O que é Online Book Tool (OBT) e quais os benefícios para viagens corporativas?
O OBT ou Online Booking Tool é uma ferramenta online para gestão de viagens corporativas. Neste tipo de serviço, é possível gerir diversos recursos, desde a compra de passagens e reservas em hospedagens até o acompanhamento dos viajantes ou de relatórios de diferentes tipos.
As principais vantagens do OBT são a redução de custos e otimização de processos gerenciais.
Reunir todas as informações sobre as viagens de negócios em um único lugar facilita o trabalho dos gestores, além de simplificar procedimentos como o de reembolso de despesas.
Quando bem implementado e alinhado à política de viagens corporativas da empresa, os OBTs permitem localizar o ponto de equilíbrio para um operacional mais fluido. Todos os envolvidos, do gestor ao viajante, passam a ter um serviço dedicado ao cumprimento das regras internas e à solução de questões desta rotina específica.
Companhias que utilizam OBT podem realizar pesquisas para encontrar as alternativas com melhor custo-benefício, além do selfbooking – fazer reservas sem a necessidade de um agente de viagens.
Os próprios colaboradores que viajam para compromissos de negócios podem realizar operações individualmente e utilizar vários outros serviços oferecidos por esse tipo de plataforma.
Os benefícios do OBT para a gestão de viagens corporativas
Grandes companhias já recorrem à utilização de OBTs para a gestão de viagens corporativas. Os motivos são muitos, mas os principais você pode conferir abaixo:
- redução de custos;
- otimização de tempo e de processos;
- maior flexibilidade;
- centralização e organização das informações;
- mais transparência e autonomia;
- compliance fortalecido;
Redução de custos
Os OBTs ajudam a reduzir custos ao prover a comparação dos melhores preços entre fornecedores, que vão de companhias aéreas a hospedagens e transporte corporativo.
Com a centralização de ações e informações, também diminui-se o risco de fraudes nos reembolsos corporativos.
Otimização de tempo e de processos
Solicitar viagens sem esta ferramenta, seja via telefone, email ou mensagens é um processo lento, sujeito a erros e caro para a organização. Um OBT facilita todo esse procedimento.
Os gestores deixam de gastar muito tempo com tarefas menos importantes e passam a se preocupar em como a empresa pode gastar menos sem deixar de proporcionar uma boa viagem aos seus funcionários.
Maior flexibilidade
Um OBT permite aos gestores pesquisar e emitir passagens aéreas e reservas 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana, durante o ano inteiro sem precisar ter o intermédio de um agente de viagens.
Assim, há uma maior flexibilidade do início ao fim do processo, permitindo que, quando necessário, mudanças também sejam feitas rapidamente sem causar maiores dores de cabeça.
Centralização e organização das informações
Tanto para a instituição quanto para o colaborador, um bom OBT auxilia na organização das informações de suas viagens.
Não será mais preciso entrar em sites diferentes para consultar dados de cada serviço a ser usado, assim como será possível manter um histórico de todas as viagens e um melhor controle de gastos.
Mais transparência e autonomia
Com as informações centralizadas e organizadas, fica mais fácil garantir a transparência de todo o processo e dos custos das viagens de negócios.
A prestação de contas passa a ser mais confiável, uma vez que há regras bem definidas para os gastos em cada etapa da viagem.
Os colaboradores viajantes, por sua vez, têm acesso com nível de usuário, o que garante mais autonomia para tomada de decisões sem colocar em risco as diretrizes da companhia.
Compliance fortalecido
Com informações centralizadas e mais transparência, fica mais fácil fortalecer a política de compliance da empresa.
Ao aplicar as normas no momento da pesquisa dos serviços, os funcionários são mais propensos a segui-las. Online Booking Tools mais completos possibilitam um aparelhamento maior das regras, que garantirão o compliance de despesa nas viagens corporativas.
Diferença entre OBT e TMC
Uma TMC é uma agência de viagens corporativas. Diferentemente dos OBTs, trata-se de um serviço prestado por pessoas, que, muitas vezes, pode não ser tão ágil ou flexível como o sistema automático.
Mesmo assim, há benefícios para ambos os lados. TMCs garantem uma experiência mais completa e um atendimento mais personalizado e humanizado aos viajantes e gestores, enquanto que, com os OBTs, há maior agilidade e praticidade no processo com um serviço selfbooking.
Cabe à empresa e seus decisores entender qual a melhor alternativa para administrar as viagens de negócios
Flash Expense e OBTs: unindo o útil ao agradável
Se os OBTs facilitam as viagens corporativas, a Flash Expense complementa essa necessidade simplificando a gestão de gastos dos colaboradores que viajam.
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