Paperless: porque reduzir o papel na empresa?
Paperless é o conceito de cultura corporativa que propõe redução máxima do uso de papel nas empresas.
O objetivo é otimizar processos e organizar documentos, trazendo diversos benefícios. Entre eles, destacam-se despesas administrativas menores, aumento na produtividade e maior segurança à companhia.
No cenário corporativo atual, empresas que buscam maior destaque no mercado precisam abraçar a tecnologia.
O conceito paperless é baseado justamente nos benefícios que a adoção da transformação digital traz para dentro da organização.
Sabe aquele momento em que você não se encontra nas pilhas de arquivos e pastas amontoados em cima da mesa? Está na hora de tirar essa imagem da sua cabeça. O mundo mudou, e você também vai precisar mudar.
Uma nova cultura organizacional surgiu para ajudar empresas a ordenarem e protegerem seus arquivos, além de otimizarem processos. Estamos falando do conceito paperless, também conhecido como “empresa sem papel”.
Ao longo deste texto, vamos explicar o que é o conceito paperless, mas também te mostrar como adotá-lo em sua empresa.
Você vai conhecer os benefícios de adotá-lo, desde a sustentabilidade ao aumento de produtividade.
Aproveite a leitura e fique à vontade para comentar e compartilhar.
Confira abaixo os principais tópicos deste conteúdo que preparamos especialmente para você:
O que é paperless?
O nome paperless, traduzido do inglês, significa “sem papel”. Dentro do conceito corporativo, no entanto, vai muito além de só reduzir ao máximo o uso de papéis. Trata-se da cultura organizacional que objetiva reestruturar a relação de empresas com a gestão de arquivos.
Imprimir menos, utilizar menos bloquinhos para anotações, se organizar melhor, digitalizar documentos e recibos ou até mesmo utilizar assinaturas digitais para os clientes. Tudo isso se torna realidade quando falamos de uma empresa paperless.
O conceito visa estimular colaboradores a se organizarem e administrarem seus documentos digitalmente. Mais do que incentivar, é importante que a empresa adote essa cultura formalmente em toda a sua hierarquia, do assistente ao CEO.
Agora que você já entendeu o que é o conceito em si, é hora de partirmos para a explicação prática. A seguir, mostraremos quais são os benefícios do paperless para a empresa.
Os benefícios do paperless nas empresas
O cenário atual ainda mostra organizações analógicas, que reúnem seus arquivos em pilhas de documentos e pastas. Muitas vezes, isso se dá pelo medo da mudança ou até mesmo pelo desconhecimento das novas tecnologias.
Esse comportamento impede diversas empresas de crescerem e ganharem escala de forma saudável. Além de desfavorecer a organização, o excesso de papel também cria a possibilidade de perda de documentos e aumenta o risco de fraudes corporativas. Isso pode impactar diretamente na gestão financeira.
Adotar o paperless em sua empresa significa facilitar o gerenciamento de informações e protegê-las da maneira mais segura possível.
Mas se você pensa que a redução de papel necessita de um alto investimento para pouco retorno, está enganado.
Redução de custos
Vamos começar destacando a parte financeira. O principal ponto é a redução do uso de folhas de papel, cartuchos e toner para impressora. Em grandes empresas, esse já é um custo relevante. Há ainda o gasto com a compra e manutenção desses equipamentos.
Companhias paperless reduzem significativamente gastos como esses. Assim, passam a poder destinar o valor correspondente a outras despesas mais importantes.
Menos papel e mais espaço físico
Imagine uma empresa que não precise de sala de arquivo e que não tenha mesas com pilhas de pastas cheias de documentos. Essas são as empresas paperless.
Grandes organizações ganham espaço e podem utilizá-lo para diversas aplicações. Torna-se possível, por exemplo, expandir o local para novos colaboradores ou até criar uma nova sala de reuniões.
Aumento na produtividade
Quando os documentos estão armazenados no formato digital, fica muito mais fácil organizá-los. Se antes os profissionais perdiam horas tentando encontrar arquivos, isso não ocorre em empresas que adotam o paperless.
Dessa forma os colaboradores terão muito mais tempo para se dedicar às tarefas que realmente importam. Pode parecer simples, mas é um ganho muito significativo em questão de produtividade.
Maior segurança para documentos e informações
Ao deixar de lado os arquivos físicos, empresas gerenciam documentos virtualmente. Isso possibilita a proteção por criptografia para garantir maior segurança às informações internas ou de clientes.
O acesso é restrito apenas às pessoas autorizadas, podendo até mesmo registrar visualizações e alterações nos arquivos. Esse maior nível de segurança se torna ainda mais relevante se ponderarmos a importância do compliance para as grandes empresas atualmente.
Preservação do meio ambiente
A primeira impressão sobre o conceito paperless é sempre ligado a um menor impacto ambiental. Além de todos os benefícios que citamos acima, esse também é um que precisamos exaltar.
Você consegue imaginar a quantidade de papel gasto todos os dias pelas empresas? Com certeza, é imensa.
Pesquisas indicam que a indústria do papel, além de poluir, também gasta um enorme volume de água para produzir.
As empresas que empregam medidas digitais passam a se posicionar de forma ecologicamente correta.
Como aplicar a cultura paperless na sua empresa?
Como você pode ver, os benefícios ao tornar sua empresa paperless são muitos. Mas como aplicar esse conceito na prática?
Separamos alguns passos que podem te ajudar a implementar essa cultura internamente junto aos colaboradores.
Digitalizar os documentos
Normalmente essa é a etapa mais trabalhosa. Pode ser custoso transformar todos os documentos em arquivos digitais. Afinal, quantos papéis sua empresa tem?
Entretanto, com a digitalização os documentos são organizados de modo que qualquer pessoa possa encontrar o que precisa, com a praticidade do seu próprio computador – em alguns casos, até por um aplicativo de smartphone.
Treine e converse com os colaboradores
É uma mudança muito significativa para a empresa e pode gerar certa insegurança internamente. Por isso, é fundamental conversar e incentivar os colaboradores.
Explique os benefícios e como essa cultura vai impactar positivamente no dia a dia de todos.
Uma boa opção é realizar treinamentos para explicar as mudanças de comportamento e o uso das novas ferramentas.
Isso vai mantê-los engajados e facilitar a assimilação da cultura paperless.
Contrate um sistema de gestão digital
Depois de digitalizar os documentos e treinar os funcionários, chegamos na parte crucial para a introdução do conceito paperless: a implementação de um software de gerenciamento.
Para realizar uma gestão eficiente dos arquivos é necessário adquirir um sistema desenvolvido especialmente para isso.
É fundamental escolher um sistema que permita o gerenciamento de todos os documentos da empresa de uma forma simples, ágil e com segurança.
Como podemos ajudar sua empresa a se tornar paperless?
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