antes de prosseguir.

2. Documentação de admissão

Após o aceite da proposta de admissão, o próximo passo envolve a coleta da documentação necessária para formalizar a contratação. Confira a lista de documentos.

• RG;
• CPF;
• Título de eleitor;
• CNH (se aplicável);
• Comprovante residencial;
• Declaração de frequência escolar;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Número do PIS ou NIS;
• Certidão de nascimento;
• Certidão de casamento (se houver);
• Certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos de idade (se houver);
• Reservista (homens com idade entre 18 e 45 anos);
• Foto 3×4;
• Atestado médico admissional.

3. Exame admissional

Muitas empresas exigem que os candidatos aprovados passem pelo exame admissional. Esse exame é realizado por um médico do trabalho e tem como objetivo verificar a aptidão física e mental do candidato para o cargo em questão. Dependendo da empresa e do cargo, podem ser solicitados exames clínicos, laboratoriais e até mesmo psicológicos.

4. Documentos que a empresa deve entregar

A empresa também tem obrigações durante o processo de admissão. Ela deve fornecer ao novo funcionário uma série de documentos, veja quais.

• Contrato de trabalho: um documento que formalize os termos e condições da relação de emprego;
• Política da empresa: um documento que estabeleça as regras internas da empresa que o funcionário deve seguir;
• Política dos benefícios: informe os benefícios oferecidos pela empresa, como vale-transporte, home office, entre outros e como devem ser utilizados;
• Instruções sobre a segurança no local de trabalho e os procedimentos da empresa;
• Materiais necessários para a integração e execução do cargo.

5. Regulamentação do registro do funcionário

A empresa é responsável por registrar o novo colaborador conforme as leis trabalhistas. Isso inclui o preenchimento da ficha de registro do empregado e a anotação na carteira de trabalho, registrando o início do emprego.

6. Processos internos da empresa

Durante o processo de admissão, algumas ações de responsabilidade do RH são cruciais para a introdução no novo colaborador da empresa. Listamos a seguir os principais processos internos que você poderá encontrar nas grandes instituições.

Acesso ao escritório

O novo funcionário pode precisar de acesso físico às instalações da empresa. Isso envolve a emissão de chaves, cartões ou outros dispositivos de acesso. Caso haja processos ou ferramentas online, também é necessário disponibilizar logins e senhas de acesso.

Crachá

Geralmente, um crachá de identificação é emitido para o novo funcionário. Esse crachá contém as informações do funcionário, como seu nome e foto. Além das informações da empresa e de segurança, como um código de barras ou um chip de proximidade.

Criação de contas

O funcionário pode precisar de contas em sistemas internos da empresa, como e-mail, redes internas, sistemas de gerenciamento de projetos, entre outros. A criação dessas contas é uma parte importante do processo de integração.

Identificação no sistema de ponto

Se a empresa utiliza um sistema de ponto, o novo funcionário deve ser cadastrado nesse sistema para que possa registrar sua jornada de trabalho adequadamente.

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Onboarding

O onboarding é o processo de integração do novo funcionário a cultura e os processos da empresa. Isso inclui a orientação sobre políticas, procedimentos, introdução à equipe e treinamento necessário para o desempenho das funções.

Cada uma dessas etapas desempenha um papel fundamental no processo de admissão de funcionários, garantindo que a contratação seja eficiente, legal e que o novo colaborador seja adequadamente integrado à empresa.

Por que realizar o processo de admissão digital?

Dada a importância do processo de admissão para a cultura organizacional da empresa e a complexidade das etapas, essa rotina precisa ser assertiva e ágil.

Automatizar os processos de admissão evita a sobrecarga da equipe e permite que os profissionais se dediquem a projetos estratégicos. Além de aumentar a eficiência na hora de escolher os candidatos ideais e ajudar a monitorar todas as etapas de admissão.

Com o crescimento do trabalho híbrido e remoto, muitas vezes a entrega de documentos pessoalmente é inviável geograficamente. Por isso, a admissão digital é a melhor solução para otimizar o processo de admissão na sua empresa.

Esse modelo permite reduzir custos, eliminando a necessidade de imprimir documentos, cópias físicas e deslocamentos para assinaturas presenciais. A digitalização de documentos permite que tanto o RH quanto os colaboradores economizem tempo e recursos para realizarem suas atividades.

Além disso, contar com uma plataforma de gestão de pessoas, como a Flash People, contribui para o armazenamento, a organização e o rastreamento dos registros. Por ser uma plataforma digital, também ajuda a reduzir possíveis erros manuais.

O processo de admissão digital facilita o cumprimento das regulamentações trabalhistas e de privacidade através da configuração das políticas na plataforma. Por fim, é essencial para centralizar e integrar cada etapa, garantindo clareza e fluidez do processo de gestão.

