Como fazer uma planilha de gastos empresarial e sua importância

Por Yanick Gudim · 27 mar 2023

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A planilha de gastos empresarial é uma ferramenta essencial para a gestão organizacional. Cerca de 61% das PMEs usam planilhas de Excel ou do Google para fazer a contabilidade, conforme aponta a Capterra.

Apesar de a transformação digital ocorrer em ritmo acelerado, a maioria das organizações ainda conta com planilhas manuais. Apenas uma de cada quatro usa um software de gestão financeira e 15% ainda utiliza papel e caneta, segundo a mesma pesquisa

Dessa forma, os gestores financeiros dessas organizações lidam com inúmeras planilhas, desde aquelas para o controle de gastos e despesas mensais, até as de viagens corporativas e planejamento financeiro.

No entanto, apesar de grandes empresas terem processos sofisticados, muitas das pequenas e médias ainda contabilizam com o próprio punho.

O procedimento está sujeito a inúmeros erros e, para facilitar a rotina, vamos ensinar como construir uma planilha e muito mais.

Como fazer uma planilha de gastos de uma empresa em 6 passos?

A construção de planilhas é fundamental para qualquer empresa, já que promove um melhor controle e visualização das informações. É por meio de uma planilha que o gestor financeiro compara as saídas e entradas de valores.

Ou seja, ela permite checar com maior facilidade se a organização está crescendo, retraindo, dando prejuízos ou sendo lucrativa. No entanto, para isso é preciso contar com uma série de informações. Caso contrário, a planilha fica incompleta.

De qualquer forma, para garantir uma gestão controlada das finanças, é possível seguir um passo a passo para fazer uma planilha de gastos empresarial:

1. definir um período;
2. elencar as despesas;
3. mapear os custos;
4. categorizar as saídas;
5. calcular e comparar;
6. definir metas.

1. Definir um período

O recorte de tempo que o gestor observa é essencial para garantir a organização do processo. Dessa forma, elas podem ir desde um sentido mais micro até o macro. O ideal é que a planilha elenque os gastos, despesas e custos mês a mês.

No entanto, caso o gestor deseje fazer comparações com períodos mais longos, é possível definir intervalos trimestrais ou semestrais.

Mesmo assim, independente da opção do responsável, a planilha precisa ser feita todo novo espaço de tempo para observar sua evolução ou retração.

2. Elencar as despesas

Todas as despesas operacionais, não-operacionais e administrativas, bem como as comerciais, precisam ser definidas. Aqui é válido criar uma linha para cada despesa, enquanto a coluna à frente é usada para inserir os valores.

É preciso checar notas fiscais e recibos de contratação de serviços, compra de produtos e outras despesas que a empresa tem, como aqueles com folha de pagamento, encargos trabalhistas, pagamento de impostos e outros. Assim, todos os gastos da organização estarão na planilha.

3. Mapear os custos

Todos os custos fixos e variáveis da empresa precisam ser elencados e anotados na planilha, seguindo o raciocínio anterior. Lembre-se que os custos são os gastos diretamente ligados à produção do bem ou à oferta do serviço.

Enquanto os custos fixos não se alteram com a variação da produção, os custos variáveis aumentam ou diminuem se a empresa produzir mais. Então, trata-se de um aspecto fundamental da gestão financeira para entender a capacidade de atender altas demandas.

Sem entender os custos fixos e variáveis, uma organização pode não estar preparada para atender períodos de sazonalidade em que a produção é alta. Além disso, diversos KPIs financeiros podem se comprometer com isso.

No entanto, mapear estes gastos é algo trabalhoso e exige bastante atenção. Os gestores precisam checar pilhas de papel à procura destas informações. A situação é duplamente ruim, já que toma muito tempo.

Para otimizar sua rotina, saber o que procurar e ter praticidade, baixe nossa Planilha e Calculadora de Custos Fixos e Variáveis. Assim, você tem todas as informações necessárias em um único lugar.

4. Categorizar as saídas

Tão importante quanto mapear todos os custos e despesas, é separá-los por categorias. Isso vai ajudar o gestor a visualizar as saídas por agrupamentos, permitindo insights melhores e mais precisos.

Ao perceber que os gastos com viagens corporativas estão muito altos, o responsável pode procurar formas de diminuí-los, seja reservando passagens com antecedência ou procurando formas de fazer-se cumprir a política de viagens.

Se for verificado que as despesas do cartão corporativo estão fora do comum, o gestor pode promover auditorias, caso suspeite de algum tipo de fraude. Além disso, ao categorizar as saídas, o processo fica mais organizado.

