Entenda A Importância da Prevenção a Fraude Nas Empresas e Como Fazê-la
A prevenção a fraude é algo que toda organização, não importando seu tamanho ou segmento de atuação, precisa ter como fator vital para a sobrevivência no mercado.
A fraude pode ser entendida como qualquer omissão ou ato intencional promovido com o objetivo de lesar e enganar a empresa, gerando assim prejuízos e trazendo ganhos irregulares para quem pratica.
Realizar uma boa gestão financeira passa, necessariamente, por saber prevenir, identificar e eliminar fraudes corporativas.
Nos próximos parágrafos você vai aprender um pouco mais sobre esse tema e quais ações preventivas tomar. Pronto? Vamos lá!
O que é a prevenção a fraude?
Sem dúvidas, eliminar todos os riscos de problemas envolvendo colaboradores mal intencionados não é fácil. Porém, é possível minimizar quase que por completo os prejuízos que esses riscos podem trazer para a empresa.
É aqui que entra em cena a prevenção a fraude, podendo ser conceituada como um conjunto de medidas e ações que agrega políticas, procedimentos, treinamentos e comunicação.
Tudo com o objetivo de identificar, acompanhar, prevenir e sensibilizar os funcionários sobre essas práticas impróprias, além de definir meios para lidar com possíveis desvios.
Como identificar e prevenir as fraudes?
Cada tipo de organização precisa encontrar sua própria maneira de lidar com as fraudes. Isso pelo simples fato de que cada uma tem um perfil e um campo de atuação.
Além disso, é preciso considerar que nem sempre os controles internos são capazes de lidar com os riscos que surgem com o tempo e com o próprio crescimento do negócio. E esse é um dos principais motivos que torna necessária a adoção de medidas específicas para o enfrentamento desse problema.
Leia mais: 5 sinais para identificar fraudes no processo de reembolso de despesas
Demonstrações fraudulentas, corrupção, apropriação indevida, dentre tantos outros problemas relacionados a fraude tem suas origens em falhas nos controles internos.
Sendo assim, para que exista um controle e uma real prevenção contra fraudes, a empresa precisa adotar medidas que garantam a condução ordenada e eficiente do negócio.
A seguir, vamos abordar alguns pontos que garantirão a proteção dos ativos, a detecção de erros e fraudes, bem como a preparação correta das informações e integridade dos registros contábeis. Acompanhe!
Ter uma auditoria de prevenção a fraude
A principal responsável por identificar e prevenir a prática de fraudes e a ocorrência de erros é a própria administração da empresa. Isso é feito por meio da manutenção correta de sistemas internos de controle, e um claro exemplo disso são as auditorias.
Porém, como citamos anteriormente, nem sempre os controles internos são eficazes o suficiente. E, no caso da auditoria, temos a interna e a externa. Há distinções entre ambas, mas são fundamentais na prevenção de fraudes.
A auditoria interna é uma ferramenta que a administração da empresa dispõe para verificar de forma sistemática o funcionamento das atividades operacionais e conferência do sistema contábil.
Ela foca nos controles e processos internos e examina se as políticas praticadas bem como os controles financeiros internos estão funcionando como deveriam e ainda, se estão de acordo com a legislação.
Não é algo obrigatório, mas se a ideia é prevenir as fraudes esse recurso não pode ficar de fora.
Já a auditoria externa é obrigatória para empresas de capital aberto e de grande porte. Ao ser contratada de forma independente, ela atua dentro da organização verificando o fluxo de caixa, demonstrativos, balanço patrimonial e aspectos do negócio relacionados intimamente com o setor contábil.
Na realidade, a ideia de uma auditoria é ter um meio para começar a compreender o que ocorre em cada setor e onde está o problema. E ela vai além: também ajuda a avaliar os pontos onde existem mais chances de fraudes e, ainda, qual o perfil dos praticantes.
Entretanto, o ponto chave para que uma auditoria seja eficiente é que qualquer descoberta factual feita seja informada ao gestor da organização o mais rápido possível, mesmo que se trate de algo insignificante em um primeiro momento.
Monitorar os processos
Para que a empresa tenha uma linha de defesa de prevenção a fraudes ela precisa monitorar seus processos e operações. Uma boa forma de fazer isso é criar relatórios e documentos sobre todos os aspectos que envolvem uma operação.
Por exemplo, se o problema envolve os vendedores externos, faz-se necessário ter ferramentas para acompanhar o trabalho desses colaboradores e que sejam capazes de registrar detalhadamente cada passo feito.
Aqui o ideal é usar tanto quanto possível a tecnologia: há plataformas, ferramentas e sistemas de gestão que permitem fazer todo o acompanhamento necessário de forma simples, prática e segura.
Identificar os erros para prevenção a fraude
Por meio da auditoria e do monitoramento é que identificamos quais os erros que estão sendo cometidos e como as fraudes são aplicadas. Em outras palavras, são esses dois métodos que permitirão encontrar a melhor maneira de lidar com o problema.
Lembrando que as melhores práticas de gestão requerem que a empresa tenha formas de avaliar e trabalhar qualquer evento que possa, de alguma maneira, impactar negativamente a capacidade e o crescimento dos negócios.
Um meio para se fazer isso é contar com um sistema de reembolso de despesas corporativas. A presença de um sistema desse tipo em uma empresa vai ajudar a saber onde as fraudes estão sendo praticadas, ao mesmo tempo em que traz maior segurança, integridade e credibilidade para processos, tais como emissão de notas, liberação de recursos e geração de relatórios.
Corrigir os pontos fracos
Após as etapas anteriores é hora de corrigir os pontos onde as fraudes foram identificadas. Porém, cabe uma observação aqui: corrigir vai muito além de colocar em prática uma medida para evitar a fraude.
Imagine que o problema de uma empresa eram as fraudes no reembolso e ela implantou um sistema para lidar com esse ponto. Mas, não existe uma política, monitoramento ou qualquer tipo de parâmetro para avaliar as operações.
Ou seja, o que temos é uma falsa sensação de prevenção à fraude. Nesse caso, contar com um sistema de gestão de reembolso ajuda, mas não resolve todos os problemas.
Ainda com o exemplo acima, perceba que a abordagem e os resultados para a empresa seriam bem diferentes se, além de ter um sistema de reembolso, ela definisse quem teria acesso ao sistema e uma política com os parâmetros para o reembolso. Somente assim, seria possível ter uma visão mais ampla dos possíveis riscos de cada operação.
Importante: Empresas que atuam com viagens corporativas precisam ter uma atenção muito grande com fraudes. Ter total domínio dos gastos envolvidos nas viagens é fundamental para qualquer negócio.
Treinamento de funcionários
O objetivo de treinar funcionários é aumentar o nível de conhecimento das políticas, ferramentas e medidas que a empresa toma para combater as fraudes. Além disso, promover palestras, oficinas e reuniões, por exemplo, ajuda na mudança de comportamento por parte dos colaboradores.
Com isso, eles serão estimulados a pensar de acordo com as regras da empresa. Esse é um processo simples, mas muito eficaz quando se trata de prevenir fraudes.
A prevenção a fraudes tem como base a gestão da governança de uma empresa. É a partir dos líderes e gestores que possibilidades sustentáveis, ações afirmativas e soluções criativas devem ser implantadas para o bem comum.
Neste post, você conferiu como lidar com um dos principais riscos para uma empresa e como fazer prevenção a fraude. Se você gostou, aproveite para conhecer uma das melhores ferramentas de prevenção do mercado, o Sistema de Gestão de Reembolsos Flash Expense. Acesse e solicite sua demonstração grátis!
