Prestação de contas de viagens: Tudo o que você precisa saber!
Além de mencionarmos como otimizar o controle das despesas com viagens, hoje iremos falar mais especificamente sobre a prestação de contas desses deslocamentos. Muitas vezes, esse processo pode parecer confuso para o funcionário, acarretar em imprevistos para a empresa e, consequentemente, atrasar o reembolso do colaborador.
Pensando nisso, preparamos um post que irá esclarecer mais sobre o que é a prestação de contas, como o colaborador e a organização devem atuar para que esse processo apresente sucesso para ambas as partes e quais as vantagens em oferecer os meios adequados para elaborar e realizar uma prestação de contas adequada. Boa leitura!
O que é prestação de contas de viagens?
Sempre que a empresa pretende reembolsar seu funcionário por despesas realizadas por motivos de trabalho, como participar de congressos, captar novos investidores, reunir-se com clientes ou realizar qualificações em outras localidades, é necessário que o profissional realize a prestação de contas de viagens.
Para efetuar a prestação de conta, o funcionário precisa estar a par da política de viagens corporativas da organização e guardar os comprovantes de pagamento, os quais irão comprovar que o profissional destinou o seu dinheiro para serviços como passagens aéreas, aluguel de automóveis, estadia em hotel e alimentação, por exemplo.
Esses serviços podem ser desfrutados pelo colaborador a partir de um cartão de crédito corporativo ofertado pela empresa, solicitação de adiantamento de viagem ou ainda no sistema de reembolso.
Além de guardar os comprovantes, é necessário que o colaborador elabore um relatório de gastos e anexe os comprovantes, de modo a facilitar a visualização das despesas e auxiliar na gestão orçamentária da empresa.
Quais as vantagens de realizar a prestação de contas de viagens?
Diversas organizações contam com um alto contingente de funcionários que necessitam realizar inúmeras viagens por ano devido aos interesses estratégicos da empresa. Deste modo, boa parte do orçamento do empreendimento é destinado para viagens corporativas e, para que se mantenha a saúde financeira da empresa, é necessário que esse gasto seja planejado e controlado.
Assim sendo, é possível que a empresa possa se organizar em relação aos demais gastos que possui, como impostos, insumos, recursos materiais e humanos, dentre outros. Além disso, o funcionário é estimulado a efetuar o bom uso do orçamento e, desta forma, contribui para o crescimento da empresa, geração de lucro, aumento da competitividade no mercado e investimento em novos negócios.
Como realizar uma boa prestação de contas de viagens?
Como sempre, a Flash Expense prepara conteúdos que auxiliam empresas e colaboradores nos seus negócios, como pode ser verificado em nossos materiais gratuitos que você também não pode deixar de conferir. Nesse post especificamente, vamos mencionar sugestões de como realizar uma prestação de contas de viagens que beneficiará o funcionário e a empresa. Confira!
1. Possuir uma política de prestação de contas de viagens
Para facilitar o processo de prestação de contas de viagens para colaboradores e para a empresa, é fundamental que a organização elabore uma política de despesas corporativas que seja clara, pragmática e bem estruturada.
O colaborador conseguindo compreender as regras que deve respeitar terá mais facilidade no momento de prestar contas à empresa a qual trabalha e, deste modo, evita imprevistos e confusões para a organização.
Além disso, o empreendimento que possui uma política interna de prestação de contas de viagens possui o registro das suas normas e diretrizes e, sendo assim, possui o direito legal de questionar qualquer despesa que não esteja de acordo com os interesses da empresa, pois tem uma prova física de como o funcionário deve se portar durante as viagens corporativas.
2. Estipular prazos para a prestação de contas de viagens
Além de possuir uma política interna de como o funcionário deve prestar contas de viagens para a empresa, é necessário estipular de forma clara o prazo em que devem ser entregues os relatórios contendo os comprovantes dos serviços e produtos consumidos durante uma viagem de negócios.
Se a empresa não especificar o prazo ou estabelecer um prazo muito extenso, podem ocorrer perdas de comprovantes e confusões, pois os funcionários podem ser demandados frequentemente a realizarem viagens corporativas.
Pensando em facilitar e assegurar os dados dos funcionários e auxiliar as empresas nos processos de reembolso, a Flash Expense disponibilizou de forma gratuita um modelo de relatório de despesas que irá auxiliar nesse procedimento tão importante. Baixe o seu agora mesmo!
Além de o funcionário contar com recursos tecnológicos para elaborar relatórios de forma eficiente e segura, é importante que a organização também se utilize desses mecanismos para manter a sistematização adequada dos dados e assim agilizar os seus processos de reembolso.
3. Oferecer incentivos para quem realiza a prestação de contas adequadamente
Um dos grandes obstáculos de qualquer organização é transformar a cultura de seus colaboradores, de modo a otimizar os processos da empresa. Uma das formas de estimular a boa conduta dos funcionários é oferecendo incentivos, para que eles percebam as vantagens de prestar as contas de forma correta.
Se a prestação de contas de viagens for realizada adequadamente, o profissional será reembolsado rapidamente, poderá participar de mais viagens corporativas e se destacar nos negócios da empresa. Além disso, a organização pode oferecer outros incentivos que gratifiquem os colaboradores que entregam seus relatórios no prazo estipulado, dentro do padrão solicitado e com todas as informações pertinentes.
4. Possuir fornecedores em diversas localidades
Além das sugestões anteriores, outra forma de facilitar o processo de reembolso é a empresa possuindo fornecedores em diferentes partes do país e no exterior. Essa estratégia é interessante, pois mantendo uma relação com fornecedores é mais fácil de rastrear alguma possível perda de comprovante, tanto para a empresa quanto para o colaborador.
Possuir fornecedores também é uma excelente estratégia para que a empresa economize com viagens corporativas e possa investir em novos negócios que também irão se refletir em novos projetos para os seus colaboradores.
Essas são as principais informações sobre prestação de contas para viagens que todo colaborador precisa ter conhecimento para se beneficiar das vantagens de realizar um bom relatório e colaborar com o crescimento da empresa a qual está vinculado.
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