Para garantir todas as vantagens da tecnologia no processo de admissão, conheça o nosso módulo de admissão digital. Também conhecido como gestão de fluxo, esse módulo é a primeira etapa de toda a jornada Flash People, seguido pelo controle de ponto FolhaCerta, T&D, engajamento e retenção, desligamento, People Analytics e organograma.

Com a admissão digital Flash People é possível realizar toda a admissão de candidatos (CLT, PJ e estágio), o envio da carta proposta, a coleta personalizada de documentos, monitorar os status de cada contratação ou demissão e digitalizar as assinaturas de contratos e documentos.

Aproveite para conhecer a Flash People, nossa plataforma de gestão é a maior e melhor do Brasil. Nossos módulos formam uma trilha completa para proporcionar mais controle e visibilidade sobre todas as etapas do processo de admissão.

Perguntas frequentes sobre o processo de admissão

Sabemos que o processo de admissão é um momento crucial para o RH. Para fornecer clareza e orientação, reunimos aqui as respostas para algumas perguntas comuns que os candidatos e empregadores costumam ter durante esse processo.

Quanto tempo demora o processo de admissão?

A duração do processo de admissão pode variar significativamente de empresa para empresa e depende de vários fatores, tais como:

• a complexidade do cargo;
• os procedimentos internos da empresa;
• a quantidade de documentação necessária;
• a automatização do processo e;
• a demanda de candidatos.

Em média, o processo de admissão pode durar de 48 horas a 1 mês.

O que acontece depois da admissão?

Após a admissão de um novo funcionário, outra série de etapas e processos ocorre para garantir uma integração eficaz na empresa. Entre esses processos, que podem variar de acordo as políticas internas da empresa, são:

• treinamentos e apresentações;
• configuração dos sistemas internos;
• assinatura de documentos;
• início das responsabilidades;
• acompanhamento e avaliações;
• feedbacks e comunicação contínua.

Quais são os tipos de admissão?

Existem diversos tipos de admissão de funcionários. Eles podem variar de acordo com as circunstâncias de contratação e as necessidades da empresa. Veja 10 tipos de admissão:

1. Admissão por tempo indeterminado;
2. Admissão por tempo determinado;
3. Admissão para estágio;
4. Admissão temporária ou interina;
5. Admissão por tempo parcial;
6. Admissão terceirizada;
7. Admissão de trabalhadores autônomos ou prestadores de serviço;
8. Admissão por contrato por obra certa;
9. Admissão em regime de trabalho temporário;
10. Admissão em regime de teletrabalho ou home office.

1. Admissão por tempo indeterminado

Nesse tipo de admissão, o funcionário é contratado sem uma data de término especificada no contrato. A relação de emprego é contínua e dura enquanto ambas as partes estiverem satisfeitas. É o tipo de admissão mais comum.

2. Admissão por tempo determinado

Também conhecida como contrato a prazo, a admissão por tempo determinado ocorre quando o funcionário é contratado para um período específico, com uma data de término definida no contrato. Geralmente é usado para projetos temporários ou para cobrir uma demanda sazonal.

3. Admissão para estágio

Estágios são contratos temporários de trabalho que oferecem experiência prática a estudantes ou recém-formados em suas áreas de estudo. Geralmente, há um período de aprendizado e supervisão envolvido.

4. Admissão temporária ou interina

Esse tipo de admissão é usado para preencher uma vaga de forma temporária, muitas vezes para cobrir a ausência de um funcionário regular em licença médica, licença maternidade ou outras licenças.

5. Admissão por tempo parcial

Funcionários contratados para trabalhar menos horas do que um funcionário em tempo integral são considerados funcionários em tempo parcial. Eles têm direito a benefícios proporcionais e horários de trabalho reduzidos.

6. Admissão terceirizada

Algumas empresas contratam funcionários por meio de empresas de terceirização de serviços (outsourcing) para realizar funções específicas. Nesse caso, os funcionários são empregados pela empresa de terceirização, não pela empresa contratante.

7. Admissão de trabalhadores autônomos ou prestadores de serviço

Em alguns casos, as empresas contratam trabalhadores autônomos ou prestadores de serviços para realizar tarefas específicas em vez de contratá-los como funcionários formais. Nesse caso, eles emitem faturas ou recibos pelos serviços prestados.

8. Admissão por contrato por obra certa

Este tipo de admissão é utilizado quando a contratação está relacionada a uma obra ou projeto específico. O contrato termina assim que a obra ou projeto é concluído.

9. Admissão em regime de trabalho temporário

Empresas podem contratar trabalhadores temporários por meio de agências de trabalho temporário para atender a demandas sazonais ou situações emergenciais.

10. Admissão em regime de teletrabalho ou home office

Com a crescente adoção do trabalho remoto, alguns funcionários são contratados para trabalhar fora das instalações da empresa, normalmente em suas próprias casas.

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