Orçamento matricial: o que é, conceitos e princípios, vantagens e desvantagens, como usar e mais
O orçamento matricial - ou gerenciamento matricial de despesas - é uma forma de redução de custos, controle e gestão orçamentária. Ele vem sendo amplamente usado no setor público e privado desde a sua criação.
Em 1999, quando o orçamento matricial foi aplicado pela primeira vez, a Ambev economizou R $152 milhões. Depois disso, o modelo foi formalizado pela Fundação de Desenvolvimento Gerencial (FDG).
O modelo é baseado na metodologia do PDCA - Plan, Do, Check e Action. Assim, o planejamento ocorre na primeira letra. Enquanto isso, o controle, checagem e demais ações ocorrem nas outras.
Dessa forma, o orçamento matricial é um modelo de controle orçamentário e planejamento financeiro. Seu principal objetivo é ajudar uma empresa a se tornar mais competitiva ao economizar.
O que é orçamento matricial de despesas e como fazer?
A gestão matricial para empresas é uma forma de mesclar ogerenciamento por processos ao orçamento estipulado. Trata-se de uma forma de gestão de recursos financeiros capaz de dar uma visão processual em um plano definido.
Além da gestão integrada do orçamento com os processos, esse modelo pode ser gerido por mais de uma pessoa, permitindo o enriquecimento do plano financeiro e sua execução.
Ele é usado para resolver diversos problemas e, conforme o objetivo, o Ciclo PDCA assume diferentes movimentos. Nesse modelo, é preciso separar em 4 estágios, cada um correspondente a uma letra:
- Plan (planejamento): é preciso definir todos os objetivos, KPIs e métricas para acompanhamento, além de planos de ação para atingi-los;
- Do (fazer): começa a execução do que foi definido no estágio anterior, enquanto dados são coletados sobre o que é feito para checagem posterior;
- Check (checagem): a verificação das informações coletadas permite avaliar o desempenho do orçamento matricial;
- Action (ação): após as análises de custos, despesas e outras, sejam positivas ou negativas, os gestores tomam decisões assertivas. Aqui pode se optar tanto pela manutenção, quanto uma adequação;
Quando se fala em planejamento orçamentário e medir desempenho, é fundamental pensar em participatividade e continuidade. Isso significa que cada área da organização precisa estar envolvida no seu desenvolvimento.
É preciso um gestor de marketing para saber o que pode ou não ser cortado e otimizado no setor de marketing, por exemplo. O gerenciamento matricial de despesas será ineficiente e até contraproducente se isso não for respeitado.
Além disso, por se tratar de um ciclo, ele precisa ocorrer de forma contínua e consistente. Se após as verificações e novas ações nenhum novo planejamento for feito, o ciclo se quebra e os gestores ficam às cegas.
Dessa forma, quanto mais diverso e mais gente ele envolver, mais dados forem coletados e mais tempo ele funcionar, melhor.
Conceitos e princípios do gerenciamento matricial de despesas
Este tipo de orçamento leva esse nome por ser feito no formato da matriz matemática, no qual as linhas são chamadas de entidades e as colunas de pacotes. Devido à sua configuração, ele permite um controle cruzado dos custos, despesas, receitas, etc.
Dentro deste orçamento, as entidades são subdivisões numa mesma organização, como centro de custos, departamentos, unidades ou despesas fixas administrativas, por exemplo. Ou seja, trata-se do agente gerador do custo, receita ou despesa.
Por outro lado, cada pacote é o agrupamento de contas similares. Dessa forma, as despesas de cartão corporativo de uma mesma pessoa são agrupadas, separadas apenas pelo seu intuito.
Dessa forma, se um gasto ocorreu durante viagens corporativas para fechar negócios, entra no mesmo pacote. Entretanto, aqueles gastos que forem feitos para checar filiais entrarão em outro por se tratar de outra atividade. Confira o exemplo abaixo:
A aplicação do orçamento matricial já não é simples, se não houver a separação dos gastos, custos fixos e variáveis, além de despesas de uma empresa, menos ainda. Esse processo de agrupamento pode levar algumas horas do dia.
