O que é, para que serve e como fazer um recibo de reembolso?
Um recibo de reembolso é um documento formal que registra uma transação entre duas partes: quem fez o pagamento inicial (o colaborador que realizou a despesa) e quem está reembolsando o valor pago (a empresa).
Essa declaração de reembolso é responsável pelo detalhamento de todas as informações sobre a transação e a descrição das despesas, entre outras informações importantes que devem conter neste documento. Um recibo de reembolsode valores tem como principal função notificar sobre as despesas e o devido reembolso.
Além disso, o recibo serve como um comprovante de pagamento, fundamental para diversas etapas de prestação de contas. Por exemplo, a contabilidade, a rastreabilidade e a auditoria de despesas. Da mesma forma que a nota fiscal é, o recibo também é uma peça chave para a prevenção de fraudes, conformidade legal e para uma gestão financeira eficiente.
Para isso, um importante passo é estabelecer uma política de reembolso. Nosso modelo é gratuito e contém todas as informações necessárias para otimizar os processos de reembolso da sua empresa, baixe agora!
Acompanhe a leitura.
Tipos de recibo para reembolso
Diferentes contextos exigem diferentes tipos de recibos. Cada um possui características específicas para representar as transações vigentes. Confira 3 tipos de recibo para reembolso e suas funcionalidades.
Recibo de despesas comum
Usado para documentar despesas gerais incorridas por um empregado em nome de uma organização. Pode incluir despesas como compras de suprimentos de escritório, pequenas aquisições de trabalho e refeições de negócios.
Recibo de viagem
Esse tipo de recibo é usado para registrar as despesas associadas a viagens a trabalho. Pode incluir passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros, por exemplo. É importante que esses recibos detalhem as datas da viagem e a finalidade das despesas.
Recibo de ressarcimento
O recibo de ressarcimento é usado quando alguém reembolsa outra pessoa ou empresa por despesas que foram previamente pagas. Isso pode acontecer, por exemplo, quando a empresa recebeu o pagamento adiantado de um cliente por um serviço que não será realizado. Nesse caso a empresa deve ressarcir o valor pago pelo cliente.
Como fazer um recibo de reembolso de despesas?
Ao criar um recibo de reembolso, é importante incluir informações específicas para garantir clareza, precisão e validade do documento. Abaixo estão algumas informações chave que devem constar em um comprovante de despesas.
- Título do documento: indique o propósito do documento, como “recibo de reembolso de despesas de viagem”, por exemplo;
- Identificação das partes envolvidas: nome e informações de contato do colaborador responsável pelas despesas e da instituição responsável pelo reembolso;
- Data e número do recibo: data da emissão do recibo e um número único para rastreamento;
- Descrição das despesas: detalhamento de todas as despesas (itens ou serviços) incorridas;
- Data e valor das despesas: insira o dia ou período em que as despesas foram realizadas e seu respectivo valor de ressarcimento;
- Método de pagamento: indique de que maneira será efetuado o pagamento, como dinheiro, cartão de crédito ou transferência bancária, por exemplo;
- Assinaturas: reserve um espaço para a assinatura do colaborador da pessoa responsável pelo reembolso, isso é essencial para validar as informações.
Vale ressaltar que informações bancárias e observações são campos opcionais. Ao seguir essas diretrizes você estará criando um recibo de reembolso abrangente e confiável.
Modelos de recibo para reembolso
Os modelos de recibo para reembolso são ferramentas valiosas que simplificam o processo de criação de recibos precisos e consistentes. Com modelos pré-definidos, é possível economizar tempo e padronizar os pedidos de reembolso.
Modelo de recibo de reembolso em Word
Um modelo de recibo de reembolso por extenso em Word tem geralmente essa estrutura:
Eu, (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome da empresa), pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de (quantidade) diárias referente a viagem à (cidade) - (UF), incluindo hospedagem, alimentação e combustível, no período de (data inicial) à (data final), com a finalidade de (objetivo da viagem).
