Processo de solicitação de reembolso de despesas
As viagens corporativas têm se tornado um investimento importante para as empresas. Muitas veem esse recurso como uma maneira lucrativa de expandir os negócios, criar uma integração entre colaboradores, fornecedores e clientes, aumentar o networking, além de transmitir confiança aos colaboradores que participam dessas viagens.
No entanto, esse investimento pode se tornar uma despesa complicada se não houver um gerenciamento organizado das despesas geradas, tendo total consciência da necessidade de cada uma delas para uma experiência positiva e um melhor retorno por parte do colaborador.
Para isso, é preciso elaborar um processo que norteie como cada parte deve proceder, tendo como centro de tudo uma política de reembolso clara e objetiva, com regras diretivas.
Passo a passo do processo de solicitação
Uma das primeiras preocupações ao se criar um processo de solicitação de reembolso, envolve quais itens necessariamente serão reembolsados pela empresa e quais ficarão sob responsabilidade do colaborador. São os denominados itens reembolsáveis e não reembolsáveis.
Entender quais despesas estão dentro da política de reembolso, e evitar aquelas que não envolvem um padrão profissional, elimina possíveis problemas ao apresentar números finais. Entre os não reembolsáveis, costumam estar o consumo de bebidas alcoólicas, passeios e entretenimento não programados ou qualquer gasto que não esteja previamente acordado.
Estabeleça cada um deles e tenha certeza que o colaborador está ciente dos deveres relacionados e das consequências diante de não respeitar essas especificações.
Fluxo de reembolso
Cada empresa segue um padrão para o pagamento de despesas. Com o reembolso de viagens, é obrigatório que se faça conhecido como essa ação deve funcionar para que não haja interrupções que prejudiquem o bom funcionamento dessa parte.
Seguindo a linha da empresa, o colaborador precisa passar o relatório de solicitação de reembolso de despesas de viagem para o departamento responsável pelos pagamentos.
Basicamente, existem três fluxos:
- Fluxo direto – em que os relatório é entregue diretamente a pessoa responsável;
- Fluxo financeiro – onde o responsável transmite a autorização do pagamento para o departamento financeiro.
- Fluxo departamentos – o relatório precisa passar por alguns departamentos e pessoal responsável para obter autorização de pagamento. Esse é um procedimento existente, na maioria das vezes, em empresas de médio e grande porte.
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Relatórios, planilhas e prazos de entrega
Para uma melhor gestão dessas despesas, é bom que seja exigido a criação de relatórios e planilhas, demonstrando de forma organizada cada uma das despesas.
A planilha deve conter cada uma das despesas, a data e o local onde foram feitas e a forma de pagamento. Disponibilize ao colaborador um arquivo padrão e ferramentas para direcionar como esses documentos devem ser feitos, assim como especifique pontos que precisam ser discriminados no relatório.
Para otimizar esses relatórios, é interessante utilizar ferramentas digitais, que tornam o registro de informações mais rápido e preciso, ao mesmo tempo que pode ser transmitido para todos os responsáveis.
A apresentação de todos os documentos e a solicitação do reembolso precisa respeitar um prazo de entrega, estipulado antecipadamente e incluindo de forma nítida nas cláusulas da política de reembolso.
O colaborador precisa ter em mente, que atrasos para apresentar todas as informações exigidas, podem ocasionar, consequentemente em atrasos para o reembolso.
Por isso, para evitar prováveis prejuízos financeiros e problemas provenientes da demora em receber o pagamento, exija do colaborador atenção no prazo para transmitir todas as informações necessárias.
Documentos aceitos como comprovantes
Determinar o que será válido para justificar uma despesa é um dos pontos primordiais quando se quer programar uma viagem corporativa. Quais documentos serão aceitos como comprovação das despesas realizadas e como eles devem ser apresentados no relatório final encaminhado ao departamento responsável pelo pagamento.
Em geral, recibos de pagamento, cupons, notas fiscais, e em certos casos, a conta discriminada dos serviços do hotel, são os documentos comumente aceitos como comprovantes, que devem ser anexados ao relatório de solicitação.
Um recurso bastante interessante para auxiliar na guarda e registro desses comprovantes é a digitalização através de aplicativos de reembolso.
A Flash Expense possui um sistema com tecnologia OCR, que permite a leitura automática dos recibos, o que facilita e muito na hora de arquivar, organizar e apresentar cada um dos comprovantes.
Busque recursos para otimizar o processo de solicitação de reembolso
A tecnologia tem se transformado em um auxiliar bastante produtivo para as empresas. Com a descoberta de novos recursos e a atualização de sistemas operacionais integrados a celulares, é possível realizar diversas tarefas diretamente do celular.
Com alguns toques, o colaborador pode digitalizar comprovantes, calcular quilometragem, criar e transmitir relatórios, solicitar adiantamentos, se adequar a política de reembolso e finalizar o processo com mais agilidade e segurança.
Buscar esses recursos promove uma maior confiança e praticidade, trazendo resultados dinâmicos e positivos.
Siga o passo a passo e crie um processo organizado, buscando os melhores caminhos para tornar as viagens corporativas uma solução para os negócios de sua empresa.
