Como funciona a tributação para reembolso de despesas?

Por Yanick Gudim · 4 mar 2022

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Quando o assunto é reembolso de despesas, algumas das dúvidas mais comuns entre gestores e empresas é a tributação.

O que é tributável? Quais são os impostos que incidem no ressarcimento de colaboradores? E o reembolso a outras empresas – feita com notas de débito –, como funciona?

Essas e diversas outras perguntas são frequentes e precisam ser respondidas para que haja um processo de reembolso eficiente em todas as etapas. Mais do que isso, também é preciso assegurar a segurança da companhia para evitar riscos financeiros e possíveis multas de órgãos fiscais.

Quando se trata de reembolso entre instituições, as dúvidas podem ser maiores. Mas a verdade é que, muitas vezes, a restituição é tributável para fins do PIS/PASEP e Cofins, dependendo do regime.

Os valores reembolsados só não são tributáveis quando não configuram pagamento por serviço prestado, mas estão ligados a gastos de sua atividade desde que sob o regime do Lucro Real.

O que diz a Receita Federal sobre a tributação de reembolso de despesas?

Quando se trata da restituição de gastos, os órgãos fiscais têm entendimentos que variam de acordo com o regime tributário sob o qual a empresa está, e ainda assim é subjetivo. Por isso gera tanta dúvida na cabeça dos gestores Brasil afora.

Muitas vezes, as instituições são autuadas e ficam em situações sensíveis. Dessa forma, nosso objetivo é detalhar o que a lei diz sobre cada regime para evitar problemas na sua gestão financeira. Confira abaixo.

Empresas de Lucro Presumido

Companhias que se enquadram sob este tipo de regime podem optar por 3 soluções que definem como o fisco entende o assunto.

Um é de 2011, outro de 2012 e outro de 2021. Eles dizem, respectivamente que:

• 2011 – os valores percebidos como reembolso de despesas integram a receita bruta e integram base de cálculo para o imposto sobre a renda das empresas tributadas pelo lucro presumido;
• 2012 – os valores recebidos de clientes, referentes a reembolso de despesas submetidas pela pessoa jurídica visando a prestação dos serviços, compõem a receita bruta para fins de apuração da base de cálculo da contribuição para o PIS/Pasep no regime cumulativo;
• 20e21 – os reembolsos obtidos pela empresa derivados do rateio de despesas e custos, desde que não configurem pagamento por serviços prestados, não representam receita para IRPJ apurado com base no lucro presumido.

Empresas sob o Lucro Real

Para as organizações que atuam com base no Lucro Real, existem 2 soluções que falam sobre como os órgãos fiscais enxergam este tema.

• 2007 – As receitas financeiras ou o reembolso de despesas, não compreendidas na receita bruta, integram o valor da base de cálculo do imposto mensal por estimativa;
• 2012 – O reembolso de despesas referentes às viagens, transporte, etc, fundamentais para a execução de serviços prestados e que devem ser restituídos pelos usufruidores dos serviços, está sujeito à tributação pela Cofins.

Empresas sob o Simples Nacional

Para as instituições que estão sob o regime tributário Simples Nacional, existe uma solução, feita em 2020, que define como fisco percebe a questão:

“No âmbito do Simples Nacional, a receita bruta da atividade de prestação de serviços compreende o preço do serviço prestado, não importando a denominação que se dê a esse preço ou a parcelas desse preço. Desse modo, custos e despesas faturados ao tomador do serviço devem ser computados como parte do preço de venda e, portanto, integrantes da receita bruta”.

Quando o reembolso é tributável?

Entender quando o reembolso de despesas a funcionários é tributável é fundamental para mitigar riscos com autoridades fiscais.

Assim, explica-se que impostos só incidem no ressarcimento quando a organização arcar com gastos que não são originalmente dela ou são da contratante.

Imagine que um colaborador colocou os gastos de alimentação como uma despesa a ser reembolsada pela empresa. Essa despesa é um gasto natural do serviço, já que ele precisa se alimentar.

Entretanto, ele resolveu comer no restaurante mais caro da cidade na hora do almoço e por isso gastou R$ 200. Nesta situação, a organização não tem obrigação de reembolsar, pois um excesso é configurado.

Caso a empresa resolva reembolsar o valor inteiro, os órgãos fiscais podem entender como um pagamento disfarçado, o que exigiria a declaração de impostos.

Reembolso tributável entre empresas

A restituição, quando apresenta gastos que não são originais da contratante, define receita do serviço prestado. O reembolso será tributável sempre que a empresa serviço tiver acréscimo patrimonial e não recomposição de valores.

