Tudo o que você precisa saber antes de criar uma política de Home Office para a sua empresa

Por Yanick Gudim · 11 mai 2022

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O teletrabalho não é algo tão novo assim, mas também não é antigo. Desde 2004 alguns pesquisadores já estudavam o impacto da flexibilização das formas de desempenhar funções. A atividade remota, no entanto, ganhou relevância mundial devido a pandemia, e com ele, a política de home office também se tornou um assunto mais do que necessário.

Em pesquisa feita pela TRLV Lab em 2020, 72,67% das empresas responderam que 100% dos seus colaboradores trabalhavam remotamente. Outras pesquisas apontam que 50,91% das organizações continuarão no modelo de teletrabalho parcial mesmo após a vacinação.

Nesse contexto, uma política que defina diretrizes para esse modelo de trabalho se faz necessária. Sem um documento regulatório, as tarefas a serem desenvolvidas podem se perder e o gestor não conseguirá medir o desempenho da equipe.

Para evitar que isso aconteça, visto que essa é uma atividade que veio para ficar, disponibilizaremos aqui as informações necessárias para a construção da sua política.

O que é uma política de trabalho remoto?

Como toda política, a de home office é o documento que padroniza o máximo de questões referente ao tema. Assim como a de reembolso estipula prazos para prestação de contas, a política de trabalho remoto determina como deve ser feito o check-in, por exemplo.

Esse material deve conter orientações relativamente simples e amplas que abranjam o máximo de funcionários. Mesmo assim, alguns colaboradores tem em seu contrato de trabalho atividades que não podem ser feitas de forma remota.

A política para o trabalho em casa deve ser construída de forma que garanta a saúde e segurança dos trabalhadores. Também precisa ser flexível e entender as demandas deles, caso contrário será ineficiente.

Adotar uma política de home office que define que todos os colaboradores são elegíveis para o trabalho remoto é um bom caminho. O gestor deve, no entanto, traçar linhas e limites.

A empresa deve refletir sobre sua realidade e a dos membros da equipe para criar a melhor política possível. Algumas áreas podem exigir mais ou menos presença física na organização, então, englobar o modelo híbrido também é vantajoso.

4 vantagens de uma política para trabalho em casa

O modelo de trabalho home office traz alguns benefícios para o dia a dia da organização e para os funcionários. Para que isso seja possível, no entanto, é necessário que a empresa forneça suporte aos colaboradores, como veremos mais adiante.

Ainda nos anos 2000, pesquisadores chegaram à conclusão de que a tecnologia no trabalho melhora a agilidade das tarefas e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, entre outras questões. Mas, no geral, as vantagens de uma política de trabalho remoto são:

• redução de custos;
• jornada de trabalho flexível;
• outras formas de controle;
• aumento da satisfação.

Redução de custos

A primeira vantagem vista pelas empresas com o teletrabalho é a redução de custos. Como os funcionários não precisam mais se locomover até o local de trabalho, há economia com os meios de transporte para eles.

Já a organização não precisa mais de uma estrutura inteira para acomodar funcionários. Cadeiras, mesas, computadores, contas de água e energia elétrica são apenas alguns exemplos dessas despesas.

No teletrabalho, mesmo que haja a ajuda de custo home office, os valores não são tão altos quanto o de manter essa estrutura.

Jornada de trabalho flexível

Com o teletrabalho, os colaboradores têm uma jornada de trabalho mais flexível. Como não há proximidade entre gestores e funcionários, a checagem acaba sendo dificultada. Por esse motivo, a métrica principal para verificar a eficiência de um teletrabalhador é sua capacidade de gerar resultados.

Pesquisas vão além nesse sentido e apontam que para os colaboradores no modelo remoto as exigências são maiores. Frequentemente, as metas atribuídas a eles são de 10% a 20% maiores que as dos outros.

Devido a esse cenário as empresas também tendem a dar mais liberdade aos funcionários em home office. A jornada pode ser dividida em 3 porções de 3 horas ou outras configurações. Desde que seja acordado previamente e o colaborador entregue resultados, é válido.

Outras formas de controle

O principal indicador de um teletrabalhador é a geração de valor, então a necessidade de ter um controle de ponto diminui. Ainda assim, caso a organização deseje ter esse controle há formas mais fáceis de fazer isso.

Aplicativos como o Skype e Slack, entre outros meios de comunicação empresarial, podem ser usados para mandar uma mensagem assim que a jornada inicia. Dessa forma, o colaborador faz um registro de suas horas de forma descomplicada.

Isso não elimina a necessidade de fazer a gestão dessa área, mas facilita o dia a dia. Para o trabalho remoto acontecer sem dor de cabeça, o requisito básico é a confiança nesse colaborador.

Ferramentas que automatizam processos também são bem vindas. Dessa forma, o colaborador pode se concentrar no que realmente importa.

Aumento da satisfação dos colaboradores

O home office pode gerar também o aumento da satisfação quando bem aplicado. Vale ressaltar que quando mal implementado, gera descontentamento, já que algumas desvantagens são vistas.

Algumas desvantagens vistas no modelo de teletrabalho são: aumento da jornada de trabalho, aumento dos custos, perda de prestígio, dificuldade em crescer dentro da empresa e impossibilidade de faltar mesmo doente.

Além desses pontos, há outros que geram estresse e ameaçam a saúde do colaborador. Para que haja o aumento da satisfação, a política deve englobar assuntos que previnam o que foi citado acima e contemplem o Duty of Care.