Apesar de não parecer muito, trata-se de um tempo valioso perdido em tarefas puramente mecânicas. Os gestores e colaboradores são subaproveitados quando concentrados nessas tarefas, diminuindo o desempenho.
Para aumentar a produtividade na empresa e apresentar bons resultados no geral, é fundamental que a equipe se concentre em atividades que geram valor. Por isso, baixe nossa planilha e calculadora de custos fixos e variáveis e economize tempo.
5 passos simples para fazer a gestão matricial
Por ser muito detalhado, não é tão fácil fazer um orçamento matricial, mas é possível. Confira a seguir um passo a passo de como fazê-lo.
- Prepare a base orçamentária: como parte do planejamento, nesta etapa define-se a estrutura da matriz com base nos dados do sistema. É preciso definir os pacotes, entidades e nomear os gestores.
- Defina os indicadores: definem-se os KPIs e agrupamentos de entidades, levando-se em consideração a similaridade das despesas. Além disso, envolve a coleta de dados para definir as metas e o treinamento dos gestores.
- Organize as metas antecipadamente: estipulam-se quais são as metas desejadas e oportunidades de redução de custos. Além disso, deve-se listar possíveis ações, sempre consultando todos os envolvidos;
- Não se esqueça de consolidar e fazer ajustes: após cada gestor de cada área definir metas, reduções e ações para todos os gastos, os envolvidos devem discutir e negociar. Com isso se faz ajustes, chegando a metas, ações e matrizes melhores e mais realistas;
- Faça o acompanhamento constante: após executar o plano, é preciso medir aquilo que foi feito. Para isso, analisam-se os indicadores definidos anteriormente. O intuito é checar se houve economia, aumento ou diminuição dos lucros, etc. Para isso, pode-se usar o EBITDA, lucratividade e rentabilidade, margem de lucro, etc.
Entretanto, mapear quais são os KPIs mais importantes e entender quais devem ser calculados e por que leva um tempo. A pesquisa toma horas valiosas de um gestor, que poderia se concentrar em outras tarefas.
Dessa forma, a checagem dos indicadores para avaliar riscos e promover melhores resultados precisa ser otimizada. Pois, só assim é possível focar mais tempo e esforço nisso. Para ganhar tempo, baixe nossa Guia de indicadores financeiros.
Características e vantagens do orçamento matricial
As empresas que usam esse modelo precisam incorporá-lo na rotina dos responsáveis financeiros. Principalmente, porque as justificativas para as despesas são cruzadas entre as entidades e pacotes.
Os gestores de pacotes avaliam a explicação do responsável pelo centro de custo e vice-versa. Assim, garante-se ainda mais eficiência, redução de custos e realidade às metas. De forma geral, os 3 princípios e características do orçamento matricial são:
- controle cruzado: todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas;
- desdobramento dos gastos: para definir metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades;
- acompanhamento sistemático: é preciso definir uma forma de acompanhar resultados e compará-los com as metas para definir correções.
Dessa forma, as vantagens do orçamento matricial são:
- Conhecimento detalhado dos gastos;
- utilização mais inteligente dos recursos;
- distribuição da responsabilidade do controle de gastos;
- Avaliação do desempenho individual de cada área;
- Comparação de despesas e receitas similares de áreas diferentes;
- melhor avaliação do desempenho de cada setor;
- definição de metas justas e desafiadoras;
- Criação de uma base histórica de dados;
- melhora a qualidade dos dados para a tomada de decisões;
- mudanças e melhorias contínuas na gestão dos recursos;
- orçamentos que seguem diretrizes anuais de redução de despesas.
Por outro lado, as desvantagens do orçamento matricial são:
- processo complexo de definição das métricas;
- difícil adaptação da cultura organizacional.
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