Como a tecnologia está transformando o transporte corporativo
No Brasil, as pessoas gastam em média uma hora e vinte minutos na ida e volta do trabalho todos os dias. Isso sem contar o tempo gasto para ir a reuniões e encontros externos com clientes e fornecedores.
A questão do trânsito é algo que desestimula os indivíduos a dirigirem seus próprios carros diariamente, principalmente quando falamos das grandes metrópoles. Logo, a facilidade que aplicativos de mobilidade trouxeram se mostra como excelente alternativa.
O serviço de transporte corporativo, antes realizado apenas por táxis e transfers, passou a ter nos apps uma opção mais econômica para as organizações.
Nomes como Uber, Cabify e 99Taxis já são conhecidos pelo público em geral.
O que nem todos sabem, no entanto, é que essas marcas, além de diversas outras, também oferecem soluções corporativas para companhias e colaboradores.
Os benefícios são diversos:
- controle de gastos com transporte;
- transparência nos reembolsos de despesas;
- centralização e fidelidade de informações;
- aplicativos com uso descomplicado para os funcionários;
- unificação de formas de pagamento e relatórios;
- entre outros.
As notas fiscais e recibos de táxi perderam espaço para a tecnologia e os aplicativos. Hoje, gestores podem controlar tudo dentro das plataformas.
Quando há uma grande demanda de profissionais se deslocando em nome da empresa, o gestor ainda conta com soluções como a Flash Expense.
Unificamos toda a gestão de transporte corporativo, integrando nosso sistema aos aplicativos de Uber, Cabify, 99Taxis e Wappa para tornar o controle ainda mais preciso.
Ascensão do corporativo nos apps de mobilidade
Os aplicativos de transporte por carros particulares ganharam força assim que a Uber chegou ao país, em 2014.
Influenciadas pelo forte crescimento da startup americana, novos players de mobilidade começaram a surgir e tornar a modalidade cada vez mais popular em todo o Brasil.
Não demorou muito para que os apps voltassem suas atenções para o transporte corporativo.
O serviço de táxi, antes a opção mais usada para suprir a necessidade das empresas e profissionais, gradualmente passou a dividir espaço com os aplicativos.
Hoje, o mercado já conta com diversas alternativas para atender às organizações por aqui.
Tecnologia e transporte corporativo têm tudo a ver
A maneira de gerenciar as despesas com transporte dos seus colaboradores mudou, e sua empresa não pode ficar para trás.
Esqueça os reembolsos feitos após receber os recibos em papel. Quando o gestor conta com uma tecnologia integrada, tudo fica mais simples e econômico.
Entre os principais benefícios, podemos listar:
- rotina mais ágil e dinâmica para a gestão;
- redução de gastos;
- melhora na qualidade de vida dos colaboradores;
- maior controle sobre os custos com transporte.
Agilidade no dia a dia
Com soluções corporativas em gestão de transporte, o financeiro não perde tempo tendo que olhar os recibos impressos ou guardar vários papéis para conferir depois.
Ao acessar a plataforma, é possível encontrar todas as informações necessárias: gastos por funcionário; rotas realizadas; verba disponível para transporte; entre outros.
Isso ajuda a manter a política interna de despesas em dia, além de evitar riscos de fraude no ressarcimento.
O colaborador, por sua vez, pode utilizar os aplicativos que preferir e optar pela corrida de melhor valor, gastando menos com o dinheiro da companhia.
Redução de gastos
Organizações que contam com frota própria de veículos para seus funcionários acabam tendo custos fixos e variáveis bem altos. Abastecimento e manutenção periódica dos carros e/ou motos, além da documentação, podem sair caro no fim das contas.
Uma boa gestão de transporte corporativo visa a diminuição de gastos, e a tecnologia pode ajudar muito em casos como este.
Para empresas que têm uma política de reembolso bem definida, os apps trazem ainda mais controle sobre os valores utilizados para deslocamentos.
O gestor pode limitar os custos por dia da semana, colaborador ou até mesmo quilometragem.
Melhora na qualidade de vida
Ao introduzir a tecnologia, automaticamente os colaboradores passam a ter mais opções e facilidades.
Em vez de perder tempo procurando um táxi, ele pode simplesmente usar o smartphone e solicitar uma corrida no Uber Corporativo ou Cabify, por exemplo.
Ele também não precisará pagar o deslocamento com dinheiro próprio, guardar o recibo e, só depois, pedir reembolso. Ao utilizar a conta corporativa, o valor será debitado diretamente da conta da empresa, gerenciada pelo financeiro.
Como criar uma política de transporte corporativo?
A política de transporte corporativo é o documento que vai guiar colaboradores e gestores sobre a gestão da mobilidade na empresa.
Nele, devem constar todas as informações, especificações e regras para deslocamentos em nome da empresa.
Quanto cada funcionário pode gastar? Quais deslocamentos podem ser feitos com a conta corporativa? As viagens devem ser comunicadas antecipadamente? As respostas para essas perguntas são essenciais.
Para montar uma política de transporte corporativo, é preciso levar em conta:
- objetividade;
- necessidades da empresa;
- regras de uso;
- destino.
Objetividade
Todas as regras e condições precisam ser claras. Ambiguidade não é algo bom. É necessário que o documento seja de fácil compreensão para que todos entendam e possam seguir as normas de maneira intuitiva.
Necessidades da empresa
As empresas mais organizadas conseguem prever os gastos com transporte já no planejamento financeiro. É claro que podem haver acréscimos, mas ter uma projeção auxilia na hora de entender melhor onde é possível otimizar o ativo da companhia.
Aponte qual é a necessidade de deslocamento do colaborador, se é algo frequente ou pontual e outras informações para analisar as receitas e, possivelmente, estabelecer um teto de gastos.
Regras de uso
Aqui, o objetivo é pensar em quais situações ou horários do dia é permitido o uso do transporte corporativo. Bem como quem está autorizado a usá-lo e qual é o limite deste transporte (pense em distância máxima ou o nível de conforto do serviço).
Fazendo isso, você define se é permitido um colaborador pedir um carro particular caso esteja atrasado porque perdeu o ônibus ou acordou atrasado, por exemplo.
Destino
Neste tópico, os gestores podem definir quais são os locais permitidos para a utilização do transporte corporativo.
Normalmente, a escolha envolve apenas a sede da empresa e a casa do colaborador. Ele poderá utilizar o app para ir de um desses lugares para o local da reunião e vice-versa.
Como a Flash Expense está transformando a gestão de transporte corporativo
A Flash Expense oferece uma solução completa e integrada para gestão de despesas corporativas.
Com a nossa plataforma, é possível gerenciar todo o processo de reembolsos, custos e gastos empresariais. O colaborador, por sua vez, passa a contar com um app exclusivo para registro de despesas e até digitalização de recibos.
Tudo acontece de forma fluida, eficiente e segura para ambos os lados.
Com a nova funcionalidade Mobilidade Corporativa, você ainda pode integrar as contas corporativas de Uber, Cabify, 99Taxis e Wappa para administrar o deslocamento dos funcionários.
Quer saber como a Flash Expense pode te ajudar a simplificar a gestão de despesas? Solicite uma demonstração grátis com um de nossos consultores.