5. Calcular e comparar

Após separar elencar os custos e despesas e separá-los em categorias, é o momento de fazer os cálculos. Se você usou as linhas para colocar as saídas e as respectivas colunas para os valores, a situação fica mais fácil.

Um simples comando ‘=SOMA(Bx:By)’ irá somar todos os valores que você inserir posteriormente, ou que já inseriu.

Lembre-se que a letra maiúscula é aquela referente à coluna que você deseja calcular, enquanto na minúscula deve ser inserido o número do intervalo de linha que deseja calcular.

Com essa planilha em mãos, os cálculos e checagens devem ser feitos a cada novo período, podendo reaproveitar a planilha. Com isso, é possível comparar todos os gastos, permitindo perceber se eles estão em níveis aceitáveis ou não.

6. Definir metas

Parte fundamental da rotina financeira e empresarial de qualquer organização, as metas e objetivos definem os caminhos que uma empresa deve seguir. Ao construir uma planilha de controle de gastos empresarial e definir os períodos, o gestor deve definir também as metas para cada um.

Ao estipular o quanto quer diminuir com despesas de viagens, com cartão corporativo ou com custos de produção, ele passa a ter um norte. Assim, é possível procurar formas de atingir o que se deseja.

Para despesas de viagem é possível procurar passagens com antecedência e para o cartão é válido implementar uma política de uso. Enquanto isso, para os custos de produção a solução pode ser um novo fornecedor ou um acordo melhor.

A importância de uma planilha de gastos

Esta ferramenta ajuda empresas a organizarem sua vida financeira, permitindo a visualização de informações de forma intuitiva. Além disso, com ela os gestores têm todos os dados pertinentes em um único lugar, garantindo melhores tomadas de decisões.

Dessa forma, as organizações que não contam com este controle, são mais adeptas do ‘achismo’ do que das informações confiáveis. Também pode-se dizer que esta ferramenta é o intermediário entre a transformação digital e o arcaico.

Como a caneta e o papel estão muito sujeitas a erros, as planilhas apresentam maior confiabilidade e eliminam falhas decorrentes de cálculos errados. Ainda assim, estão mais sujeitas a deslizes do que os sistemas automatizados.

Quais planilhas uma empresa deve ter?

A planilha de gastos mensais de empresas é uma ferramenta para garantir uma boa gestão, mas existem muitas outras que também são essenciais. Elas têm as mais diversas finalidades, mas todas elas garantem melhor visualização da evolução ou diminuição das contas, bem como da saúde financeira do negócio. Confira os 5 principais tipos de planilhas de controle financeiro:

• planilha de gastos diários: a planilha de gastos diários é mais operacional que estratégica, mas permite visualizar os gastos em pequena escala, ou seja, no micro;
• planilha de clientes e fornecedores: trata-se de uma planilha de controle com os contatos dos clientes e fornecedores para facilitar cobranças e pagamentos;
• planilha de fluxo de caixa: o fluxo de caixa reúne todas as entradas e saídas de uma organização, permitindo checar seu crescimento ou retração;
• planilha de contas: usada para entender com maior precisão a situação financeira da empresa, já que nela são inseridas as contas a pagar e a receber;
• planilha de controle de estoque: é um controle com números de pedidos, status de entrega, itens disponíveis no estoque, quantidade de produtos, entre outros;
• planilha de DRE: a Demonstração de Resultados de Exercício mostra se a empresa está dando lucro ou prejuízo e nela consta a receita bruta, margem de contribuição e outros dados importantes.

Facilidade além das planilhas: conheça a Flash Expense

Para construir planilhas é necessário encontrar as informações necessárias e só então acrescentá-las na planilha. No entanto, os papéis podem se perder com o tempo e o próprio esforço destinado a isso é contraproducente.

Ao ter diversas planilhas espalhadas em inúmeros sistemas, a situação é igualmente problemática, já que os gestores perdem horas valiosas com isso. O uso de softwares, por outro lado, apresenta a vantagem de automatizar diversos processos e evitar falhas.

O que, muitas vezes, impede empresas de contratar estas soluções é a questão monetária, achando que estas ferramentas são muito caras e destinadas a grandes corporações. Contudo, existem caminhos intermediários para PMEs.

A Flash Expense oferece funcionalidades em 3 planos diferentes, atendendo todos os portes e necessidade. Da automação do lançamento de despesas à prevenção do desencontro de informações e compliance, nós ajudamos.

Com a Flash, não há necessidade de fazer o mesmo registo em mais de um sistema, evitando as chances de erros. Além disso, é possível reunir todas as informações pertinentes em uma única plataforma, garantindo total visibilidade e controle dos gastos.

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