Relatório de Reembolso Corporativo: Descubra o que não pode faltar!
Para elaborar um bom relatório de reembolso é preciso que alguns cuidados sejam tomados. Anexar os comprovantes dos gastos e incluir cada informação no lugar correto, por exemplo, é crucial. O relatório ainda deve ser feito em uma ferramenta que que atenda às necessidades da sua empresa, tais como, o excel, google drive, entre outros softwares e apps da área.
Além disso, ter atenção na hora do preenchimento é fundamental para não deixar que dados importantes fiquem de fora ou que despesas que não são reembolsáveis acabem constando no relatório.
Incluir as datas das viagens realizadas e colher as assinaturas dos responsáveis também não pode faltar para que tudo tenha a devida validade e sirva como documento de conferência.
Vale lembrar que todas as informações devem ser definidas pela política de reembolso da empresa.
Quer saber mais sobre o que não pode faltar em um relatório de reembolso? Então continue a leitura deste artigo.
O que deve constar no relatório de reembolso?
Confira a seguir os principais dados que precisam estar presentes em qualquer relatório de despesas reembolsáveis:
1. Dados do colaborador
A primeira parte de um bom relatório de reembolso contém os dados do funcionário. Isso facilita e muito no momento da separação e arquivamento do relatório. Os dados pessoais também ajudam a fazer comparativos de despesas do mesmo colaborador em diferentes meses.
Além disso, ter um relatório bem detalhado com informações como, por exemplo, nome completo, cargo, departamento e dados bancários, colabora para a logística da empresa e para controlar quais funcionários gastam mais do que a média. Com tais informações, os gestores podem verificar se o gasto é justificável tornando o pagamento mais rápido e menos sujeito a erros.
2. Categoria da despesa
Outra informação essencial em um relatório de reembolso é a categoria da despesa que será reembolsada, tais como: refeição, táxi, estacionamento, combustível, hotel, passagem aérea, entre outros.
Um relatório de reembolso completo deve conter informações detalhadas sobre tudo o que foi gasto, conforme sua política de reembolso. Assim a empresa não correrá o risco de reembolsar uma despesa diferente das que são permitidas.
No caso de empresas que trabalham com o reembolso de quilometragem, o relatório também deverá ser minucioso. Não basta que o funcionário apresente apenas o recibo do combustível.
Ao contrário, é muito mais seguro para a empresa que em seu relatório de reembolso contenha um espaço destinado especificamente para este fim, com informações como: data, origem, destino, quantidade de quilômetros e valor por quilômetro rodado.
Além disso, é recomendável que haja um espaço separado para comentários do funcionário.
3. Valor
Incluir todos os valores de forma correta é fundamental para que o financeiro da empresa possa realizar o reembolso. Detalhar despesa por despesa e especificar o custo de cada uma com a descrição da origem é muito importante.
Os valores sempre devem ser justificados e corresponder ao restante das informações, uma vez que despesas não explicadas podem não ser reembolsadas pela empresa.
Como o objetivo final do relatório é verificar e ter o controle do valor que deve ser reembolsado, esse campo é um dos mais importantes e deve ser preenchido sempre da melhor forma. Sem que os valores sejam especificados da forma correta, o relatório não será eficaz e muitas vezes fará com que o funcionário acabe perdendo tempo fazendo retrabalho.
4. Data da despesa
Quando a empresa adota uma boa política de reembolso corporativo, todas as informações necessárias para elaborar o relatório devem estar disponíveis nela, pois os colaboradores saberão o que e até quando devem guardar determinada informação.
Com isso, é preciso analisar as datas de todas as despesas e acrescentá-las ao relatório em ordem cronológica para que a conferência possa ser feita a qualquer momento, sem perda de tempo.
É através da data que o controle de quando as despesas devem ser reembolsadas será feito, a depender da política e prazos adotados.
5. Nome do estabelecimento
Um relatório completo inclui todas as informações referentes às despesas. Por isso, o nome do estabelecimento onde o gasto foi realizado também deve ser incluído e registrado.
Nesse campo específico também poderá ser conferido se todas as despesas apresentadas são de fato reembolsáveis. Registrando o nome do estabelecimento, é possível evitar fraudes.
6. Justificativa das despesas
A justificativa de cada despesa também deve ser incluída, pois é através dela que a empresa terá o controle dos gastos que foram realmente necessários e que possuem relação com o trabalho.
Dessa forma, juntamente a todas as outras informações do relatório, é possível ter o controle efetivo dos gastos dos funcionários.
A maneira que a justificativa deve ser feita e o prazo, também dependem da política de reembolso da empresa, a qual deve ser respeitada pelo funcionário para que o relatório seja eficaz.
7. Comprovantes
Por fim, para que não haja nenhuma perda financeira por parte da empresa, é de extrema importância que o colaborador tenha todos os comprovantes de despesas e os entregue junto com o relatório de reembolso.
Os documentos que servem como comprovantes de despesa devem ter informações como data, o nome do estabelecimento, a descrição da despesa e a forma como foi paga. Os mais comuns são o cupom fiscal, a nota fiscal e o recibo de pagamento.
No caso do cupom fiscal, é recomendável prestar muita atenção, pois sua durabilidade é reduzida e as informações impressas se apagam em pouco tempo. Por isso é recomendado que o colaborador digitalize os cupons fiscais logo que forem emitidos.
A nota fiscal, por sua vez, é mais segura, uma vez que é feita com impressão mais resistente ao tempo e não é tão pequena. Além disso, possui mais informações, como: data, hora, descrição do serviço ou produto, valores e dados da empresa contratada. Tudo isso torna a nota fiscal mais segura que o cupom fiscal.
Já o recibo de pagamento é utilizado geralmente por profissionais liberais que o entregam ao funcionário como comprovante de pagamento. Recomenda-se que a empresa esteja atenta às informações como numeração e descrição detalhada do serviço prestado.
Independente da política de reembolso da empresa é de extrema importância que ela exija um relatório de reembolso completo. Com ele, tanto a empresa quanto os funcionários se sentirão seguros ao pagar as despesas e ao serem reembolsados. Em conjunto com um bom aplicativo de reembolso, todo o processo pode se tornar mais simples, fácil e rápido para todas as partes interessadas!
Além disso, uma boa planilha contribui para organização e logística, fatores importantíssimos para alcançar o sucesso do negócio. Agora que já sabe como funciona um relatório de reembolso eficaz, baixe gratuitamente o nosso modelo de relatório de despesas de viagem.
