O que é e como funciona o relatório de quilometragem? Entenda
Empresas com deslocamentos, seja com carro próprio ou frota, precisam calcular a gasolina por km rodado. Com isso, surge a necessidade de fazer o relatório de quilometragem, somente assim os gestores têm controle dos gastos e uma boa gestão.
Essa ferramenta permite que todas as despesas relacionadas à viagem sejam discriminadas, promovendo uma visão ampla delas. Assim, elas são facilmente identificadas caso algo esteja fora do comum ou seja suspeito.
Além disso, se as despesas não baterem com a política de viagens, por exemplo, o gestor pode negar rapidamente pedidos de reembolso de despesas. No entanto, para fazer um reembolso de quilometragem eficiente, é preciso tomar alguns cuidados.
Pensando nisso, escrevemos este artigo para sanar as principais dúvidas sobre o assunto e ajudá-lo a construir um bom relatório de quilometragem.
As primeiras coisas primeiro: o que é reembolso de quilometragem?
Antes de entender o que é e como fazer um relatório de quilometragem, é preciso entender o que é o reembolso de km. Como no reembolso de despesas, o de km exige um processo definido para ocorrer bem.
O reembolso de quilômetros rodados também restitui todas as despesas referentes a um período, mas diferente da convencional, abrange alguns outros gastos. Em outras palavras, muito se engana quem pensa que basta calcular o combustível.
De forma geral, este tipo de ressarcimento envolve:
- pedágio;
- seguro;
- limpeza;
- manutenção;
- revisões;
- impostos;
- depreciação do veículo.
Talvez até surja a dúvida na cabeça de alguns gestores ‘por que tudo isso entra no cálculo?’, mas fique tranquilo que a explicação não é difícil. O Art. 2º da CLT define que o empregador deve assumir os riscos da sua atividade.
Ou seja, o colaborador não pode custear gastos que enriquecem a empresa. Dessa forma, a organização precisa levar estas questões em consideração, seja com o veículo do colaborador ou frota própria.
E o relatório de km?
O relatório de quilometragem é um documento, geralmente feito manualmente, para fazer o controle dos quilômetros rodados e gastos de um funcionário. Normalmente, ele é feito impresso para, somente depois, ser passado para uma planilha.
No entanto, a situação não é prática, já que toma muito tempo e exige diversos processos que poderiam ser facilmente resolvidos. Além disso, o relatório manual está sujeito a erros e desatenções, fazendo com que os valores restituídos possam ser imprecisos ou injustos.
Isso, além da gestão ser dificultada, pode ocorrer indisposições com os colaboradores. Por este motivo, uma planilha de controle bem feita e taxas calculadas corretamente é tão importante quanto gerir bem as viagens.
Por isso, o cálculo do reembolso de km e ter um relatório completo e detalhado é tão importante. Porém, nem todos os gestores encontram tempo hábil para construir essas planilhas, já que estão imersos em atividades e pilhas de papel.
Com isso, muitas restituições são imprecisas e o controle dessas viagens acaba sendo pouco eficiente. Pensando nisso, disponibilizamos um modelo de relatório para reembolso de KM.
Com ele, você centraliza todos os gastos, gera relatórios padronizados e calcula diferentes taxas, facilitando todo o processo. Baixe e economize tempo.
Como fazer o cálculo do reembolso de quilometragem?
Optando pela restituição de despesas ou cartão corporativo, será preciso chegar a uma taxa de reembolso de km. Com isso, é estipulado um valor fixo para cada km rodado, com base no consumo do veículo, a depreciação e outros fatores.
Fazer o cálculo manualmente é possível, mas um tanto trabalhoso, sendo o preço do combustível por quilômetro a variável mais fácil de encontrar. Por isso, uma planilha é de grande ajuda agora.
Através dela, os gestores completam as lacunas e chegam aos respectivos valores de cada veículo. Ao aliar esta ferramenta a um cartão pré-pago corporativo, os valores são disponibilizados com precisão, promovendo ainda mais controle.
No entanto, listar todas as despesas reembolsáveis, entender as taxas aplicáveis, como depreciação e seguro, além do combustível, é claro, toma tempo. Com isso, os gestores se concentram horas, senão dias nesta tarefa, deixando de focar em atividades importantes.
No entanto, ao baixar nossa planilha para calcular a taxa de reembolso de quilometragem, os gestores têm esse número em alguns minutos. Baixe agora e economize tempo.
Como a Flash Expense ajuda a gerir relatórios de quilometragem?
Quando se trata deste tema, a disponibilidade de informações é algo fundamental. Caso os dados não sejam acessíveis, os responsáveis não conseguem identificar quais são os pontos de melhoria, redução e controle.
Sem as informações necessárias para fazer os cálculos e planejamentos, a tomada de decisão é prejudicada. Além disso, possibilidades de otimizar a rotina passam despercebidas, comprometendo a tomada de decisão.
No entanto, ao contar com a tecnologia, o processo é facilitado. A Flash Expense oferece funcionalidades em 3 planos diferentes, conferindo personalização e com 2 deles oferecendo o reembolso de quilometragem.
Com isso, as empresas têm uma ferramenta completa, desde a gestão de reembolsos até definição de taxas personalizadas. Aqui, você reúne todas as informações pertinentes em uma única plataforma, garantindo total visibilidade e controle dos gastos.
Se não fosse suficiente, a Flash Expense oferece relatórios automatizados, economizando tempo e fornecendo um histórico para comparações posteriores.
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