O que é pagamento corporativo e como funciona nas empresas?
Toda empresa lida diariamente com pagamentos corporativos. Muitas, porém, podem até não usar essa nomenclatura para as transações referentes a gastos dos colaboradores – ou mesmo usar instrumentos como o cartão corporativo –, mas trata-se de algo constante na rotina do gestor financeiro.
O pagamento corporativo é tudo o que a companhia paga ao colaborador, além de seu salário e benefícios, para que ele possa desempenhar sua função. Ou seja, quando o funcionário vai a uma reunião de negócios externa ou faz uma viagem de negócios, o conceito enquadra valores gastos com alimentação, hospedagem e custos adicionais.
As despesas externas são cobertas com o dinheiro da empresa e contabilizadas como pagamentos corporativos.
Também podemos citar o investimento em novas unidades de negócio neste cenário. Uma vez que a empresa gasta para desenvolver a operação de uma nova área, pode-se fazer a manutenção dos gastos e medir se o retorno está sendo positivo ou negativo.
Na maioria das organizações, o cartão de crédito corporativo é o principal controle para garantir maior transparência para a gestão corporativa do financeiro.
Com este recurso em mãos, o funcionário pode usá-lo da maneira mais eficiente, sempre respeitando, é claro, a política interna estabelecida pela instituição.
Também há outras maneiras de fazer esse controle. O adiantamento de despesas, por exemplo, é outro artifício bastante utilizado por empresas em todo o Brasil.
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Como funciona o processo de pagamentos corporativos?
Como citamos acima, há diferentes formas de trabalhar com pagamentos corporativos dentro de uma companhia.
Os responsáveis pela gestão financeira do negócio precisam entender qual delas faz mais sentido e aplicá-la da forma mais eficaz possível. Abaixo, detalhamos um pouco mais sobre como funciona o processo de pagamentos corporativos em cada um dos principais modelos:
- pagamento tradicional;
- cartão de crédito corporativo;
- adiantamento de despesas.;
Pagamento corporativo tradicional
Esse é o jeito mais utilizado, mas não necessariamente o mais eficiente. Quando há gastos externos, o colaborador precisa apresentar as notas fiscais para comprovar as despesas e, então, ser reembolsado.
Neste cenário, surgem riscos como fraudes e até mesmo pagamentos duplicados. Isso se dá, principalmente, quando há um alto volume de despesas a serem pagas pelo financeiro e tudo acaba se misturando em diversas planilhas de controle.
O correto é centralizar tudo em um único documento para reduzir as possibilidades de prejuízo para o caixa da empresa.
Mesmo assim, não é a maneira ideal de controlar os pagamentos corporativos.
O ideal é que haja um sistema onde todas as informações são centralizadas e gerenciadas de maneira automatizada. Só assim será possível eliminar os riscos e ainda otimizar a gestão do financeiro.
Cartão de crédito para pagamentos corporativos
O cartão corporativo não é novidade. Muitas organizações disponibilizam cartões para seus gestores e executivos, mas acabam não explorando todo o potencial dessa ferramenta.
Ao unir todos os pagamentos corporativos com o cartão de crédito, o departamento financeiro passa a ter muito mais controle sobre os gastos externos.
Quando falamos de despesas variáveis, por exemplo, pode haver uma forte flutuação nos valores a serem pagos pela empresa ao longo dos meses.
Com a unificação dos dados financeiros, gerenciar tudo isso passa a ser uma tarefa muito mais simples e eficiente.
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Pagamento corporativo por adiantamento
Como o próprio nome já diz, o adiantamento de despesas é a prática de pagar antecipadamente os gastos ao funcionário.
Em vez de o colaborador gastar, guardar o recibo e depois ser reembolsado, ele recebe o pagamento antes de utilizar o dinheiro.
Desta forma, a empresa estima e adianta os valores, seja em espécie ou via transferência, e, quando for necessário gastar com alguma coisa, o funcionário paga com os recursos da instituição, não precisando recorrer ao processo de reembolso.
Mesmo assim, é fundamental que o funcionário guarde as notas fiscais – ou as digitalize utilizando um aplicativo mobile – para comprovar o que foi gasto e, depois, prestar contas com os gestores.
Essa é uma prática eficiente para evitar despesas desnecessárias ou maiores do que as planejadas pelo financeiro. É claro que pode haver gastos extras em algumas situações. Por isso, comprovar o gasto com o recibo fiscal é muito importante.
Como aprimorar o gerenciamento dos pagamentos corporativos
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Uma vez que a companhia centraliza sua operação de despesas, é possível acompanhar de perto toda a movimentação financeira, ter uma visão mais ampla sobre os gastos e planejar melhor o orçamento a partir desses dados.
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