6 dicas para implementar uma comunicação remota eficiente

A forma como as pessoas conversam dentro de uma empresa mudou drasticamente desde que a pandemia de covid-19 intensificou a prática do home office. Saem cafezinhos e papos rápidos de corredor, entram videochamadas e mensagens via chat. Mas como estabelecer uma comunicação remota assertiva?

De acordo com uma pesquisa da Microsoft, realizada com mais de 30.000 pessoas em 31 países espalhados no mundo, ao mesmo tempo que 70% delas querem flexibilidade, 67% almejam mais interações pessoais e mais colaboração.

Já outro estudo, batizado de Working from Home Around the World (Trabalhando de Casa ao Redor do Mundo, em tradução livre do inglês) e liderado por Nicholas Bloom, professor, palestrante e especialista em trabalho flexível, mostrou que ainda que 55% dos trabalhadores remotos afirmem ser mais produtivos e felizes em casa, eles também relatam dificuldades com o espaço físico e a concentração.

Para organizar o contato com os funcionários remotos, o blog da Flash listou 6 dicas para criar uma comunicação remota mais eficiente no home office.

1. Estabeleça confiança entre líderes e liderados

Este é o primeiro passo. Para que os laços entre pessoas que estão trabalhando distantes umas das outras sejam estabelecidos é essencial que os profissionais se sintam confiantes em compartilhar ideias, dúvidas e preocupações. Nesta hora, a liderança desempenha um papel fundamental. Para isso, é importante que os gestores:

• Alinhem frequentemente expectativas em relação a prazos: o que se espera do trabalho e quais são as melhores práticas de comunicação remota dentro do time. Isso ajuda a garantir que todos estejam na mesma página.
• Construam uma cultura de equipe: os líderes devem incentivar que as pessoas se comuniquem frequentemente por meio dos canais que a empresa oferece e promover um ambiente em que se sintam conectados. Isso envolve a realização de reuniões virtuais regulares, a criação de grupos de bate-papo e a promoção de atividades sociais, como jogos, dinâmicas e happy-hours.
• Forneçam suporte emocional: é papel do gestor estar atento às necessidades emocionais dos trabalhadores remotos, dando apoio e garantindo um espaço um espaço de segurança psicológica e solidariedade.

2. Busque plataformas de colaboração integradas

Uma pesquisa da consultoria Gartner estima que, até 2024, as reuniões presenciais no mundo corporativo corresponderão a apenas 25% dos encontros. Diante desse cenário, será preciso ter em mente quais ferramentas e plataformas vão trazer mais agilidade, eficiência e integração para o processo de comunicação remota.

Mas há um ponto de atenção aí: o excesso de reuniões gera esgotamento e improdutividade. Por isso, é crucial saber administrar o tempo nessa nova realidade e estabelecer algumas regras e rituais para melhorar o fluxo de reuniões online.

3. Incentive a comunicação assíncrona

Acabamos de mostrar a importância de tornar as reuniões mais eficientes, certo?

Uma maneira de controlar o volume de reuniões é a comunicação assíncrona. De forma prática, comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real. Feita por meio de e-mails ou mensagens de texto, ela permite que informações sejam discutidas no momento mais adequado para cada pessoa da equipe.

São pilares desse tipo de comunicação: clareza, objetividade e documentação — se o assunto for um relatório ou apresentação, por exemplo, faz toda diferença colocar o link e indicar onde a pessoa pode encontrar aquela informação.

4. Crie rotinas de priorização

Profissionais em regime home office precisam de planejamento e rituais de priorização para se organizarem de maneira efetiva.

Para isso, é importante que o RH incentive que os times tenham rotinas remotas pré-estabelecidas para trocar informações sobre o andamento das atividades e alinhar o status de projetos. Enquanto os encontros mensais são indicados para atualização de resultados da empresa, as "dailys", reuniões diárias, funcionam bem para pessoas que atuam no mesmo time ou estão desenvolvendo um projeto juntas.

Além das reuniões diárias, que têm foco nas atividades mais operacionais, também é importante ter encontros de time frequentes para tratar de assuntos estratégicos.

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5. Realize pesquisas de clima

A pesquisa de clima é fundamental para verificar a temperatura da companhia e medir os níveis de engajamento na empresa. Por meio dos resultados, o RH consegue antecipar problemas e atuar de forma eficiente para melhorar o sentimento de pertencimento e a percepção dos colaboradores.

De acordo com estudo da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH-SP), ouvir os colaboradores melhora em até 91% o bem-estar deles.

6. Promova encontros presenciais (sim, eles importam)

A implementação do home office proporcionou mais flexibilidade e liberdade para os profissionais, mas estudos mostram que o contato olho no olho ainda é importante.

Um estudo da Harvard Business School investigou qual era o modelo de trabalho ideal e concluiu que estar de um a dois dias no escritório por semana é o mais recomendado, pois oferece a flexibilidade desejada, sem o isolamento total.

Se a sua empresa é 100% remota, é indicado criar um calendário contemplando encontros pontuais com foco na construção de relacionamentos, solução de problemas, motivação e aprendizagem colaborativa.

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