Nesta situação, mesmo sendo uma despesa, se qualifica como um rendimento. Aqui, a despesa é do prestador, e, quando se tem ganho, configura-se benefício.

Não declarar esta receita no IR caracteriza omissão, que garante multas de 20% a 150% sobre a diferença do que não foi declarado.

E quando o reembolso não é tributável?

As despesas reembolsadas não são tributáveis quando elas têm caráter indenizatório e não de beneficiamento. Sendo assim, se não configurar ganho por parte da prestadora ou do colaborador, não incidem impostos.

Gastos que envolvem viagens a trabalho, seja de transporte, hospedagem ou alimentação, têm como natureza a recomposição patrimonial e não aumento do patrimônio.

Para isso é preciso que os gastos estejam relacionados com a realização da atividade que a empresa exerce. Caso essas regras não sejam cumpridas, o reembolso é entendido como um acréscimo e parte do preço do serviço, sujeitando-se à tributação.

O que a lei diz sobre o reembolso para funcionários?

Quando se trata do funcionário, o reembolso de despesas não faz parte do seu salário. Isso quer dizer que não incidem encargos trabalhistas ou previdenciários, como FGTS ou 13º salário.

Entretanto, os colaboradores precisam tomar cuidado na hora de declarar o imposto de renda, sendo necessário apresentar todos os recibos e notas fiscais. Para que não sejam tributáveis, essas despesas devem ser:

• Eventuais e diretamente ligadas à atividade da organização;
• coerentes, devendo ser concordante com os valores do local da viagem;
• comprováveis, precisando apresentar os devidos documentos comprobatórios.

Quando todos os requisitos forem preenchido, o reembolso não é tributável, mas ainda é necessário declarar no IRPF, e para fazer isso, basta:

1. Encontrar a ficha Rendimentos Isentos e Não Tributáveis, na linha Outros;
2. escrever o nome e o CNPJ da empresa que fez o reembolso;
3. colocar na descrição que o valor diz respeito ao reembolso.

E o reembolso entre empresas: como incidem os impostos?

As condições para que o reembolso seja dedutível para o IRPJ são semelhantes às do IRPF. Entretanto, não são todas as empresas que podem abater os reembolsos ao declarar o imposto.

Empresas que estão sob os regimes Simples Nacional e Lucro presumido não podem fazer isso. Principalmente porque o primeiro não paga IRPJ, mas o DAS, e a segunda tem o imposto recolhido pela estimativa do lucro

Dessa forma, somente as organizações que estão sob o Lucro Real podem deduzir esses gastos na declaração. Assim como para os funcionários, os gastos precisam ser relacionados ao exercício da empresa e habituais.

Além disso, os gastos precisam ser comprováveis por meio de recibos, notas fiscais ou notas de débito, e devem ter sido usufruídos. Se todas as exigências forem atendidas, o reembolso de despesa pode ser descontado no IR.

Como facilitar a declaração de imposto?

O processo de declarar impostos pode ser uma grande dor de cabeça, principalmente se algum comprovante necessário para a dedução se perder. Logo, a coisa óbvia a se fazer para evitar este tipo de estresse é armazenar todos os recibos, cupons e notas fiscais pertinentes ao assunto.

Ainda assim, estes papéis podem perder a legibilidade com o passar do tempo, principalmente as notas e cupons fiscais. E, infelizmente, sem os documentos comprobatórios, o reembolso não é deduzível, já que uma das condições é ele ser demonstrável.

Dessa forma, investir em notas fiscais digitalizadas é uma ótima maneira de contornar isso, atitude que o próprio governo vem incentivando para facilitar os processos tributários.

Como elas não ocupam espaço, a consulta e organização fica mais fácil e os documentos todos na nuvem. Além disso, elas ficam guardadas com segurança, sem o risco de se deteriorarem.

A Flash Expense oferece duas funcionalidades no software que facilitam este processo, uma para os colaboradores e outra para as organizações.

Com a Digitalização de Despesas é possível armazenar de forma eficiente todos os comprovantes necessários, que podem facilmente ser consultados tanto pelo funcionário quanto pelo gestor.

Oferecemos também a Emissão de Nota de Débito, que facilita a elaboração deste documento. É possível criar uma nota com poucos cliques, com todas as informações da despesa, solicitante e cliente.

Melhore a sua declaração de impostos, não perca mais os comprovantes nem pague impostos a mais por falta de documentos.

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