Uma política de home office, quando bem feita, aumenta a satisfação dos funcionários pelos seguintes motivos:

• mais liberdade e flexibilidade;
• custos menores;
• liberdade para usar roupas confortáveis;
• proximidade da família;
• facilidade para realizar tarefas domésticas;
• menor necessidade de deslocamento;
• ambiente de trabalho mais confortável.

Definição dos quem, 'quês', porquês, como e quando

Aqui é preciso pensar em quem é contemplado pelo home office, em qual situação, porque, como e quando. Como dissemos, se a organização permite que todos os colaboradores sejam elegíveis para o home office, bom. Mas, e se não for o caso?

Quem, quês, porquês e quando

É preciso definir quais atividades não podem ser realizadas de forma remota. Nesse sentido, seria uma espécie de modelo híbrido. Um vendedor externo, por exemplo, pode prospectar, organizar e gerir a carteira de clientes de casa.

No entanto, caso ele precise apresentar uma proposta ou se reunir com um deles, definir que isso só pode acontecer presencialmente não está errado. Essa situação é percebida pelos próprios funcionários.

Outra pesquisa da TRLV LAB mostra que 63,73% dos entrevistados preferem fazer negócios presencialmente, apontando a importância do planejamento de viagens corporativas e das políticas de trabalho.

Entender o peso de cada atividade é fundamental na hora de construir a política de trabalho remoto. Nesse sentido, as viagens corporativas se mostram de grande importância para gerar valor às empresas. O que torna igualmente importante uma política de viagens corporativas bem feita. Só assim ambas as questões estarão alinhadas.

O exercício de pensar quem, porque e quando é possível trabalhar remotamente envolve entender o que aquela atividade representa para a empresa. Então, pense em regras gerais e crie exceções, por exemplo:

1. todos podem usufruir do teletrabalho, exceto quando:

• houver reunião com clientes;
• houver necessidade de apresentar resultados à diretoria.

1. todos podem usufruir do home office, exceto:

• funcionários da área técnica;
• colaboradores que precisam estar em grupo para produzir.

As especificidades de cada política de trabalho remoto vai depender da área de atuação e realidade de cada organização. Por isso é necessário adaptação e, principalmente, deixar claro o porquê. Caso contrário, alguns funcionários podem se sentir injustiçados e desmotivados.

Como

Outra dimensão importante da política de home office é definir o como e onde o teletrabalhador deve atuar. Essa parte da política engloba as ferramentas que serão usadas para comunicação, check-in, gestão de projetos, etc.

Além dessas questões, é importante traçar reuniões diárias que durem entre 10 e 15 minutos para dizer o que foi ou será feito no dia. Ao fazer isso fica mais fácil checar a produtividade dos colaboradores.

Outro ponto importante é prezar sempre pela flexibilidade, lembre que o teletrabalhador não precisa sempre cumprir os horários convencionais. Mesmo assim, estipule que é obrigatório estar 100% disponível pelo menos 5 horas por dia dentro do horário comercial.

Com ele à disposição da empresa é garantido que esse colaborador possa se comunicar de forma eficiente e resolver os problemas pertinentes de forma responsiva.

Como implementar uma política de trabalho remoto?

Se você leu até aqui já consegue implementar uma política de home office. Mesmo assim, traremos de forma resumida e esmiuçada os passos a serem seguidos. Não é difícil, mas exige atenção, para fazer é preciso que você:

1. estabeleça deveres dos colaboradores: a política e os responsáveis precisam dar direções ao colaborador sobre regras de segurança da informação, com o equipamento fornecido pela empresa, as condições de trabalho, como ergonomia, conexão e mais;
2. defina responsabilidades dos gestores: os responsáveis por gerir a equipe remota precisa fornecer informações sobre prazos, metas e formas de medir produtividade de forma clara;
3. estipule diretrizes para segurança de dados: a organização precisa definir um código de conduta rígido em relação às suas informações, caso contrário ela pode se comprometer. Dados vazados são prejudiciais à imagem e ao caixa. Isso também fere o programa de compliance da LGPD;
4. forneça equipamentos e ferramentas: é necessário fornecer estrutura aos funcionários, seja com computadores e outros aparelhos ou uma ajuda de custo para internet e luz;
5. invista em canais de comunicação: como a comunicação presencial diminui, é importante procurar formas de engajar o time. Eventos online e meios de comunicação eficiente fazem toda a diferença para que um bom trabalho seja feito;
6. reveze as equipes presenciais: tanto para a prevenção ao Covid-19, quanto para a rotatividade dos colaboradores, o revezamento é importante. Dessa forma, todos ficam seguros e o desempenho não é comprometido;
7. Defina penalidades: o não cumprimento das normas precisam ser penalizadas. Isso pode vir na forma da suspensão do teletrabalho ou mesmo demissão por justa causa, quando cabível. Entretanto, qualquer medida precisa ser avisada previamente.

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O trabalho remoto ganhou força nos últimos anos, mas nem por isso as atividades presenciais deixaram de ser importantes. Como você pôde ver no começo do artigo, reuniões com clientes exigem a presença do colaborador.

Quando isso acontece, algumas despesas são geradas, já que é uma viagem a trabalho que está sendo realizada. Os gastos podem ser com combustível, transporte, alimentação e até hospedagem.

Tudo isso exige reembolso. A Flash Expense te fornece funcionalidades como a Digitalização de Despesas, que permite aos colaboradores subir documentos na nuvem. Isso evita a perda de comprovantes e atritos entre gestores e funcionários.

Os gestores, por sua vez, evitam fraudes e economizam tempo, já que podem checar tudo em tempo real. A Flash Expense transforma o seu jeito de gerir despesas com praticidade e facilidade. Está pronto para abraçar a mudança?

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