Como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho?
As empresas que contam com colaboradores viajando para reuniões de negócios e outros compromissos precisam ter controle sobre os gastos. Por isso, saber como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho é essencial para os gestores.
Ao padronizar a prestação de contas dos funcionários, é possível ter mais clareza e controlar, da forma mais eficiente possível, a utilização dos recursos dedicados a esse fim.
O processo de reembolso de despesas passa a ser mais transparente e preciso, evitando possíveis fraudes e falhas. Caso contrário, o mau gerenciamento pode gerar desperdício de dinheiro, o que compromete a saúde financeira da companhia.
Sendo assim, quando falamos de uma gestão de viagens corporativas eficaz, é preciso manter as rédeas para evitar problemas.
Para começar, é preciso ter noção sobre o orçamento para os gastos de viagem e tudo o que possa envolver a estadia externa do colaborador. Dentro disso, há três fatores fundamentais:
- valor planejado;
- despesas reais;
- comparação entre orçado vs. realizado.
Saiba como planejar e colocar em prática estratégias às viagens de seus funcionários, percebendo primeiro como elas têm sido e em quais coisas podem ser melhoradas, sempre visando a redução de gastos e o aprimoramento da rotina do colaborador.
Passo a passo: como fazer uma planilha de despesas de viagens corporativas
Para criar uma planilha de despesas de viagens eficiente, é preciso saber quais informações precisam ser coletadas.
Quanto o viajante gastou? Quais foram os gastos? As despesas já estavam previstas no orçamento?
Para te ajudar nesta tarefa, vamos detalhar, passo a passo, o que você precisa adicionar para tornar essa planilha realmente funcional para os seus colaboradores.
1. Dados pessoais
A planilha não vai se identificar sozinha, não é mesmo? Então, comece pelos dados pessoais do colaborador viajante.
O ideal é que sejam preenchidos:
- nome;
- cargo;
- setor, departamento ou área de atuação;
- dados bancários para reembolso.
Quaisquer informações adicionais que sejam úteis para a conferência após o retorno do viajante também devem ser definidas aqui.
2. Informações sobre a viagem
É o momento de detalhar tudo o que envolve essa viagem. Para onde foi? Quando foi a saída? Quando foi o retorno? Podem parecer informações básicas, mas são fundamentais.
Entender qual é a motivação da viagem também é essencial para uma futura análise. Essa etapa ajudará o gestor a entender melhor o objetivo de cada um dos deslocamentos para, depois, rever o retorno que elas proporcionam à empresa.
Aqui, é preciso que o funcionário preencha:
- data de partida;
- data de chegada;
- destino da viagem;
- motivo da viagem.
3. Categorias de gastos
Depois de compreender tudo sobre a viagem, é hora de definir como o colaborador irá apresentar as despesas ocorridas durante a viagem.
Separá-las por categoria vai ajudar, e muito, o gestor na hora de analisar os gastos. Por isso, criar categorizações pré-definidas pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.
Há algumas categorias básicas que você pode apontar, como:
- hospedagem;
- alimentação;
- transporte.
Essa divisão auxilia no cumprimento da política de viagens corporativas, deixando tudo mais transparente em todo o processo de reembolsos.
4. Adiantamentos
O campo de adiantamentos de despesas também precisa estar presente na planilha. Isso porque, se não houver o devido controle, o colaborador pode acabar sendo ressarcido pelos gastos da viagem e nem comunicar ao gestor que havia recebido um valor antecipadamente.
Lembre-se: o adiantamento é uma boa prática, mas sem o devido controle pode acabar onerando a empresa.
5. Detalhes das despesas
O último, mas não menos importante, é o campo de detalhamento das despesas. É aqui que o funcionário irá descrever cada gasto para que, depois, possa receber o reembolso.
Dentro de cada despesa, é preciso que seja descrito:
- data do gasto;
- detalhes e informações pertinentes;
- estabelecimento onde o gasto foi feito;
- cópia do recibo ou nota fiscal;
- valor total do gasto.
Essas informações, juntamente com as categorias, vão resumir para o gestor como o ativo da empresa foi utilizado. Só depois dessa análise é que, de acordo com a política de reembolso, o valor será ressarcido.
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