Como fazer e preencher o recibo de vale transporte corretamente?

Por Alice Maneschy · 20 set 2023

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Você sabe o que é uma declaração de vale transporte? Também conhecido como recibo de vale transporte, esse recibo vale como comprovante de pagamento referente aos custos com deslocamento dos colaboradores para o local de trabalho.

Neste artigo, vamos abordar para que serve este recibo de transporte e como preenchê-lo corretamente. Além de apresentar um modelo de recibo de pagamento de vale transporte para imprimir.

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Acompanhe a leitura.

Para que serve um recibo de Vale Transporte?

O recibo de vale transporte é um documento essencial para as empresas que oferecem esse benefício aos seus funcionários. Ele serve como um comprovante de pagamento do vale transporte, uma assistência que ajuda os trabalhadores a custear seus deslocamentos.

Por definição, o recibo de passagem é um atestado de pagamento. Ocorre quando um colaborador realiza o pagamento referente ao seu transporte para o trabalho. Nessa ocasião, ele deve apresentar esse recibo e receber o reembolso de vale transporte.

A principal função do recibo de vale transporte é documentar o valor concedido ao trabalhador. Para as empresas, esse recibo garante o cumprimento das obrigações legais, evitando problemas jurídicos e fiscais. Além de manter os registros precisos e atualizados sobre os benefícios.

Por sua vez, administrar a gestão de benefícios é parte fundamental para conceder e controlar os custos com vale transporte. Para o RH, essa gestão eficaz, incluindo a distribuição e a documentação do vale transporte, contribui para a satisfação dos funcionários e para o controle financeiro.

Recibo vs. declaração de uso do Vale Transporte: qual a diferença?

As distinções entre o recibo e a declaração do vale transporte estão relacionadas ao propósito e ao conteúdo desses documentos. Veja a seguir.

Recibo de vale transporte

• Finalidade: comprovar o pagamento do benefício ao funcionário.
  
• Conteúdo: informação sobre o empregador, o beneficiário e o valor do vale transporte.
  
• Emissor: o empregador é o responsável por fornecer o benefício ao trabalhador.
  
• Legalidade: obrigações legais e registro interno para a empresa.

Declaração de vale transporte

• Finalidade: atestar e custear a utilização do vale transporte de casa para o trabalho e vice-versa. Frequentemente solicitado por órgãos governamentais para fins de verificação.
  
• Conteúdo: nome do funcionário, valor do benefício, período de utilização e uma declaração formal de que o vale transporte é usado apenas para o trabalho.
  
• Emissor: o próprio funcionário, pois é ele quem utiliza o benefício.
  
• Legalidade: garante que o benefício seja utilizado de acordo com as regras fiscais e de transporte público, evitando fraudes ou uso indevido.

Recibo de vale transporte simples: quando é adequado usar?

O recibo de vale transporte simples é apropriado para situações em que não é necessário um detalhamento extenso das informações. Geralmente é utilizado em transações diretas, em PMEs e na entrega de um modelo de recibo de vale transporte em dinheiro.

Caso tenha dúvida sobre como comprovar o pagamento do vale transporte, ambos os documentos são válidos. Da mesma forma, tanto o documento físico quanto digital, confirmam o recebimento ou reembolso do vale transporte.

Como preencher um recibo de Vale Transporte?

Preencher um recibo de vale transporte corretamente é essencial para garantir a conformidade legal e a transparência na entrega desse benefício.

Veja como fazer o recibo de vale transporte com um passo a passo para a emissão e preenchimento correto do recibo.

• Passo 1: inclua o nome completo da empresa e o CNPJ.
  
• Passo 2: inclua o nome do trabalhador e um número de identificação, como RG, CPF ou o número de registro na empresa.
  
• Passo 3: registre o valor total do benefício e o período a que se refere o pagamento (por exemplo, mês e ano).
  
• Passo 4: informe as datas em que o vale transporte foi entregue ao funcionário. Geralmente, isso ocorre mensalmente.
  
• Passo 5: deixe espaços para as assinaturas do empregador e do beneficiário.

Exemplo de recibo de Vale Transporte e modelo pronto para copiar e imprimir

Com o intuito de facilitar a rotina do RH, utilize nosso modelo de recibo de vale transporte digital. Você também pode adaptar para um recibo de vale transporte em excel. Ou utilizar um sistema de reconhecimento óptico de caracteres para digitalizar recibos em papel.

RECIBO DE VALE TRANSPORTE

Data: ____/____/______

EMPRESA: __________________________________________________________

CNPJ: __________________________________________________________

FUNCIONÁRIO: _______________________________________________________

IDENTIFICAÇÃO DO FUNCIONÁRIO: ______________________________________

VALOR TOTAL DO VALE TRANSPORTE: R$ ________,______ (valor por extenso)

PERÍODO DE REFERÊNCIA: ____/____/______ a ____/____/______

DATAS DE CONCESSÃO DO VALE TRANSPORTE:

____/____/______

____/____/______

____/____/______

Assinatura do EMPREGADOR: ___________________

(Nome do representante, cargo, data e assinatura)

Assinatura do BENEFICIÁRIO: _______________________________

(Nome do funcionário, data e assinatura)

Este recibo atesta que o funcionário mencionado acima recebeu o benefício de vale transporte no valor especificado e para o período mencionado.

Aspectos importantes sobre o pagamento de Vale Transporte ao colaborador

O vale transporte é uma obrigação trabalhista importante que exige atenção às regras e prazos estabelecidos pelas leis e regulamentações locais. Confira 5 aspectos a serem considerados sobre esse pagamento.

1. O empregador é responsável por adquirir o vale transporte e entregá-los de acordo com a necessidade de cada funcionário.
   
2. O processo de pagamento envolve calcular o valor a ser concedido com base no número de dias trabalhados e nas despesas de transporte do funcionário.
   
3. Cada vez que o empregador entregar o vale transporte ao funcionário, um recibo correspondente deve ser emitido e assinado por ambos.
   
4. O vale transporte deve ser entregue ao funcionário antes do início do mês, conforme a demanda dos funcionários e pontualmente.
   
5. Se houver alterações no deslocamento, o funcionário deve comunicar ao empregador para que o benefício seja ajustado conforme necessário.

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