Como fazer uma auditoria de reembolso eficaz em uma empresa?
A auditoria de reembolsos funciona com o mesmo princípio das auditorias tradicionais realizadas pelas empresas. A principal diferença é que seu foco de ação tem como objetivo evitar desvios e fraudes cometidos nessa área por colaboradores, seja por falta de políticas claras ou até mesmo por malícia.
Como contribuição direta, a auditoria financeira de reembolsos evita perdas e prejuízos que possam afetar a gestão da empresa. O que por si só, já é suficientemente vantajoso, certo?
Partindo desse ponto, pode-se elencar alguns aspectos essenciais que devem ser compreendidos em qualquer auditoria financeira de reembolso. Veja quais são eles:
- avaliar se as despesas foram autorizadas pelo responsável do setor: supervisor, gerente, departamento de pessoal, diretor ou qualquer outro previamente destinado;
- avaliar se as despesas não infringem nenhuma regra ou diretriz da política de reembolso adotada pela empresa;
- analisar a veracidade de recibos, notas fiscais e comprovantes;
- realizar o recolhimento de todos os documentos de comprovação necessários.
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Auditoria de reembolso: Práticas que podem ajudar no processo!
Algumas boas práticas, quando adotadas pela empresa, podem fazer toda a diferença para uma auditoria de reembolsos eficaz. A seguir, estão destacados alguns desses pontos.
É possível observar, entre esses pontos, que muitos deles são ações que se tomadas antes da auditoria, já contribuem para a diminuição das possíveis falhas. Acompanhe:
Controle de gastos
Um controle eficaz e constante dos gastos permitirá que a empresa gere relatórios mais detalhados. Dessa forma, será possível fazer o correto acompanhamento de todas as solicitações de reembolso, evitando surpresas desagradáveis, perda da rentabilidade do negócio por inconsistências nas despesas, além de trazer mais previsibilidade ao orçamento corporativo.
Cuidar desse aspecto é um passo essencial para que, no momento em que a auditoria financeira for feita, tudo esteja perfeitamente detalhado e com informações confiáveis.
Definir uma política de despesas
A falta de uma política de despesas dos colaboradores está entre os principais obstáculos para a realização de uma auditoria financeira eficaz. Caso a empresa ainda não tenha uma, é fundamental que se crie.
Quando a empresa tem uma política de despesas, a auditoria consegue identificar mais facilmente as possíveis fraudes na prestação de contas.
Uma dica interessante é que o gestor procure definir, dentro dessa política, o limite máximo de gastos por setor, quais são os funcionários habilitados à restituição, além de quais despesas poderão ser devidamente reembolsadas.
Quando a empresa estrutura esses aspectos torna-se possível a criação de um processo padronizado para a política de reembolso.
Ações de relacionamento
Muitos dos problemas que surgem nas auditorias de reembolso seriam facilmente evitados se a empresa investisse em ações de relacionamento com os seus colaboradores.
A ideia é estreitar a relação empresa-funcionário, tendo em vista a necessidade da conscientização sobre a importância de se ter que atuar dentro daquilo que foi definido, sempre com responsabilidade, para deixar o processo mais rápido, confiável e eficiente.
Outro ponto relevante a ser observado nesse sentido é que a empresa deve ter um canal de comunicação oficial e assertivo entre a auditoria financeira e os demais colaboradores. Assim inconsistências podem ser trabalhadas a fundo e os funcionários também serão capazes de tirar dúvidas a qualquer momento, evitando deslizes ou quebra das políticas da empresa e do fisco.
Histórico do processo
Uma ótima prática para o auditor é analisar o histórico dos processos envolvendo auditorias anteriores ou, na falta dessas, avaliar os pontos que norteavam os reembolsos dentro da empresa até o presente momento.
A partir dessa análise, o auditor terá uma visão mais ampla e poderá identificar se houve mudanças positivas, se a situação piorou ou permaneceu estagnada.
Além disso, será muito mais fácil identificar qual é o elemento positivo ou negativo ao se usar um aplicativo para verificação e acompanhamento. Será que o investimento feito ajudou a melhorar e diminuir os riscos de fraudes ou não?
Claro que para que tudo isso seja possível, é preciso que a empresa se preocupe em anotar e registrar todas as informações. Afinal, sem isso não há a possibilidade de se identificar e muito menos evitar que novos erros sejam cometidos.
Observe que esse processo de análise de auditorias e relatórios anteriores torna mais prático e eficiente o controle de gastos deixando-o mais organizado.
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Reavaliar políticas e processos
Um fator muito importante que contribui para a eficiência de uma auditoria de reembolso é quando a empresa realiza, de forma periódica, uma reavaliação de suas políticas e procedimentos.
Sempre que o gestor faz essa revisão ele consegue identificar quais são os colaboradores que estão de acordo com o definido pela empresa e quais não estão. Isso ajuda a tornar a auditoria muito mais rápida, pois algumas das falhas já foram identificadas em outros momentos.
Além disso, reavaliar as políticas e processos faz com que a empresa se mantenha atualizada. Há alguns anos. por exemplo, não existiam reembolsos com Uber e hoje já é necessário abordar estes pontos na política da empresa. Por isso, é importante manter as regras e processos sempre atualizados, afinal mudanças e avanços ocorrem a todo momento.
Aliás, se o gestor verificar a necessidade de alguma alteração nas políticas de despesas, tendo em vista a necessidade de tornar a auditoria mais eficaz, ele deve sim implementá-la. Na realidade, tais ajustes contribuem para que a proteção seja maior tanto para o colaborador quanto para a empresa.
Benefícios da auditoria de reembolso
Até aqui você pode verificar alguns dos principais aspectos que auxiliam a auditoria de reembolsos a se tornar realmente eficaz. Mas, quais são os benefícios de tudo isso para a empresa? A seguir encontram-se alguns deles confira!
- A empresa consegue promover uma gestão corporativa mais eficiente baseada na confiança, respeito e transparência;
- Os gestores conseguem identificar mais facilmente as falhas e as oportunidades que podem tornar os procedimentos, sistemas e políticas de controle mais eficientes;
- A tomada de decisões poderá ter como base dados corretos e confiáveis.;
- A empresa consegue identificar quais são os potenciais riscos envolvendo suas políticas de reembolso;
- Diminui a incidência de fraude por parte dos funcionários;
- Previne o risco de autuações do fisco em caso de erro na contabilização da despesa.
Tudo isso pode parecer um tanto complicado em um primeiro momento. Para ajudar na auditoria nada melhor do que criar um checklist, uma espécie de passo a passo com os documentos necessários para a comprovação do reembolso dentre outros pontos importantes no processo de solicitação.
Esse checklist torna-se um item essencial no dia da auditoria e deve ser aplicado rigorosamente para que os responsáveis possam avaliar quais são as etapas mais suscetíveis de falhas e quais estão sendo cumpridas por todos os colaboradores.
A partir disso, o auditor poderá identificar fraudes em uma extensa fonte de indícios: documentos, contratos, notas fiscais, relatórios, comprovantes, documentos de aprovação entre outros.
Nesse artigo você conheceu um pouco sobre como fazer uma auditoria de reembolso eficaz e quais pontos contribuem para a otimização do processo. Agora, que tal aprofundar-se no assunto? Baixe nosso e-book Gestão de reembolso de viagens corporativas e saiba como cuidar dessa área de sua empresa com melhores aplicativos e sistemas de reembolso!