Estão contempladas no valor recebido o ressarcimento dos gastos durante a viagem como:
1. (descrição da despesa com data)
2. (descrição da despesa com data)
3. (descrição da despesa com data)
(cidade) - (UF), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Modelo resumido de recibo de reembolso de viagens
Outro exemplo é o modelo de recibo de reembolso de viagens, preenchido com informações fictícias para ilustração:
Recibo de Reembolso de Despesas de Viagem
Número do Recibo: 983110
Data: 21/08/2023
Recebido de: Maria Oliveira
Endereço: Rua Fictícia, 765, São Paulo, SP
Detalhes da Viagem
Destino: São Paulo - Conferência de Negócios
Período da Viagem: 14/08/2023 a 18/08/2023
Despesas de Viagem
Data – Descrição da Despesa – Valor (R$)
14/08/2023 - Passagem Aérea (IDA) - R$500,00
18/08/2023 - Passagem Aérea (VOLTA) - 500,00
14/08/2023 - Hospedagem - 650,00
15/08/2023 - Almoço de Trabalho - 40,00
16/08/2023 - Jantar de Negócios - 60,00
16/08/2023 - Táxi para Reuniões - 25,00
15/08/2023 - Transporte Público - 15,00
Total de Despesas: R$ 1.790,00
Método de Pagamento: Cartão de Crédito
Assinatura do Viajante: [Assinatura] __________________________
Assinatura do Responsável pelo Reembolso: [Assinatura] ___________
Contato para Reembolso: Maria Oliveira
Telefone: (11) 99887-6655
E-mail: maria.oliveira@gmail.com
Esses exemplos se aplicam tanto a recibo de reembolso Excel como Word. Para uma gestão de viagens corporativas inteligente, baixe nosso ebook e descomplique as despesas de viagem.
Por que criar um modelo padronizado para recibos de reembolso?
Criar um modelo padronizado de recibos de ressarcimento oferece uma série de benefícios. Essa abordagem traz consistência, clareza e eficiência ao processo de documentar e gerenciar transações de reembolso.
Um modelo padronizado garante que as informações essenciais não faltem, facilitando o preenchimento. Minimiza a probabilidade de erros e omissões, cumpre com as políticas estabelecidas e uniformiza o histórico de recibos. Esses benefícios impactam diretamente o planejamento financeiro, pois proporcionam uma comunicação clara e profissional.
Dicas para organizar os recibos de reembolso
A principal dica para preencher e organizar recibos de reembolso de despesas é contar com um sistema automatizado. Uma plataforma como a Flash Expense ajuda a digitalizar e a arquivar documentos em poucos cliques. Isso evita a perda de recibos físicos e a desorganização de um alto volume de papéis. Outras dicas incluem:
- rotular corretamente os recibos;
- utilizar pastas eletrônicas;
- categorizar os tipos de recibo e/ou de despesas;
- estabelecer e atualizar uma planilha de controle;
- determinar um cronograma de autoria;
- validar as políticas aplicáveis antes de arquivar os recibos;
- fazer backups com regularidade.
Como a Flash Expense facilita o processo de reembolso com a digitalização de recibos na plataforma?
Ao utilizar um software de gestão de despesas, é possível automatizar recibos com uma abordagem mais prática e eficaz. Isso inclui a centralização de todas as despesas corporativas da sua empresa na plataforma, o que dá muito mais autonomia para os funcionários e facilidade para os gestores financeiros.
Com um aplicativo de gestão de despesas, os usuários podem tirar fotos dos recibos usando seus celulares. Isso permite que os recibos sejam digitalizados instantaneamente, eliminando a necessidade de guardar recibos físicos.
Nossa plataforma é capaz de identificar termos chave e ajuda a categorizar e rastrear automaticamente os recibos. Facilita a aprovação simplificada, o acesso remoto, a sustentabilidade financeira e a economia de tempo. Conheça a Flash Expense e tenha relatórios de despesas corporativas otimizados e eficientes.
